Особливості роботи в програмі Microsoft Access

Зміст

Вступ

1. Основна частина

1.1 Створення таблиць

1.2 Створення таблиці шляхом введення даних

1.3 Створення таблиць за допомогою Майстра таблиць

1.4 Створення таблиці за допомогою Конструктора таблиць

1.5 Технічна характеристика комп’ютера

1.6 Інструкційна картка

2. Техніка безпеки при виконанні робіт

3. Архівування роботи

Висновки

Список використаних джерел

Вступ

Microsoft Access об'єднує відомості з різних джерел в одній реляційній базі даних. Створювані форми, запити і звіти дозволяють швидко і ефективно оновлювати дані, отримувати відповіді на питання, здійснювати пошук потрібних даних, аналізувати дані, друкувати звіти, діаграми і поштові наклейки.

У базі даних зведення з кожного джерела зберігаються в окремій таблиці. При роботі з даними з декількох таблиць встановлюються зв'язки між таблицями. Для пошуку і відбору даних, що задовольняють певним умовам, створюється запит. Запити дозволяють також відновити або видалити одночасно декілька записів, виконати вбудовані або спеціальні обчислення. Для перегляду, введення або зміни даних прямо в таблиці застосовуються форми. Форма дозволяє відібрати дані з однієї або декількох таблиць і вивести їх на екран, використовуючи стандартний або створений користувачем макет. Для аналізу даних або друку їх певним чином використовується звіт. Наприклад, можна створити і надрукувати звіт, що групує дані і вичислює підсумки, або звіт для друку поштових наклейок.

1. Основна частина

В Microsoft Access існують чотири режими роботи з таблицями:

режим Таблиці;

режим Конструктора;

режим Зведеної таблиці;

режим Зведеної діаграми.

У режимі Таблиці здійснюється робота з даними, що знаходяться в таблиці: перегляд, редагування, додавання, сортування і т.п.

В режимі Конструктора створюється або модифікується структура таблиці, тобто задаються імена полів, таблиці і їх типи, поля описуються, задаються їх властивості.

У режимах Зведеної таблиці і Зведеної діаграми зручно виконувати аналіз даних, динамічно змінюючи способи їх уявлення.

Існує також додатковий режим - режим Попереднього перегляду, який дозволяє побачити розташування даних на листі перед здійсненням друку таблиці.

Новий режим - Зведеної таблиці - дозволяє представляти табличні дані в зручнішому і досяжному вигляді. Зведена таблиця дозволяє групувати, підсумовувати або якимсь іншим чином обробляти дані із звичайної таблиці Access. Цей режим є з одного боку аналогом зведених таблиць в Excel, а з іншого боку - розвитком вже давно використовуваних в Access перехресних запитів.

Режим Зведеної діаграми тісно пов'язаний із зведеною таблицею. Це просто графічне представлення зведеної таблиці. У попередніх версіях Access діаграми могли використовуватися тільки в звітах. Тепер вони стали динамічними, і є можливість створювати ці діаграми і управляти ними в інтерактивному режимі прямо на екрані монітора. Проте хоча можна створити зведену таблицю для звичайної таблиці Access, на наш погляд, найбільш ефективний цей режим для запитів і форм. Таблиці Access, якщо вони правильно спроектовані, як правило, не бувають складними. А ось запити і форми зазвичай збирають інформацію з різних таблиць. І тому саме для аналізу цих даних зручно створювати зведені таблиці і діаграми.

1.1 Створення таблиць

В Access використовуються три способи створення таблиць: шляхом введення даних, за допомогою Конструктора таблиць і за допомогою Майстра створення таблиць.

Для кожного із цих способів існує спеціальний ярлик нових об'єктів у списку таблиць (мал.1.1).

Якщо ви створили новий файл бази даних, то, крім цих ярликів, у списку таблиць більше нічого немає.

Мал.1.1 Ярлики нових об'єктів у списку таблиць порожньої бази даних

Якщо ви не відображаєте ярлики нових об'єктів у вікні бази даних, то для створення нової таблиці потрібно розкрити список таблиць, клацнувши по ярликові Таблиці на панелі об'єктів вікна бази даних, і потім натиснути кнопку Створити .

Тоді з'явиться діалогове вікно Нова таблиця , у якому ви й повинні вибрати спосіб створення таблиці (мал.1.2).

Мал.1.2 Діалогове вікно Нова таблиця

Для створення нової таблиці можна скористатися кожним з описаних способів. Звичайне створення таблиць шляхом введення даних використовують тоді, коли структура таблиці дуже проста, наприклад довідник. Тоді Access сама догадується про те, як установити властивості полів. Потім можна перемкнути таблицю в режим Конструктора й подивитися, як ці властивості будуть установлені. Використання Майстра таблиць виправдане, якщо потрібно створити якусь типову таблицю, користуючись шаблонами, які він запропонує. Режим Конструктора частіше застосовується користувачами й може вам теж знадобитися для перегляду структури таблиці або для зміни даної структури. Тому знати його недаремно.

1.2 Створення таблиці шляхом введення даних

Якщо ви затрудняєтесь відразу визначити структуру таблиці, Microsoft Access дозволяє створити таблицю шляхом введення даних у вікно із традиційною табличною формою (мал.1.3).

Мал.1.3 Створення таблиці шляхом введення даних.

Для цього необхідно:

1) Відкрити вікно нової або існуючої бази даних і в нім відкрити список таблиць.

2) Виділити в списку таблиць ярлик С

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать