Личное дело

СОДЕРЖАНИЕ

1. Общие вопросы организации работы с личными делами сотрудников организации……………………………………………………… 2

2. Формирование личных дел……………………………………….. 7

3. Ведение личных дел……………………………………………… 12

4. Хранение личных дел…………………………………………….. 13

Заключение……………………………………………………………... 18

Библиографический список…………………………………………… 19

1. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ

С ЛИЧНЫМИ ДЕЛАМИ СОТРУДНИКОВ ОРГАНИЗАЦИИ

Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Личное дело – комплекс документов, содержащих наиболее полную информацию о работнике предприятия, организации учреждения, складывающийся в процессе его деятельности. Личное дело – это сформированная в установленном порядке совокупность личных документов работника, которые содержат наиболее полные сведения о нем и его трудовой деятельности [1, с. 5].

В трудовом законодательстве, а также действующих инструкциях по делопроизводству понятие «личное дело» не раскрывается, хотя некоторыми законами установлена обязанность по его ведению. В частности, в силу ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» кадровая служба государственного органа должна вести личные дела государственных гражданских служащих. Причем порядок их ведения регламентирован Указом президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Также обязанность ведения личного дела установлена Федеральными законами от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» и от 17.01.1992 № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации». Таким образом, организации и учреждения, не относящиеся к государственной и муниципальной службе, не обязаны оформлять и вести личные дела и могут информацию о работниках систематизировать так, как удобно им. Тем не менее, рекомендуется вести личные дела и иным организациям, так как данные о работниках, которые систематизируются работодателем, являются персональными в силу Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и гл. 14 ТКРФ: персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ). К ним относятся имя, фамилия, дата рождения, адрес, а также имущественное положение, образования и доходы работников. Работодатель должен соблюдать установленные в отношении таких данных требования, в частности хранить их, при необходимости передавать, а также защищать от неправомерного использования или утраты за свой счет. В этих целях и ведутся личные дела.

Кроме этого, в силу Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации при ликвидации должны передать документы по личному составу на хранение в соответствующий архив. Поэтому оформленные надлежащим образом личные дела легче передать на архивное хранение.

Для оформления личного дела рекомендуется пользоваться Положением, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, а также Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Сведения, содержащиеся в документах личного дела, можно условно разделить на две основные группы: сведения об основных персональных данных сотрудника и сведения о профессиональной деятельности сотрудника (как правило, в пределах периода работы в соответствующей организации).

Документы формируются в папку (скоросшиватель). Кроме того, в папке (и на лицевой обложке) располагаются основные сведения о личном деле и соответствующих документах. Это позволяет обеспечить:

- упорядоченное расположение документов (и содержащихся в них сведений) о сотруднике в пределах одного информационного носителя;

- сохранность документов от повреждения (утраты) в процессе обращения с личным делом;

- безошибочный и быстрый поиск документов, а также самих личных дел – для получения необходимых сведений о сотрудниках, включения в дела новых документов, выдачи дел во временное пользование, проверки их наличия и состояния и т.п.

- компактное расположение личных дел в отведенных для них местах (средствах) хранения;

- установленный в организации режим доступа к личным делам и содержащимся в них персональным данным.

В настоящее время единый порядок обращения установлен только в отношении определенных категорий служащих (сотрудников государственных органов управления). Однако отдельные элементы этого порядка могут применяться руководством организации в целях надлежащей организации работы с личными делами сотрудников с учетом:

- специфики деятельности организации;

- накопленного в этой области позитивного опыта;

- соответствующих положений нормативно-методических документов по делопроизводству.

Конкретный порядок обращения с личными делами сотрудников, как правило, устанавливается локальными нормативными актами соответствующих организаций:

- инструкцией по кадровому делопроизводству (или одним из ее разделов);

-

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать