Создание и использование музейных информационных ресурсов

Е.Л.Кощеева

Статья написана автором на основе личного десятилетнего опыта разработки и внедрения комплексной автоматизированной музейной системы и не претендует на всеобъемлющий охват проблемы.

Автоматизированные информационные системы в музеях

Автоматизированные информационные системы (АИС) впервые начали появляться в Российских музеях в конце 1980-х годов. В наши дни большинство музеев или уже используют такие системы, или стремятся к их приобретению. Теперь уже и не вспомнить, какие именно первоочередные цели ставили перед собой музеи-пионеры, первыми решившиеся на внедрение у себя новых технологий. Сегодня главными побудительными мотивами к приобретению АИС являются, с одной стороны, положительный опыт коллег, давно и успешно идущих по этому пути, а с другой, все более широкое проникновение компьютерных технологий в различные сферы человеческой деятельности. Если раньше в гуманитарной среде мы сталкивались с настороженным отношением к компьютеризации как к таковой, то теперь скорее наблюдаем обратный эффект излишне завышенных ожиданий по отношению к автоматизированным системам, которые "как бы" могут сделать все и сразу.

Внедрение автоматизированной информационной системы в музее влечет за собой изменения технологии работы с его коллекцией. Эта новая технология, в свою очередь, меняет свое качество по мере перевода информационных ресурсов музея с традиционных носителей, которыми являются различные бумажные картотеки и книги, а так же "головы" сотрудников музея, в электронный вид - базу данных. Существуют определенные правила, только при условии выполнения которых, автоматизированные информационные системы могут успешно функционировать в музеях.

АИС обязательно должна быть ориентирована на сиюминутные потребности сотрудников музея. Нет ничего более убийственного для ее внедрения, чем бодрое напутствие: "Как только вы введете все свои двести тысяч описаний музейных предметов, так сразу начнется новая жизнь". Легко представить себе энтузиазм гипотетического хранителя краеведческого музея, под чьей материально-ответственной опекой находятся тысяч тридцать этих самых предметов.

Наиболее органично автоматизированные системы вписываются в процесс оформления учетной документации. При этом не происходит переложение один к одному "ручной" технологии на "компьютерную", а возникает новая технология автоматизированного учета музейных экспонатов. В процессе постоянного документооборота порождаются описания музейных предметов, которые и ложатся в основу базы данных, современного информационного ресурса музея.

В Российском Этнографическом музее с целью проведения сверки коллекции за два с половиной года на трех компьютерах было введено более пятисот тысяч описаний предметов, пусть и не очень подробных. Это пример не только быстрого пополнения информационных ресурсов музея, но и новой технологии работы с коллекцией музея - в данном случае технологии проведения сверки.

Кроме задач отдела учета АИС должна быть конкретно ориентирована на все группы сотрудников музея, так или иначе имеющих дело с описаниями музейных предметов: хранителей, реставраторов, экспозиционеров и т.д. Все они в процессе своей повседневной работы порождают различные формы музейных документов: научные паспорта, топографические и экспозиционные описи, каталоги, разнообразные списки и т.д.

Главным конкурентом любой автоматизированной системы является не аналогичная система, а текстовый редактор "Word". Любую разовую работу удобнее и быстрее выполнить, пользуясь современным текстовым редактором. Из этого постулата следуют очень жесткие требования, налагаемые на автоматизированную систему, с одной стороны, к удобству и традиционности интерфейса ввода информации, а с другой стороны, к многообразию форм вывода. С того момента, когда к сотруднику музея приходит осознание превосходства автоматизированной информационной системы перед текстовым редактором исчезает внутреннее отторжение систематического ввода описаний предметов, которые обязательно когда-нибудь пригодятся.

По мере роста информационных ресурсов музея (числа описаний предметов в базе данных) расширяется сфера использования информационной системы. С достижением некоего критического объема (некоторые наши пользователи оценивают его в 70% от фактического размера коллекции) качественно эффективнее начинает работать функция обработки запросов - поиск по базе данных. Когда упоминается тот или иной процент, следует иметь в виду, что критичен он не только по отношению ко всей коллекции в целом, но и к отдельно взятым фондам, размеры которых могут различаться на порядки. Фонд мебели, как правило, гораздо скромнее по числу единиц хранения фонда археологии, иначе большинство музейных коллекций не помещалось бы в отведенные им здания. Отсюда следует, что первые временные отметки изменения качества поиска наступают гораздо раньше, чем в базе данных появляется значительная часть информации обо всей коллекции музея.

Возможности поиска по базе данных, обработка запросов - это как раз то принципиально новое, что могут дать только современные информационные технологии. Представим себе, что в наш гипотетический краеведческий музей пришел некий гражданин, который интересуется конкретной темой, например, церковью, от которой давно и следа не осталось. Этот гражданин хочет написать статью, прочесть лекцию, организовать выставку. В былые, докомп