Нормативные требования к зданиям и помещениям архива

Введение

Архивы - те незаменимые вполне реальные нити (от паутинки до корабельного каната), которые связывают день сегодняшний с ушедшим. Хорошо организованные и правильно комплектуемые они - условие нашего "нового знания о прошлом", которое современная наука способна значительно обогатить и уточнить.

Сложнейшая жизнедеятельность общества и государства, их кардинальные и сиюминутные потребности вызвали к жизни максимально развитые системы государственной архивной службы: систему открытости, без которой (без преувеличения) современные общественно-экономические и общественно-политические системы не могли бы существовать, и не менее грандиозные структуры закрытых фондов - этакие "архивные гулаги". Kогда они, в основном, пали, и общество, быть может, впервые в такой степени получило возможность увидеть и достаточно объективно переосмыслить свою недавнюю историю, архивоведение в нашей стране оказалось на одном из самых благоприятных этапов развития. Возникший взрыв интереса общества и личности к своему прошлому, стремление к исторической и культурной самоидентификации регионов и другие процессы сделали именно архивоведение сегодня максимально востребованным.

Архивоведение в XXI в., несомненно, стало самостоятельной, касающейся всех и каждого, сферой практической и научной деятельности, занимающей принципиально важное место в системе современных научных дисциплин и в общественной жизни.

1. Фондирование документов: определение фондовой принадлежности документов

Фондирование документов – распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям. Оно производится непосредственно в архиве. В ходе фондирования уточняют фондовую принадлежность документов, формируют фонд, определяют хронологические границы фонда и документов фонда.

В основе фондирования находится и изучение самих документов – входящих, внутренних, исходящих.

Фондовая принадлежность входящих документов определяется по их получателю, его пометам и резолюциям, штампу регистрации. Внутренние документы определяются по названию учреждения, где они были созданы, подписям должностных лиц.

Исходящие документы фондируются по учреждению, откуда они вышли, регистрационному штампу, содержанию, делопроизводственному номеру. Фондообразователем внутренних и исходящих документов является их автор, а входящих – адресат.

При фондировании документов необходимо соблюдать следующие правила:

1) Дела относятся к тому году, когда они начаты делопроизводством или в котором они поступили в организацию для продолжения делопроизводством.

2) Планы, сметы, документы к ним относятся к тому году, на который они составлены.

3) Перспективные планы относятся к начальному году, на который они составлены.

4) Отчёты по перспективным планам относятся к последнему году отчётного периода.

5) Дела, начатые в одной структуре и переданные в другую структуру, относятся ко второй структуре, где они были завершены.

6) В пределах года дела располагаются по значимости структурных подразделений организаций.

7) В случае ряда дел с одинаковой датой их начала первыми помещаются дела с наиболее ранней датой из завершения.

8) Внутренние документы относятся к фонду организации – составителя.

9) Каждому архивному фонду присваивается название и номер.

10) При хронологическом размещении дел первыми помещаются дела, имеющие число месяц год, затем дела, имеющие только год.

Фонд может быть систематизирован на следующей основе:

1) Хронологически структурной – дела группируются по хронологии, а внутри её – по структуре.

2) Структурно-хронологической – дела группируются по структуре, а внутри её – по хронологии.

3) Хронологически – функциональной – дела группируются по хронологии, а внутри её по функциям организации.

4) Функционально – хронологической – дела группируются по функциям организации, а внутри их – по хронологии.

Фонды личного происхождения систематизируются по следующей схеме:

1) Творческие документы;

2) Письма фондообразователя;

3) Письма фондообразователю;

4) Документы к биографии фондообразователя;

5) Документы имущественно – хозяйственного и бытового характера;

6) Документы членов семьи фондообразователя и др. лиц, отложившихся в фонде;

7) Коллекции.

Хронологическими границами архивного фонда являются:

1) Организации – даты образования и ликвидации.

2) Объединённого фонда – даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней из вошедших организаций.

3) Личного происхождения – даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода.

4) Коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа.

При формировании фондов необходимо учитывать делопроизводственную номенклатуру дел, являющуюся основой как делопроизводства, так и формирования первоначально ведомственных, а через них и государственных архивов.

2. Нормативные требования к зданиям и помещениям архива.

Архив размещается в специально построенном(ых) или приспособленном(ых) для хранения архивных документов здании(ях) или отдельных помещениях здания, удаленном(ых)от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цеме

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать