Документирование управленческой деятельности 6

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации

Департамент научно-технологической политики и образования

Федеральное государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«К расноярский государственный аграрный университет»

Институт экономики и финансов АПК

Контрольная работа

По дисциплине: Документирование управленческой деятельности.

Выполнил студент группы 42, заочное отделение, кафедра	Помогаев П.А.
(подпись)
Приняла	Демина Н.Ф.
(подпись)

Красноярск 2011 г.

Содержание:

1. Функции служебного письма. Основные требования к тексту письма. «Сопроводительное письмо» как разновидность служебного письма.

2. Функциональное определение документов по личному составу. Виды документов по личному составу. Перечень реквизитов приказа по личному составу.

1. Функции служебного письма. Основные требования к тексту письма. «Сопроводительное письмо» как разновидность служебного письма.

Функции служебного письма.

Каждый вид письма осуществляет ту или иную функцию –запрашивает какую-либо информацию, выражает недоверие или благодарность, приглашает нас к сотрудничеству, представляет тот или иной товар и т.д. Но общими чертами являются: информирование адресата о каких-либо намерениях, действиях, об отношении к сложившейся ситуации, о предстоящих мероприятиях отправителя для налаживания партнерских взаимоотношений, с целью налаживания внешних связей и достижения положительных результатов в сфере сотрудничества. Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления.

Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего, следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).

Текст и основные виды служебного письма.

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, т.к. при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагается в одном письме только в том случае их взаимосвязанности.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием для составления документа. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составляется: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации информации восприятия письма можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложения текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

Например:

"Просим выделить 15 компьютеров для конкурса операторов ЭВМ".

Текст служебного письма составляется по определенным правилам. Служебные письма должны побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью , четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа. Приводимые факты должны быть объективны , обязательно проверены, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтрален.

В ГОСТе Р 6.30-2003 указано: "В письмах используют следующие формы изложения:

• от 1 лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"),
• от 1 лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"),
• от 3 лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.

Уважение к адресату помогает выразить деепричастные обороты типа: "внимательно рассмотрев Ваши предложения…", "тщательно изучив ваши замечания Ваши замечания…".

Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: "В порядке обмена…", "В порядке исключения…&qu

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать