Международный Славянский Университет
реферат по курсу
«Документационные системы управления»
на тему
«Документооборот фирм. стандарты»
выполнила __________
ФЭИОП, VI курс, с.о.
бухучет и аудит
проверил Поздняков В.Я.
Москва, 1999
План
1. Сущность документационной системы управления
2. Основные нормативно-методические документы по
делопроизводству
3. Правила оформления документов
4. Системы документации
5. Эффективность рациональной системы делопроизводства
Сущность документационной системы управления
В наше время термин «делопрои зводство» определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечи вающая документирова ни е и организацию работы с официальными документами. Наряду с терми ном « дел опроиз водство» в послед ние год ы употребляется и синонимичный ему термин « документационное обесп ечение упра вления ». Возни кновение его связано с измене нием организационно-технической основы делопроиз водства и методологических подход ов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу раб оты с документами средств вычислительно й техники и современных информац ионных технологий соз да ния, сбора , обработки , на копления, хранени я, пои ска и использования информации в управлении . Таким образом, те рмин «документационное обеспечени е управл ения» как бы подчеркивает информ ац ионно-технологическую составл яющую в совреме нной организации де лопроизводства.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание. Вся документация учреждения делится на три документопотока:
- входящие (поступающие) документы;
- исходящие (отправляемые) документы;
- внутренние документы.
Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении. Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводств. В целом она показывает загруженность всего управленческого аппарата , т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:
прием первичная обработка документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация;
контроль за исполнением;
информационно-справочная работа;
исполнение документов и отправка.
Понятие « делопроиз водство» бази руется на понятии«документирование». Под докум ентированием поним ается з апись (фиксаци я) информ ации на различных носителя х по установленным правилам . Докум ентиров ание — регламентированный процесс з апи си инфор мации на бумаге и ли ином носителе, обеспечивающий ее юридич еску ю силу. Документирование всегда осуществ ляетс я по определенным правилам, установ ленными правовы ми нормативными актами или вы работанными тради цией.
Создани е документов или документирование может осуществляться на естеств енном яз ыке или на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документирован ии на естественном языке соз даются текстовые документы — документы, соде ржащие речевую информацию, зафи ксированную любым типом письма или любой системой звукоз аписи. Текстовый документ, соз данный с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном носи теле или видеограмма документа - изображение д окумента на экране электронно-лучевой трубки.
При документировании на искусственных яз ыках создаются документы на машинных носителях — документы, соз данные с использованием носителей и способов запи си, обеспечивающих обраб отку информации электронно-вычислительной маш иной
Важное з начение при документировании имеют с редства документи рования - оруд ия, используемые человеком для создания документов. Это могут быть простые орудия (ручки, карандаши и др.), ме ханические и электромеханические (пишущие машины, магнитофоны, д иктофоны, фото кино- и видеотехника н др.); средства автоматизации - компьютерная техника. В з ависимости от используемых средств документировани я различаются способы документирования (текстовое документирование, кино фото фонодокументирование , электронное документи ровани е) и типы соз даваемых при этом документов .
При использовани и простых орудий создаются рукописные пи сьменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), и зобразительные д окуме нты (документы, содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта) и графические документы (из образительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени). При использовании фототех ники создаются фотодоку менты, при использовани и зву коз апис ывающей техники - фоно- (или звуковые) документы; п ри применении кино- или видеотехники создаются кинодокументы, с помощ ью компьютерной техники - письменные документы на бум ажном или электронном носителе, а также документы намашин ных носителях .
Документирование предполагает соблюдение установленных прав ил записи информации , специфических для кажд ого типа докуме нтов. Соблюдение этих правил при дает юридическую силу создаваем ым документам. Юридическая сила — свойство официального докум ента, сообщаемое ему действующим законодатель ством , ком петенцией издавшего его органа и установленным п орядком его оформлени я,
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой раз новидности д окументов комплексом реквизитов -обяз ательных элементов оформления документа (наиме нование автора докум ента, адресата, подпись, дата, номер документа, гри ф утверждения, печать и др.). Современные требов ания к оформлению орг анизационно-распорядительной (адм инистративной) документации зафиксированы в госуд арственном стандарте (ГОСТ Р б.3 0-97 « Унифицированные систем ы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформл ению докум ентов»). Государственным стандартом установлен не только состав реквиз итов (всего их 29), но и зоны и последовательность и раз мещения на документе. Совокупность рекв из итов документа и схе ма з начимой информации. Документы — носите ли первичной информации , именно в докуме нтах информация фиксируется впервые. Это свойс тво и позволяет отличать д окументы от других источников и нформации - кни г, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информ ацию.
Фиксац ия, отображение информации в д окументе обеспечив ает У нифициро ванные си стем ы документации
В целях сокращения количества п рименяемых в деятельности учре ждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, сниж ения трудовых, врем ен ных и м атериальных затрат на их под гот ов ку и обработку, достижения информ ационной совместимости автоматиз ированны х Баз данных в народном хоз яйстве проводятся работы по унификац ии документов и создани ю унифицированных систем документации (УСД) - совокупности вз аимоувязанных унифици рованных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности , средств и х ведения, нормативных и методических материа лов по их раз работке и применению, В осн ове создани я УСД лежит метод уни фикации -установление единообразия состава и форм управленческих докум ентов, создаваем ых при решении однотипных управленческих функц ий и з адач. Одноврем енно раз рабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспеч ивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД (см. разд ел 2.5). В на стоящее время действует восемь УСД:
унифицированная система организ ац ионно-распорядительной документации;
унифицированная система банковской документации;
унифицированная система финансовой» учетной и отчетной бухгалтерской документации бюд жетным учреж дений и организаций;
унифицированная система отчетно-статистической документации;
унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
унифицированная система документации по труд у;
унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
унифицированная систем а внешнеторговой д окументации.
Раз работка УСД веде тся соответствующими министерс твами н ведомствами, которым поручена эта работа.
Для подде рж ания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и д ополнений в контрольный массив унифицированны х форм документов по м ере необходимости.
Общеросси йские классификаторы
техни ко-экономической и соци альной и нформации
Важными средствами информационного обеспеч ения, прежд е вс его в таких областях, как экономика, статисти ка, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность, являются класси фикаторы технико-экономической и социа льной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данным в автоматизированных информацион ных системах.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные докум енты, содерж ащие си стематизированный свод наименований объе ктов, представленных как класси фи каци онные группировки , и при своенные им коды, Классификац ии и кодированию подлежат социальные и экономи ческие объекты и их свойства, информаци я о которых использ уется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах д окументов.
В настоящее врем я разработано и действует 37 общероссийских и продолжаю щих действовать общ есоюзных класси фикаторов. Совокупность классификаторов технико-экономической н социальной и нформации, а также научно-ме тодич еских и нормативно-технических д окум ентов по Ста ндартизация — это фор ма юрид ического Р аботы по унификаци и и стандартиз ации активно ве дутся и за рубеж ом. Стандартиз ацию документов в течение длитель ного времени проводят националь ные организ ац ии по стандартизации ряда стран , раз личные м еждународ ные организ ации, Национальные стандарты на документы суще ствуют в Германии, Бельгии, В еликобритании, Норве гии, Швеции, Фи нляндии, Болгарии и други х странах.
В работе по ун ификац ии документов, в частности внешнеторговых, приним ают участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК) , Международная организ ация стандартиз ации (НСО) и др. Роль и з начение унификации и стандартизации документов особенно возросл и в связи с приме нением в управлени и компью терных технологий.
Унифи кация управленческих документов предполагает: унификацию состава и форм докум ентов, применяем ых для документиров ания управленческой деятельности. Унификация состава документов организации заключается в отборе и закреплении ком плекса документов , необходимых и достаточных для решения управленческой задач. В ре зультате унификаци и состава документов исключаются формы документов, не вызванные де йствите льными потребностям и управления, и состав документов организации может быть значите льно сокращен. Унификаци я форм документов з аключается в отб оре н закреплении в унифицированных формах документов информац ионных показ ателей и реквизитов, соответствующих назнач ени ю документов, и ус тановлении единых требований к их составлению и оф ормлению.
