Нормативное регулирование документоведения

Как определяет Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98, «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвер­жденный Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28 и вве­денный в действие с 01.01.1999 г., ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (или документационное обеспечение управления) - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (запись информации на различных носителях по установленным правилам) и организацию работы с офици­альными документами.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для ста­бильной деятельности организации любой организационно-правовой формы и формы собственности, а также индивидуального предприни­мателя.

Кадровая документация имеет свои особенности, поскольку она связана не только с деятельностью организации, индивидуального пред­принимателя, но и со многими факторами деятельности общества в целом. Документы, оформленные специалистами кадровой службы, чрез­вычайно важны для каждого конкретного работника. Они содержат сведения о страховом (трудовом) стаже, учитываемом: при определении размера пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, назначаемого застрахованным лицам в соответствии с Федераль­ным законом от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подле­жащих обязательному социальному страхованию»; при решении вопроса о наличии или отсутствии права на назначение пенсии (например, права на досрочное назначение пенсии по старости лицам, осуществлявшим ле­чебную и иную деятельность по охране здоровья населения, предусмот­ренного п. 11 ст. 28 Федерального закона от 17.12.2001 г. № 173-ФЗ «О прудовых пенсиях в Российской Федерации»); при реализации иных прав,предоставленных гражданам действующим законодательством ((например, права быть удостоенным почетного звания «Ветеран труда (Новосибирской области», условия и порядок присвоения которого опре­деляются Законом Новосибирской области от 25.07.2003 г. № 127-03 «О (ветеранах труда Новосибирской области»).

Несомненно, что прежде всего, заинтересованными в правильном оформлении кадровых документов должны быть руководители органи­заций и работодатели - индивидуальные предприниматели, поскольку (именно они несут персональную ответственность за состав, сохранность и первичное оформление документов. Деятельность работодателей в на­стоящее время вызывает пристальное внимание со стороны органов го­сударственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства, в первую очередь, федеральной инспекции труда, которой при осуществлении надзорно-контрольной деятельности даны большие пол­номочия (в частности, право на составление протоколов и рассмотрение дел об административных правонарушениях в пределах полномочий, право подготавливать и направлять в правоохранительные органы и в суд другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответст­венности в соответствии с федеральными законами и иными норматив­ными правовыми актами РФ - ст. 357 Трудового кодекса РФ). Непра­вильное оформление приказа (например, приказа о прекращении трудо­вого договора (увольнении)) может повлечь за собой обращение уволен­ного работника в суд с иском о восстановлении на работе или об измене­нии формулировки причины и основания увольнения, возмещении мате­риального ущерба и морального вреда. Обязанность работодателя возмес­тить работнику материальный ущерб (неполученный заработок), причи­ненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться, и моральный вред предусмотрена ст. 234, 237 Трудового кодекса РФ.

Кадровая служба в организации подчинена, как правило, руководи­телю организации либо его заместителю по кадровым вопросам. Круп­ные организации имеют в своем составе управления, отделы, бюро кад­ров. В небольших организациях функции этой службы выполняет один работник - инспектор по кадрам, менеджер по персоналу, секретарь-референт или даже, что сейчас не редкость, бухгалтер. Работодатели - индивидуальные предприниматели поручают ведение кадровой докумен­тации одному из работников или ведут ее лично.

Основная задача кадровой службы - организация и осуществление эффективной кадровой политики, принятой работодателем и направлен­ной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для по­вышения их работоспособности, ответственности за порученное дело.

Независимо от количества работников, выполняющих функции кад­ровой службы, она предназначена для выполнения не только технических операций по документированию трудовых отношений, но и творческих функций по отбору необходимых кадров для работы у данного работода­теля. Именно поэтому для работы в кадровой службе необходимо подби­рать не только лиц, грамотно владеющих русским языком и имеющих соответствующее образование, но и людей, обладающих высокими мораль­ными качествами, ответственностью, достаточным тактом, умеющих най­ти индивидуальный подход к каждому человеку.

При оформлении документов и работе с ними необходимо руково­дствоваться рядом законодательных и подзаконных нормативно-правовых актов, действующих на всей территории Российской Федера­ции, предусматривающих порядок составления и оформления докумен­тов, доведения их до исполнителей и исполнение, а также организацию ведения делопроизводства.

Наиболее значимыми федеральными законами являются: Трудовой кодекс Российской Федерации, предусматривающий, в частности: