История унификации документов 2

История унификации документов

ВВЕДЕНИЕ

Для достижения информационной совместимости автоматизированных систем управления принято решение о централизованной разработке двенадцати унифицированных систем документации, которые будут использоваться в АСУ на всех уровнях управления. Это стандарты и технические условия, проектно- конструкторская и технологическая документация; проектная документация по капитальному строительству; плановая документация; отчётно-статистическая и первичная учётная документация; бухгалтерская, финансовая и первичная учётная документация бюджетных учреждений; организационно- распорядительная документация; документация по материально- техническому снабжению и сбыту; документация по ценообразованию; документация по внешней торговле; расчётно-денежная документация; документация по торговле. Ответственным за разработку одной из систем – унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) является Главархив СССР и, в частности, ВНИИДАД.

Поскольку задача создания УСОРД выдвинута впервые, возникает необходимость определить границы и место организационно-распорядительной документации среди других систем, предполагаемое наполнение УСОРД и методологические пути решения темы.

Специалисты в области документации под ОРД понимают всю распорядительную документацию (постановления, приказы, решения, распоряжения), уставы, положения, протоколы, служебные записки, справки, переписку и иную управленческую документацию. Считается, что именно на эти документы разработаны государственные стандарты и, следовательно, создание УСОРД связано лишь с некоторой доработкой, «ужесточением» уже сформулированных в них норм и требований.

Унифицированной системой документации является рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям; Унифицированной системой организационно – распорядительной документации, пригодной для непосредственной обработки средствами вычислительной техники - комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих требованиях их обработки на ЭВМ и содержащих необходимую информацию для реализации функции организации систем и процессов управления. Состав УСОРД как по названию видов и разновидностей документов, так и по содержанию информации определяется задачами функции вообще и автоматизированной системы управления в частности. При разработке автоматизированных систем управления такое рассмотрение системы ОРД представляется правильным.

Глава I . Предпосылки унификации систем документации

Традиционно сложившаяся документация при её громадных объёмах всё меньше соответствует возрастающим потребностям управления и оказывается, в основной массе, непригодной для эффективного использования в автоматизированных системах правления (АСУ) потому, что работа с ней трудоёмка и требует привлечения высококвалифицированных специалистов для её создания, оформления и обработки, а также препятствует повышению оперативности управления народным хозяйством.

Применяемая документация имеет целый ряд недостатков:

неоправданное разнообразие форм документов;

большое количество показателей, дублирующих друг друга при одновременном отсутствии данных, необходимых для решения конкретных задач управления;

недостаточная сопоставимость данных, содержащихся в различных документах, если они относятся к разным системам документации;

несоответствие документов требованиям современной и особенно перспективной организационной и вычислительной техники;

формы и правила оформления документов слабо учитывают требования рациональных способов передачи и хранения их, недостаточно соответствует эффективным методам составления и изготовления документов.

Указанные и другие недостатки говорят о необходимости рационализации документов. В качестве методов рационализации документов эффективным оказываются унификация и стандартизация.

Унификация- это рациональное сокращение числа типов, видов и размеров изделий одинакового функционального назначения[1] . Стандартизация отличается от унификации несколькими особенностями, основными из которых являются две: при стандартизации учитываются интересы всех заинтересованных сторон, и намеченное таким образом унифицированное решение становится нормой. Кроме того, государственная стандартизация обладает рядом особенностей, важных для рационализации документов в условиях их широкого распространения. К ним, в частности относятся: единообразие требований для всех органов управления; стабильность требований, которая исключает частую перестройку форм документов или правил их оформления; регистрация изменений требований стандартов и строгий порядок оповещения об этих изменениях; надзор за соблюдением требований стандартов, осуществляемый через систему госконтрольных лабораторий Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР (Госстандарта СССР).

Унификация и стандартизация документов дают определённые преимущества при традиционных методах работы с ними. Работники управления скорее привыкают к единым формам документов, вырабатывая навыки их быстрого изготовления и обработки. Однако ещё большей оказывается эффективность унификации при применении средств механизации и автоматизации отдельных процессов изготовления документов. Например, унифицированные документы можно изготавливать по методу однократной записи,