Место и роль документов в управлении на современном этапе

Большая роль документов в управлении проектами известна. Поэтому именно в области управления документами интеграция программных средств управления проектами с другими приложениями - идея наиболее понятная и востребованная

Наши представления о месте системы управления проектами (СУП) в ИТ-структуре предприятия были сформулированы в [1]. Там же была показана вытекающая из этих представлений необходимость интеграции программного обеспечения управления проектами с другими пакетами прикладных программ, используемыми на предприятии для различных целей — для управления документами, персоналом и т. д., вплоть до ERP-системы.

В данной статье мы рассматриваем одно конкретное направление интеграции, а именно со средствами управления документами. Значительная роль документов в процессах управления проектами известна. Так, международный стандарт качества управления проектами [2] выделяет специальную группу процессов, связанных с распространением информации и «обеспечивающих создание, сбор, распространение, хранение и конечное изъятие информации по проекту». Наш собственный опыт разработки СУП и общения с потенциальными заказчиками показывает, что идея интеграции наиболее понятна и востребована именно в области управления документами проекта.

Пример — «Процедура согласования документации и приемки работ в крупном проекте»

Документы, порождаемые в ходе исполнения проектов, содержательно связаны с календарными планами - как обоснование или как результат тех или иных действий персонала проекта. С другой стороны, документы, как объекты самостоятельного учета в системе управления документами, часто должны рассматриваться в контексте календарно-ресурсного плана и сопровождаться соответствующей информацией. Приводимый пример иллюстрирует эти взаимосвязи.

Сложные проекты, как правило, реализуются с привлечением большого количества участников. Заказчика в проекте могут представлять инвестор, генеральный заказчик, функциональный заказчик, эксплуатирующая организация. Исполнителя — генеральный подрядчик, генеральный системный интегратор, подрядчики, субподрядчики, поставщики. Это приводит к тому, что для успешного выполнения проекта приходится создавать специальные организационные структуры, на которые возлагаются функции оперативного и/или стратегического управления проектом (руководящий комитет, группа управления). Управленческая вертикаль может дополняться вертикалью принятия технических решений (экспертный совет, совет конструкторов).

Организация процессов согласования документов и приемки работ в таких проектах вырастает в самостоятельную проблему. Приведем обобщенный вариант соответствующей процедуры, взятой из конкретного проекта (см. также рис. 1).

Шаг 1. Вся документация, разрабатываемая в ходе выполнения проектов (технические задания, технико-экономические обоснования, концепции, планы работ, основные проектные решения, рабочая и эксплуатационная документация и др.), подлежит согласованию с генеральным заказчиком и генеральным системным интегратором. В качестве согласующих организаций по различным видам документации выступают также функциональный заказчик и эксплуатирующие организации.

Технические работы по согласованию документов (направление документации в согласующие организации, получение замечаний или уведомлений о согласовании и т. д.) осуществляет группа управления проектом. Процессы согласования с функциональным заказчиком, эксплуатирующими организациями и генеральным системным интегратором могут выполняться параллельно. Завершающее согласование документа осуществляет генеральный заказчик. Каждая из согласующих организаций в срок до десяти рабочих дней направляет в группу управления проектом (копию — подрядчику) подтверждение о согласовании документации или мотивированный отказ за подписью первого лица организации.

Шаг 2. В случае мотивированного отказа в согласовании исполнитель выполняет необходимые работы по корректировке документов. Исправления по замечаниям должны оформляться исполнителем путем перевыпуска документа.

Шаг 3. При возникновении конфликтных ситуаций (противоречия в позициях согласующих сторон и исполнителя) группа управления направляет документацию в экспертный совет. На основании проведенной экспертизы решение по конфликтной ситуации принимается руководящим комитетом проекта. Приемка работ осуществляется на основе условий заключенных договоров и технических заданий на проводимые работы.

Шаг 4. Техническую поддержку процесса сдачи-приемки работ (направление информационных отчетов, согласованной документации, актов сдачи-приемки в принимающую организацию, получение замечаний или уведомлений о приемке и т. д.) осуществляет группа управления проектом.

Шаг 5. При возникновении конфликтных ситуаций по итогам приемки работ группа управления направляет документацию и результаты приемочных испытаний на рассмотрение экспертного совета. По результатам рассмотрения экспертного совета решение по конфликтной ситуации принимается руководящим комитетом.

Шаг 6. Оформленные и принятые документы передаются генеральным заказчиком инвестору, функциональному заказчику, подрядчику.

Требования к функциям интегрированной системы управления проектами и документами

Итак, документ, порожденный в результате выполнения определенной работы, должен быть согласован и утвержден участниками проекта, а сама работа принята и оплачена заказчиком.

Как действует руководитель проекта? Открыв кален