История унификации текста

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………….3

1. ПОНЯТИЕ «УНИФИКАЦИЯ ТЕКСТА»……………………………....4

2. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ…………..9

2.1Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) ……...9

2.2Государственная система документационного

обеспечения управления (ГСДОУ)………………………………...16

2.3Появление общесоюзного классификатора

управленческой документации (ОКУД)…………………………..18

3. ГОСТ Р 6.30-2003………………………………………………………..21

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………….28

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКИ……….29

ВВЕДЕНИЕ

Современное делопроизводство должно справляться с огромным потоком документов. Документ все так же движется теми же потоками, только теперь электронными, проходит те же стадии обработки, только опять же – в электронном виде. Да, многое упрощается и ускоряется. Для упрощения работы с организационно-распорядительными документами (ОРД), ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию.Целью данной работы является изучение понятия унификации текста документа. Для решения этой цели необходимо рассмотерть следующие темы. В первой главе рассматриваются такое понятие, как «унификация». Во второй главе даётся определение «унифицированным системам» и рассматриваются унифицированные системы, существовавшие в разные периоды времени. В третьей главе рассматривается государственный стандарт, применяемый в настоящее время - ГОСТ Р 6.30-2003. Структура работы: курсовая работа состоит из трёх глав и заключения выполнена на 30 листах машинописного текста, имеет два листа приложения.

1. ПОНЯТИЕ «УНИФИКАЦИЯ ТЕКСТА»

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуются разнообразием и повтором рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их решению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации. Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, привидение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов. Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию»[1] . По официальному определению унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и разме­ров. Исходя из этого, следует, что, во-первых, в процессе унифи­кации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов доку­ментов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой облас­ти деятельности, в том числе и в документировании. Управленче­ские документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизвод­ства, способствует их оперативной обработке и исполнению, со­кращает затраты времени на работу с документами не только дело­производственного персонала, но и всех работников управленче­ского аппарата. Унификация текста производится по следующим основным направлениям: состав информации, структура текста, языковые средства представления информации. Унификация состава информации заключается в определении необходимого содержания в каждой унифицированной форме, включенной в Табель, на основе анализа ее назначения. При этом устраняется неиспользуемая информация или включается дополнительная, которая не содержалась в применяемой форме. Состав информации в кадровых документах устанавливается следующим образом:

1) из документов устраняется традиционно включаемая, но не используемая в настоящее время информация (например, графа “Партийность” из личного листка по учету кадров) или информация, дублирующаяся в других кадровых документах (например, информация об образовании, семейном положении и тому подобное);

2) в документы вносится отсутствовавшая ранее информация, которая стала использоваться в связи с изменением социально-политической обстановки и внедрением новых информационных технологий (например, индивидуальный номер налогоплательщика);

3) обеспечивается информационная сопоставимость показателей при переходе на другой уровень управления, сопоставлении с другими документальными системами, автоматизированной обработке массивов (например, при совместном анализе кадровой, бухгалтерской и организационно-распорядительной документации).

Унификация структуры текста заключается в установлении типового набора составных частей документов и их очередности, из которых будут складываться унифицированные формы документов. Во всех случаях используется двухчастная принципиальная структура текста: первая часть содержит