Информационно-справочные документы 4

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ РФ

БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ. В.Г. ШУХОВА

Кафедра Стратегического Управления

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

«ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-

СПРАВОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ»

Студентка группы ЭКд-22в

М.А. Мельникова

Ст. преподаватель

О.И. Афонюшкина

Белгород 2007

Деятельность любой, в том числе коммерческой, организации, предприятия сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.

Деятельность человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения называется делопроизводством . Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, именуется документированием .

Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот . Работа организации хранения документов относится к архивному делу.

Главной задачей делопроизводства является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы предприятия.

Делопроизводство определяется следующими работами:

1) Экспедиционные – прием, обработка и распределение поступающей и отправка исходящей корреспонденции.

2) Машинописные – перепечатывание, считка материалов.

3) Секретарские – информирование руководителя о текущих делах по делопроизводству, контроль за подготовкой и исполнением документов.

4) Размножение документов и бланков .

5) Курьерская связь – обеспечение доставки корреспонденции в структурные подразделения и другим адресатам.

6) Канцелярские работы – составление сводной номенклатуры дел текущего делопроизводства; регистрация документов, поступивших в адрес предприятия; направление документов исполнителям; оформление документов и отправление их.

7) Архивные – участие в разработке сводной номенклатуры дел; обеспечение планомерного поступления документальных материалов, законченных в работе, в архив.

Документационное обеспечение управления на предприятии осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

В состав службы ДОУ, как правило, включают секретариат (приемная, секретариат заместителей руководителей, секретариат коллегии, протокольное бюро), канцелярия (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе существующего Примерного положения. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей.

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления. Основные требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», которые дополняются рекомендациями общегосударственной инструкции по ведению делопроизводства – Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Служба имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

Руководство службой ДОУ должно осуществляться специалистами с высшим и средним образованием соответствующего профиля.

Основная задача службы – установление единого порядка документирования на основе использования современной вычислительной техники с применением вычислительного центра и компьютера.

Цель – организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Служба ДОУ решает следующие задачи:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами;

- контроль исполнения и подготовка документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

- сокращение документооборота;

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения на предприятии;

- участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

Функции отдела:

- разработка, внедрение, ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

- осуществление экспедиционной обработки, регистрация документов и учетно-справочной работы с документами;

- организация своевременного рассмотрения

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать