Понятие о документе, корреспонденции и делопроизводстве. Унификация и стандартизация документов

Понятие о документе, корреспонденции и делопроизводстве. Унификация и стандартизация документов. Система документации.

Делопроизводство (традиционное определение) – сфера деятельности

связанная с обработкой информации.

Делопроизводство (соврем.) – это отрасль деятельности связанное с

организацией работы с официальными документами.

РАЗДЕЛ 1

Понятие о документе, корреспонденции и делопроизводстве. Унификация и

стандартизация документов. Система документации.

План:

1. понятие о документе.

2. виды документов.

3. функции документов. Системы документации.

4. правила оформления управленческих документов. Понятие «реквизиты»

документов.

1.1.

Документ – зафиксированное на материальном носителе информации с

реквизитами, позволяющими её идентифицировать (различить).

Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.

Документирование – запись информации на различных носителях по

установленным правилам.

Документирование регламентированный процесс записи информации на

бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

Создание документов может осуществляться на естественном или

искусственном языках с использованием новых носителей информации. При

документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При

документировании на искусственных языках создаются документы на машинных

носителях.

Средства документирования – орудие используемые человеком для

создания документов:

- простые средства (ручки, карандаши)

- механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, фоно

кино и видео техника)

- средства автоматизации (компьютерная техника).

В зависимости от используемых средств документации различают способы

документирования (кино фото фоно документирование, электронное и

текстовое документирование).

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи

информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих

правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему

действующим законодательством, компетенцией издавшего его оформление.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой

разновидности комплексов документов.

Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование

вида документа, адресат, дата, подпись).

Современные требования к оформлению организационной распорядительной

делопроизводства (ОРД) зафиксированные в гос.госте (ГОСТ Р6.30-97).

Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (29) но

и зоны и последовательность их размещение на документе.

Формуляр – совокупность реквизитов документов и схема их рассположения

на документе.

Наличие формуляра установленного в гос.стандарте обеспечивает единство

документирования и единство документации как в рамках одного предприятия,

так и в стране в целом. В обществе документ является основным носителем

управленческой, статистической, научной, технической, и иной социально-

значимой информации.

Документы - носители первичной информации. Именно в документах

информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы

от других источниках информации (книг, газет, журналов) содержащих

переработанную вторичную информацию.

Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и

характеристик в целях обеспечения:

- безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья

- технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой

продукцией

- экономии всех видов ресурсов.

Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны обьединены в единую

государственную систему стандартизацию – иерархически организованную

систему классификации и самих ГОСТов.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения

документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и

материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации.

Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве

проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных

систем документации (УСД).

УДС – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа,

обеспечивающих документированное представление данных в определенных

видах хозяйственной деятельности.

В основе создания УСД лежит метод унификация – установление

единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при

решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются

классификаторы технико-экономической с социальной информации,

обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.

Государственная система документированного обеспечения управления

(ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые

тре

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать