Организация делопроизводства в учреждениях, организациях и предприятиях

ВВЕДЕНИЕ

Процесс управления присущ всем организациям, охватывающий технологический цикл, планирование, финансирование, подбор и расстановку кадров. Управление предприятием требует создание многих видов управленческих документов. Многие виды, этих документов, предприятия обязаны предъявлять при проверках со стороны налоговой службы, при комплексных документационных ревизиях проводимых аудиторами. Вся совокупность работы с документами начинается с момента их создания до передачи их в архив или уничтожения определяется понятием делопроизводство.

В настоящее время в нашей республике существует несколько видов делопроизводства:

- общее;

- специальное;

- по делам и обращениям граждан;

- секретное (конфиденциальное);

Главной целью делопроизводства является - информационное обеспечение управления.

По мимо цели и других действий существуют и основные задачи делопроизводства:

- изготовление необходимых документов;

- отражение работы организации в документах;

- обеспечение быстрого поиска нужной информации;

- контроль за своевременным исполнением и правильность оформления документов;

- сохранность коммерческой (государственной, служебной) тайны;

- экономия затрат времени и сил работы организации;

Прежде чем начать разговор о самом делопроизводстве нужно ознакомиться с историей развития делопроизводства у нас в Белоруссии.

1. ИСТОРИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ НАЦИОНАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Государственная канцелярия ВКЛ являлась едва ли не единственным (кроме скарба) организационно-исполнительным учреждением в системе центрального государственного управления странной. Для решения возложенных на нее задач и функций она имела определенную структуру, и каждое ее структурное подразделение было укомплектовано штатом профессионально подготовленных служащих.

Основными функциями канцелярии рассматриваемого периода были документальное обеспечение и оперативная организация деятельности главы государства - великого князя (господаря). Канцелярия принимала корреспонденцию, отправляла исходящие документы, готовила проекты различных документов, издаваемых великим князем, вела и хранила копейные книги - книги Метрики ВКЛ, куда заносилась документация с целью дальнейшего ее использования. В рамках оперативной организации деятельности господаря канцелярия принимала иски и жалобы частных лиц, подготавливала и передавала их на рассмотрение великого князя. Сотрудники канцелярии предварительно рассматривали и готовили к докладу главы государства корреспонденцию, докладывали ее содержание, организовывали документальное обслуживание заседаний великого князя и государственного совета ВКЛ - панов-рады. Кроме того, канцелярия проводила подготовку судебных заседаний господаря, объявляя ответчикам о вызове на господарский суд, а на основании приговоров организовывала и подготовительную работу по их обнародованию.

Во главе канцелярии стоял канцлер. Эта должность с 1458 г. всегда совмещалась с должностью виленского воеводы - высшей светской должностью в ВКЛ. Именно через него великий князь передавал всевозможные приказы относительно деятельности канцелярии. Ближайшим помощником канцлера был наивысший или «таемный» секретарь (писарь) - его заместитель.

В штате канцелярии действовал (впрочем, непродолжительное время) так же и старший писарь. Исполнительный аппарат канцелярии составляли писари и дьяки. В работе канцелярии принимали участие многочисленные личные писарские дьяки и канцелярские писари.

В сфере документационного обслуживания между писарями не существовало никакой дифференциации. Одни и те же писари готовили документы на различных языках. В зависимости от языка, на котором составлялся документ, писари делились (до середины 40-х годов XVI в.) на «руских», т.е. тех, кто писал на старобелорусском языке, и на «латинских», имевших также наименование секретарей. Когда речь шла о подготовке документов, приносящих личный писарский доход, между «рускими» и «латинскими» писарями существовало строгое разделение труда. Только канцлер, наивысший секретарь и, очевидно, старший писарь пользовались прерогативной подготовки документов одновременно на двух этих языках. Для внешнеполитической переписки использовались также писари «арабские» и «татарские». Последние сами не составляли документы, а только переводили их.

Общее руководство канцелярии возглавлял канцлер. До 1458 г., т.е. до занятия им должности виленского воеводы, ему же принадлежало и реальное руководство учреждением, перешедшее с этого времени к наивысшему секретарю. Последний нес ответственность за деятельность канцелярии и, в частности, отвечал за потерю в ней документов. Наивысший секретарь осуществлял доклад великому князю по полученной корреспонденции. В обязанности наивысшего секретаря входило составление документов, решения, об издании которых принималось «таемной» радой - узким кругом лиц, представителей государственного совета ВКЛ (на заседание «таемной» рады обычные писари не допускались).

Первоначально писарь в основном сам, собственноручно, составлял -«справовал» или «справлял» - проекты документов. Он являлся знатоком «бета» или «справы канцелярской», т.е. формуляра и делового стиля

документов. Писарь являлся непосредственным хранителем завершенных книг Метрики. Функции дьяков заключались преимущественно в переписке различных бумаг: ч

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать