Подготовка дел и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РФ

НОВОСИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИНСТИТУТ ЗАОЧНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ

Отделение Государственного и муниципального управления

Кафедра Устойчивого развития и информационно-консультационного обеспечения сельских территорий

РЕФЕРАТ

Дисциплина:

«Документирование управленческой деятельности»

Тема:

«Подготовка дел и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения»

Выполнил (а):

Студент 2 курса, 1 группы

Кафанова А.И

Шифр У08050

Проверил(а):ШипилинаТ.М

Новосибирск 2009

Оглавление Введение 3

1. Подготовка дел для последующего хранения 5

2. Экспертиза ценности документов 5

3. Оформление дела 8

4. Оформление обложки дел 13

5. Составление и оформление архивных описей дел 15

6. Сдача дел в архив 17

Заключение 19

Список литературы 20

Приложения

Введение

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности.
С появлением первых документов появилась и задача сохранения этих документов. 16 июля 1712 г. - особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива. В течении ХVIII - ХIХ вв. росло количество исторических архивов, вёлся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались.

Первое упоминание о сознательном сборе хранившихся документов относится к 1829 г., когда Николай 1 оставил резолюцию « Разобрать, что важно отобрать, прочее можно уничтожить». Декрет, положивший начало общегосударственной системе архивного дела в России был издан 1 июня 1918 г., « О реорганизации и централизации архивного делав РСФСР».
После распада СССР участниками Содружества независимых государств, 6 июня 1992 г. заключено Соглашение о правопреемстве в отношении бывших архивов СССР. В соответствии с принятым документом прекратило существование Главное архивное управление при Совете Министров СССР, а все центральные государственные архивы СССР вошли в систему Российских государственных архивов.
Документы предприятий, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Для хранения дел в крупных учреждениях, организациях, на предприятиях существуют ведомственные архивы, которые в своей работе руководствуются « Положением об архивном фонде РФ», «Основными правилами работы ведомственных архивов», а также Типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовыми положениями об экспертной комиссии, номенклатурой дел для предприятия. В небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило, отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт фирмы, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу её в государственный архив. Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами предполагается осуществлять на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон: порядок, состав, сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т.д. Предприятие может сократить срок хранения документов в своём ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самого предприятия.

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

1. Подготовка дел для последующего хранения

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизвод­стве - обработка дел для последующего их хранения и использования.

В структурных подразделениях документы находятся в оперативной работе еще год после окончания текущего года. В этот период к ним часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами за­вершается в начале нового календарного года. По истечении этого сро­ка дела должны быть обработаны для длительного хранения. Дела по­стоянного и временного (свыше 10 лет) хранения сдаются в архив учреждения, если он есть, или (в маленькой фирме) перекладываются в другой шкаф. Например, дела за 1995 г. должны быть обработаны в 1997 г.

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требования­ми, разработанными архивными учреждениями и изложенными в "Ос­новных правилах работы ведомственных архивов" и "Государственной системе документационного обеспечения управления".

Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:

· Экспертизу ценности документов;

· Оформление дел;

· Оформление обложки дел;

· Составление описей;

· Сдача дел в архив организации.

2. Экспертиза ценности

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать