Выявление особо ценных документов

Содержание

Введение........................................................................................................................................3

Глава 1. Выявление особо ценных документов…………………………………….................5

Глава 2. Описание особо ценных документов………………………………………………...7

Глава 3. Учет и хранение особо ценных документов…………………………………………9

3.1 Страховой фонд особо ценных документов……………………………………….9

3.2 Опись особо ценных документов…………………………………………………10

3.3 Хранение особо ценных дел……………………………………………………….11

Заключение……………………………………………………………………………………..13

Список использованных источников…………………………………………………………14

Приложения…………………………………………………………………………………….15

Введение

В документальном и архивном фонде организации или в личном фонде могут отложиться документы особой ценности, отражающие важные исторические события.

Тема «Особо ценные документы» носит актуальный характер в современных условиях.

Об этом свидетельствует частое обращение людей к уникальным документам, так как особо ценные документы, содержат информацию о важнейших фактах и явлениях, имеющих непреходящее значение для государственного управления, народного хозяйства, обороны страны, международных отношений, научных исследований.

Федеральный закон «Об архивном деле Российской Федерации» дает следующие определения особо ценных и уникальных документов (//Отечественные архивы. 2005. №1. Стр.4).

Особо ценные документы – это документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно – историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

Уникальный документ – это особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичность.

Определения особо ценных документов помимо Федерального закона «Об архивном деле Российской Федерации» так же содержатся в ГОСТ 7.48-2002 СИБИД.

Правила работы государственных архивов рассматривают все виды работ с особо ценными документами. В правилах изложены общие требования к созданию оптимальных условий хранения особо ценных документов, их размещению в архивохранилище, выдаче документов из архивохранилища, к работе по проверке наличия и состояния дел и документов; рассматриваются вопросы обеспечения сохранности особо ценных документов, в том числе вопросы создания страхового фонда копий особо ценных документов.

Вопросы классификации особо ценных документов, находящихся на государственном хранении изложены в самостоятельном разделе. В нем рассматриваются два основных вопроса классификации: отнесение документов к фонду (фондирование) и систематизация дел в пределах архивного фонда.

В разделах правил рассматриваются вопросы учета особо ценных документов государственных архивов и создания научно – справочного аппарата, разработанные на

основе принципа преемственности этих видов работ в государственных и ведомственных архивах и унификации учетных форм. В Правилах излагаются современные требования к научно – справочному аппарату особо ценных документов архивов как комплексу взаимосвязанных архивных справочников, включающих учетные и справочные документы.

В Правилах работы архивов рассматриваются вопросы классификации особо ценных документов в пределах архивного фонда, хранения и подготовки документов личного происхождения к передаче на государственное хранение и вопросы методического обеспечения, планирования работы, работы с кадрами, учета и организации.

Поскольку работа по выявлению особо ценных документов может проводиться в ведомственном архиве, то есть в архиве организации, то необходимо включить в «Правила работы организации» раздел с особо ценными документами.

В учебнике Е.В. Алексеева «Архивоведение», 2002 особо ценные документы не выделены в отдельный раздел, что является существенным недостатком.

В 1983 году были изданы «Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственном архиве». Эта книга до последнего времени была единственным изданием, наиболее полно освещающим данный вопрос о работе с особо ценными документами.

Задачами данной курсовой работы являются обобщить данные сведения, содержащиеся в источниках и учебной литературе об особо ценных документах.

Глава 1. Выявление особо ценных документов

Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов необходимо ознакомиться с историей учреждения, определить в какие периоды могли создаваться наиболее ценные и интересные документы.

В ведомственном архиве для выявления особо ценных документов в первую очередь берутся описи тех структурных подразделений, которые отражают основную деятельность учреждения. Если дело содержит особо ценные документы, оно включается в перечень. В нем указывается номер фонда, описи, номер дела, заголовок дела, в примечании даются отметки о физическом состоянии и объеме особо ценного документа. Перечень рассматривается на экспертной комиссии учреждения архивного учреждения. После утверждения такие документы подлежат учету.

Выявление особо ценных документов осуществляется в следующей последовательности:

- выявление фондов, частей фондов;