Электронная документация и ее защита

Введение

В последнее время все чаще стал встречаться термин – «информационное общество». С точки зрения анализа изменения производительных сил и производственных отношений, «информационное общество» может быть определено как общество, в котором основным предметом труда большей части людей являются информация и знания, а орудием труда - информационные технологии. Информационные технологии, основанные на новейших достижениях электронно-вычислительной техники, которые получили название новых информационных технологий (НИТ), находят все большее применение в различных сферах деятельности. Новые информационные технологии создают новое информационное пространство и открывают совершенно новые, ранее неизвестные и недоступные возможности, которые коренным образом меняют представления о существовавших ранее технологиях получения и обработки информации. Компьютеры, часто объединенные в сети, могут предоставлять доступ к колоссальному количеству самых разнообразных данных. Все больше и больше отраслей человеческой деятельности становятся настолько сильно пронизаны этими новыми информационными технологиями, насколько и зависимы от них. Предоставляя огромные возможности, информационные технологии, вместе с тем, несут в себе и большую опасность, создавая совершенно новую, мало изученную область для возможных угроз, реализация которых может приводить к непредсказуемым и даже катастрофическим последствиям. Все увеличивается число компьютерных преступлений, что может привести в конечном счете к подрыву экономики. Сбой в информационных технологиях применяемых в управлении атомными станциями или химическими предприятиями может привести к экологическим катастрофам. И поэтому должно быть ясно, что информация - это ресурс, который надо защищать. Ущерб от возможной реализации угроз можно свести к минимуму, только приняв меры, которые способствуют обеспечению информации. Под угрозой безопасности понимается действие или событие, которое может привести к разрушению, искажению или несанкционированному использованию ресурсов сети, включая хранимую, обрабатываемую информацию, а также программные и аппаратные средства.

Угрозы подразделяются на случайные (непреднамеренные) и умышленные. Источником первых могут быть ошибочные действия пользователей, выход из строя аппаратных средств и другие.

Умышленные угрозы подразделяются на пассивные и активные. Пассивные угрозы не разрушают информационные ресурсы. Их задача - несанкционированно получить информацию. Активные угрозы преследуют цель нарушать нормальный процесс функционирования систем обработки информации, путем разрушения или радиоэлектронного подавления линий, сетей, вывода из строя компьютеров, искажения баз данных и т.д. Источниками активных угроз могут быть непосредственные действия физических лиц, программные вирусы и т.д.

1. Электронная документация: определение и особенности

Электронные документы можно разделить на два основных типа: неформализованные (произвольные) и служебные (официальные) Неформализованный электронный документ — это любое сообщение, записка, текст, записанный на машинном носителе. Под служебным электронным документом понимается записанное на машинном носителе электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативными требованиями.

Под электронным документом (ЭД) следует понимать структурированный информационный объект, в соответствие которому может быть поставлена совокупность файлов, хранящихся на накопителе компьютера. Необходимым признаком ЭД является «регистрационная карточка», состоящая из реквизитов документа, содержащих перечень необходимых данных о нем. Согласно законодательству, электронным является документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Электронные документы по сравнению с бумажными обладают следующими преимуществами:

- более низкая стоимость и время передачи электронного документа из одного места в другое;

- более низкая стоимость и время тиражирования ЭД;

- более низкая стоимость архивного хранения ЭД;

- возможность контекстного поиска;

- новые возможности защиты документов;

- упрощение подготовки ЭД в сочетании с широкими возможностями;

- принципиально новые возможности представления ЭД. Документ может иметь динамическое содержание (например, аудио-, видеовставки).

Основные принципы построения системы электронного документооборота:

- соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;

- распределенность;

- масштабируемость;

- модульность;

- открытость;

- переносимость на другие аппаратные платформы.

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

- регистрация документов;

- контроль исполнения документов;

- создание справочников и работа с ними;

- контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

- создание и редактирование реквизитов документов;

- формирование отчетов по документообороту предприятия;

- импорт документов из файловой системы и Интернета; </P< index>

создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);

- работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформ

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать