Основы документационного оборота на предприятии

Содержание

1. Признаки заведения дел и формирование дел. Организация оперативного хранения дел в организации. 3

1.1. Признаки заведения дел и формирование дел. 3

1.2. Организация оперативного хранения дел в организации. 6

2. Назначение и состав информационно-справочной документации. Виды протоколов, особенности их составления и оформления. 8

2.1. Назначение и состав информационно-справочной документации. 8

2.2. Виды протоколов, особенности их составления и оформления. 9

3. Практическое задание. 15

Список использованных источников. 16

Приложение. 17

1. Признаки заведения дел и формирование дел. Организация оперативного хранения дел в организации.

1.1. Признаки заведения дел и формирование дел.

При формировании документов в дела используются следующие основные признаки заведения дел:

− номинальный;

− предметно-вопросный;

− авторский;

− корреспондентский;

− географический;

− хронологический[1] .

Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.

При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание, например:

Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки).

Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора, например:

Протоколы производственных совещаний ЗАО «Контакт» за 2010 г.

Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса, например:

Переписка с горно-обогатительными предприятиями о взаимных расчетах за 2010г.

Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например:

Переписка с предприятиями России по вопросам поставки продукции.

Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку, например:

Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях за 2010г.

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1) раздельно группируются:

− документы постоянного и временного сроков хранения;

− подлинники и копии документов;

− годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;

− утвержденные документы и их проекты;

− в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

− каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов (например, копия документа должна иметь отметку о заверении копий);

− каждый подшиваемый в дело документ должен иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело;

− в дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела ведутся на всем протяжении периода работы сотрудника в организации);

− в одно дело помещается не более 250 листов (или толщина дела должна быть не более 4 сантиметров);

− приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать