Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
НИЖЕГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ им. Р.Е. АЛЕКСЕЕВА
Факультет «Экономики, менеджмента и инновации»
Кафедра «Экономика и предпринимательство»
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
По дисциплине «Документирование управленческой деятельности»
«Систематизация и обеспечение сохранности
документной информации»
Руководитель работы
Рябчикова Н.О.
«_22_»_февраля_2011 г.
Исполнитель: студент гр. 08 ЭКЗ_
Обрядчиков О.В.
Нижний Новгород
2011 г.
Содержание:
информации……………………………………………………………………………4
1. Определение ценности документов и документной информации………………....4
1.1. Экспертные комиссии организации…………………………………………….4
1.2. Критерии оценки информационного содержания документов……………….5
2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел………....6
2.1. Номенклатура дел организации…………………………………………….…..6
2.1.1. Оформление и ведение номенклатуры дел……………………………...7
2.1.2. Порядок завершения номенклатуры дел……………………………..….8
2.2. Общие принципы формирования дел…………………………………………..9
2.3. Группировка документов в дела………………………………………………...9
2.3.1. Группировка в дела отдельных категорий документов………………..10
2.3.2. Последовательность расположения документов в деле……………….12
2.4. Составление заголовков дел……………………………………………….…...12
2.5. Оформление обложки дела…………………………………………………..…14
3. Установление сроков хранения документов………………………………………...15
4. Обеспечение сохранности документов…………………………………………...…17
4.1. Размещение документов в хранилищах………………………………….…….17
4.2. Проверка наличия и состояния документов……………………………….…..18
4.3. Акт о выделении документов к уничтожению………………………………...19
I. Введение
Тема данной курсовой работы систематизация и обеспечение сохранности документной информации.
Под систематизацией понимается приведение в систему, т.е. к определенному порядку в расположении.
Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера – сохранены, так как информация, содержащаяся в исполненных документах необходима для дальнейшей работы организации. Именно поэтому систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации – одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления.
Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам, а также оградить их от несанкционированной утечки информации.
Работа состоит из двух частей: теоретической и практической.
Первая часть состоит из следующих разделов:
1. Определение ценности документов и документной информации, в котором рассматривается порядок создания и работы экспертной комиссии и критерии оценки важности документной информации. Этот раздел помещен первым, так как хранение информации из хаотичного становится системным только в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов.
2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел. Раздел посвящен непосредственно процессу систематизации, начиная с такого важного этапа как создание и ведение номенклатуры дел и заканчивая оформлением обложки дела.
3. Установление сроков хранения документов. Здесь рассматривается Перечень типовых управленческих документов, на основе которого проставляются сроки хранения документов.
4. Обеспечение сохранности документов. В последнем разделе описывается порядок размещения документов в хранилищах, условия их хранения, порядок проверки наличия и физического состояния документов, а также порядок составления актов об уничтожении документов, срок хранения которых истек.
Цель курсовой работы – проследить и рассмотреть путь документа от момента определения его в дело до размещения этого дела в архивном хранилище и, в случае потери ценности, уничтожения.
Тема актуальна в настоящее время в связи с тем, что без систематизированного хранения документов будет затруднена дальнейшая работа организации. Кроме того, качественно проведенная систематизация позволяет ускорить процесс поиска необходимой информации, что не мало важно на сегодняшний день, а правильно организованный процесс хранения позволит сохранить документы, имеющие историческое, научное, политическое, социальное, экономическое и культурное значение для Российской Федерации.
II. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ
ДОКУМЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИИ
1. Определение ценности документов и документной информации
Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает следующие стадии:
- документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;
- использование, включающее и учет документов в текущей деятельности граждан и организаций;
- хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного использования.
Значение и ценность документов, образующихся в процесс
Наверняка у вас есть товары или услуги, продажа которых приносит вам максимальную прибыль. Для быстрого старта в сети вам необходимо создание посадочной страницы (одностраничного сайта), на которой будет размещена информация о маржинальных товарах/услугах интернет магазина. За 8 лет опыта разработки конверсионных страниц мы выработали оптимальную структуру, которая позволит привлекать через landing page больше продаж. На такую структуру «одевается» ваш контент — фирменный стиль, тексты, фотографии, уникальные торговые предложения, после чего страница выходит в свет. Разработка лендинга и запуск в сети — до 7 рабочих дней. Стоит отметить, что в разработку самой посадочной страницы входит и написание копирайтером продающих текстов для вашего бизнеса, чтобы каждый посетитель страницы захотел совершить покупку именно у вас. Результат: качественно разработаная продающая посадочная страница, которая готова приносить вам новых клиентов.