Информационные технологии в делопроизводстве

Содержание

Введение...................................................................................................................3

1 Новые информационные технологии обработки документов.........................6

1.1 Автоматизация работы с документами...........................................................6

1.2 Автоматизированные рабочие места.............................................................10

1.3 Электронные офисные системы...................................................................12

1.4 Компьютер и оргтехника................................................................................15

1.5 Операционная система компьютера..............................................................18

2 Влияние новых информационных технологий на организацию службы делопроизводства..................................................................................................21

2.1 Системный подход к управлению электронными документами...........................21

2.2 Основные положепо документированию управленческой деятельности..........................................................................................................24

Заключение ...........................................................................................................28

Список литературы...............................................................................................30

Введение

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу[1] .

Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформлления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с "докомпьютерными" технологиями.

Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

Не менее важная задача делопроизводства - это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая государственная система документационного обеспечения управления) с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

Цель курсовой работы: построить концепцию новых информационных технологий обработки документов, их влияние на организацию службы делопроизводства.

Для достижения данной цели ставятся следующие задачи:

- проанализировать сущность процесса автоматизации работы с документами;

- выявить автоматизированные рабочие места;

- показать сущность электронных офисных систем;

- раскрыть технические средства рабочих мест в ДОУ;

- раскрыть модель операционной системы компьютера;

- показать сущность системного подхода к управлению электронными документами.

Методологическую основу составили принципы объективности, всесторонности, комплексности, методы анализа и синтеза, конкретно-историческ

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать