Делопроизводство 7

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

«Алтайский государственный технический университет

им. И.И. Ползунова»

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Институт текстильной и лёгкой промышленности

Кафедра менеджмента, предпринимательства и информационных технологий

Контрольная работа

по дисциплине:

« Документирование управленческой деятельности »

Проверил: ст.преподаватель

Головина С.В.

Выполнил:

студентка 5 курса

ИЭ факультета

специальность 080502

шифр 105064 Никулина Н.Е.

Барнаул • 2010

Содержание

1. Виды писем. Международное письмо. 3

2. Организация управления архивным хранением документов предприятия. 8

Список использованных источников 14

1. Виды писем. Международное письмо.

Особое место в системе информационно-справочной документации занимает переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.
Служебные письма – основное средство управленческой коммуникации. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% от объема входящей и исходящей документации.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

письма оформляются на специальных бланках – бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;

независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;

содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки.

По тематическому признаку идет условное деление корреспонденции на деловую и коммерческую.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти письма.
Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов.
Обязательного ответа требуют инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация), а также письма-просьбы и обращения.
Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления и сопроводительные констатируют свершившийся факт и ответа не требуют, т.к. выполняют функцию квитанции или ярлыка, прикладываемого к отправляемым документам.
По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма составляются по определенному образцу. Они решают типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций.
Деловое нерегламентированное письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования.
По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное несколько. Многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Письма, составленные таким образом, усложняют техническую обработку писем и замедляют их исполнение.
По характеру информации письма можно разделить на большое количество разновидностей:
В письмах-просьбах адресат требует совершить какое-то определенное действие или прекратить его. Но не предполагает ответного письма.
В письмах-запросах адресат побуждается к ответному письму, в котором он должен разъяснить какой-то вопрос или удостоверить тот или иной факт.
В претензионных письмах адресат обоснованно требует возместить убытки, нанесенные нарушением договорных обязательств.
В письмах-напоминаниях адресат побуждается к действию, которое он должен был выполнить, но еще не выполнил.
Циркуляры – письма, рассылаемые во все подведомственные учреждения, носят чаще распорядительный характер.
Информационные имеют справочный характер, их высылают для сведения и руководства к работе.
Разновидность информационных - рекламные – содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг.
Сопроводительные указывают наименование направляемого документа, необходимые пояснения к этому документу или его исполнению.
Договорные письма – разновидность сопроводительного письма, подтверждающие факт отправки договора.
Письма-требования адресуют в организации с требованием выполнить взятые обязательства. К разновидностям этих писем относятся рекламационные и претензионные. Рекламационные направляют по поводу качества продукции, претензионные – по поводу всех других вопросов.
Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение из

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать