Розрахунок підсумків

Розділ 7. Розрахунок підсумків.

Більшість вихідних документів “1С:Бухгалтерії-Проф.” містить підсумки по рахунках, субрахунках або об”єктах аналітичного обліку: залишки, обороти або інші величини, що підраховуються на їх основі. Тому перед формуванням багатьох документів програма повинна виконати підрахунок підсумків. Зведені проводки, Журнальний ордер, Шахматка, Оборотно-сальдова відомість і Оборотно-сальдова відомість по субконто можуть виводитися без попереднього підрахунку підсумків, але в цьому випадку підсумки в них будуть старими.

Запит розрахунку підсумків використовується також для переходу до наступного робочого кварталу (див. розд.7.5).

7.1. Ручний та автоматичний підрахунок підсумків.

Розрахунок підсумків може здійснюватися в двох режимах:

- розрахунок після вводу кожної проводки - при цьому після вводу, знищення або коректування будь-якої проводки, програма автоматично коректує підсумки по рахунках та об”єктах аналітичного обліку для біжучого кварталу, а також для наступних кварталів, якщо для них здійснювався підрахунок підсумків;

- розрахунок по запиту - в цьому режимі розрахунок підсумків проводиться тільки при звертанні до вихідних документів, які включають підсумки ( оборотно-сальдова відомість, шахматка і т.д.), а також на запит користувача ( режим “Розрахунок підсумків” розділу “Звітність” головного меню).

Для включення режиму розрахунку підсумків після вводу кожної проводки слід в запиті “Параметри”

(він виводиться, наприклад, при натисненні Alt F 10 при перегляді журналу операцій, або вибором пункту “Встановлення параметрів” групи “Сервіс” головного меню) встановити параметр “Перерахунок підсумків при зміні операцій” . Якщо цей параметр встановлено, зліва від відповідного напису виводиться “Х”.

Якщо задано режим автоматичного перерахунку підсумків, то після кожної проводки програма коректує підсумки. Цей процес займає дуже мало часу і практично непомітний для користувача. В цьому випадку при звертанні до підсумкових даних не виконується їх перерахунок - підсумки завжди знаходяться в актуальному стані.

Якщо у Вас повільний комп”ютер, то коректування підсумків може помітно сповільнити введення проводок. В цьому випадку, коли Ви збираєтеся вводити підряд велику кількість проводок і Вас не цікавлять підсумки, має зміст відключення автоматичного коректування підсумків.

7.2. Основний та тимчасовий розрахунок.

Програма має два способи розрахунку підсумків: основний та тимчасовий.

Після того, як виконано основний розрахунок, можна формувати вихідні документи за будь-який квартал і будь-який місяць до кінця останнього розрахованого кварталу.

Тимчасовий розрахунок можна виконати за будь-який період. Перед розрахунком слід встановити початкову і кінцеву дати розрахунку. Підсумки тимчасового розрахунку дійсні до слідуючого тимчасового розрахунку, або до переключення в режим основного розрахунку.

7.3. Виконання основного розрахунку.

Встановлення періоду основного розрахунку і розрахунок підсумків проводиться з допомогою пункту “Розрахунок підсумків” розділу “Звітність” головного меню. При виборі даного пункту на екран виводиться запит. Якщо підсумки вже розраховані, то в нижній частині запиту повідомляється, за який період виводяться підсумкові документи. В правому верхньому куті запиту виводиться квартал, в якому знаходиться робочий період (період основного розрахунку).

Основний розрахунок виконується слідуючим чином:

1. Якщо Ви хочете встановити новий робочий період, виділіть курсором поле з робочим періодом, натисніть Enter і введіть нові значення номеру кварталу і року. Після цього вкажіть, за який період повинні виводитися підсумки: за весь квартал чи за один з його місяців. Встановіть курсор зліва від напису “Квартал” або зліва від назви потрібного місяця і натисніть Enter .

2. Якщо Ви хочете виконати при перерахунку підсумків перерахунок документів, введених в режимі “документи і розрахунки” (таких як переоцінка валюти, розрахунок податків), включіть режим “При перерахунку виконувати перерахунок документів”. Якщо перерахунок документів не потрібний, даний режим можна виключити. Перераховуватися при розрахунку підсумків будуть тільки ті документи, у яких в списку документів в графі “А.П.” включено ознаку автоматичного перерахунку (стоїть знак “+”).

3. Виділіть курсором напис “Виконати основний розрахунок за робочий квартал” і натисніть Enter .

Програма виконає розрахунок і повернеться в головне меню. При помилковому заданні періоду програма виведе повідомлення (наприклад, “Не розраховано минулий період”). Якщо розрахунок за вибраний квартал вже виконаний, програма виведе повідомлення:

Итоги уже рассчитаны! Пересчитать - Enter ! Отказ - Esc .

Зауваження.

1. Якщо Ви працюєте без автоматичного перерахунку підсумків, то після виправлення даних в попередньому періоді необхідно буде виконати перерахунок підсумків або закриття періоду для всіх періодів аж до біжучого. При включеному автоматичному перерахунку підсумків в цьому немає необхідності - при коректуванні проводок програма сама виправить підсумки у всіх кварталах, аж до останнього розрахованого кварталу.