Резул ьтаты унификации состава документов получа ют своез акрепле ни е в Табеле форм документов, а результаты унификаци и форм докуме нтов - в Альбоме форм документов, применяе мых в Деятельности организац ии.
Для автоматизации процесса документооборота, эффективного информационного обеспечения процесса управления и принятия решений целесообразно создать информационную система документооборота.
Такая система автоматизирует рутинные операции по обработке корреспонденции, а также позволяет контролировать исполнение поручений руководителя и вышестоящих организаций. Банк данных системы должен содержать информационно-поисковые образы всех документов, поступающих и/или исходящих из организации, включая официальные нормативные правовые документы.
Реализация программного обеспечения системы возможна на базе современных информационных технологий с использованием программных продуктов Staffware и Microsoft FoxPro. Система состоит из восьми рабочих мест, объединенных в локальную вычислительную сеть под управлением операционной системы UnixWare Application Server. Рабочие места пользователей представляют из себя IBM-совместимые персональные компьютеры с операционной оболочкой Microsoft Windows.
Рассмотрим подобную систему на примере функциональной структуры информационной системы документооборота Москомприроды.
Структура системы включает восемь основных функционально выделенных автоматизированных рабочих мест (АРМ), каждое из которых ориентировано на решение специфических задач, в т.ч.:
АРМ Председателя Москомприроды - предназначено для осуществления оперативного контроля за исполнением поручений руководителей Комитета, подготовки различных отчетов и справок.
АРМ администратора системы - предназначено для осуществления административного управления работой системы - рабочее место Начальника Организационного управления Москомприроды.
АРМ по приему и обработке входящей корреспонденции - предназначено для регистрации входящей корреспонденции (от юридических лиц), внесения резолюций руководства.
АРМ по контролю за движением и исполнением документов -предназначено для оперативного контроля за движением документов, текущего контроля за исполнением поручений руководства Москомприроды и подготовки административных отчетов.
АРМ по выдаче справок и обработке писем и жалоб граждан - предназначено для оперативной выдачи отчетов и справок о движении документов, а также для работы с письмами и обращениями граждан (физических лиц).
АРМ по контролю исполнения документов, представляемых в Москомприроду на экспертизу - предназначено для оперативного контроля за движением предпроектных, проектных и других видов документов, представляемых в Москомприроду на экологическую экспертизу и в отдел нормирования вредного воздействия на окружающую среду, и подготовки административных отчетов по их прохождению для руководства Москомприроды.
АРМ по обработке исходящей корреспонденции - предназначено для регистрации исходящей корреспонденции.
АРМ системного оператора - рабочее место дежурного оператора, обеспечивающего контроль функционирования системы и ее системное администрирование.
Структурная схема прохождения корреспонденции в ИСОУ приведена на рис.1
рис. 1. Функциональная структура информационной системы документооборота Москомприроды
Список используемой литературы
Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998
"Секретарское дело", спецвыпуск журнала, Тула.:1996
Самыкина И.В. "Практическое руководство для секретаря". - М.: БИНОМ, 1995
Материалы Москомприроды по созданию информационной системы документооборота (1998 г.)
Наверняка у вас есть товары или услуги, продажа которых приносит вам максимальную прибыль. Для быстрого старта в сети вам необходимо создание посадочной страницы (одностраничного сайта), на которой будет размещена информация о маржинальных товарах/услугах интернет магазина. За 8 лет опыта разработки конверсионных страниц мы выработали оптимальную структуру, которая позволит привлекать через landing page больше продаж. На такую структуру «одевается» ваш контент — фирменный стиль, тексты, фотографии, уникальные торговые предложения, после чего страница выходит в свет. Разработка лендинга и запуск в сети — до 7 рабочих дней. Стоит отметить, что в разработку самой посадочной страницы входит и написание копирайтером продающих текстов для вашего бизнеса, чтобы каждый посетитель страницы захотел совершить покупку именно у вас. Результат: качественно разработаная продающая посадочная страница, которая готова приносить вам новых клиентов.