Розробки найпростіших БД

Мета: Отримати навики розробки найпростіших БД в середовищі Access
1 Теоретичні відомості
Основні прийоми роботи з БД в Access розглянемо на прикладі побудови БД «Телефонний довідник», у вигляді звичайного списку телефонів з вказівкою для кожного телефону номера, імені абонента, його адреси і його категорії (друзі, родичі, майстерні, магазини і т.д.).
1.1 Початок роботи з Microsoft Access–
Запустіть Microsoft Access. Найнадійніший спосіб - через меню кнопки "Пуск" (див. рис. ). Проте, якщо ваш комп'ютер настроєний відповідним чином, зробити це можна і через ярлик, розташований на робочому столі.
Рис. 1. Запуск MS Access через головне меню–
Вкажіть в діалоговому вікні, що відкрилося, що ви хочете створити нову базу даних (див. рис. ). Якщо подібне діалогове вікно вам запропоновано не було, то викличте його, давши команду меню "Файл > Створити"
Рис. 2. Створення нової бази даних
Вам буде запропоновано задати ім'я файлу створюваної бази даних (виберіть свій каталог і вкажіть ім'я файлу, наприклад, telephone).
Зверніть увагу, що в MS Access, ім'я файлу задається ДО створення нової бази, а не Після того, як вся робота виконана і залишається тільки зберегти результат (як, наприклад, в MS Word або Excel). Зроблено це з міркувань забезпечення збереження даних. Всі зміни, що вносяться до бази даних, відразу ж відображаються і в її файлах (а тому програмі із самого початку треба знати їх імена). Таким чином, зводиться до мінімуму ризик втрати важливих даних навіть при непередбачених збоях (наприклад таких, як відключення електроживлення).–
Перед вами відкриється вікно "База даних" (див. рис. ). Це вікно є початковим елементом управління Microsoft Access.
Рис. 3. Вікно "База даних"
На лівій панелі вікна "База даних" зосереджені елементи управління для виклику всіх типів об'єктів Access (таблиці, запити, форми і т.д.). На правій - елементи управління для створення нових об'єктів. Сюди ж додаються і створювані об'єкти. Вікно має панель інструментів для здійснення основних операцій з об'єктами (відкриття, редагування, видалення і т.п.).
1. 2. Створення таблиць бази даних–
Запустіть конструктор створення таблиць, натиснувши по відповідному елементу управління або натиснувши кнопку "Конструктор" на панелі інструментів. Перед вами відкриється вікно проектування структури таблиці (див. рис. ).
Рис. 4. Вікно проектування структури таблиці
У верхній частині вікна знаходиться створюваний або існуючий макет таблиці, який є списком полів з вказівкою імені поля, типу даних і опису (необов'язковий параметр).
У стовпці "Ім'я поля" набирається довільне ім'я поля, а в наступному стовпці ("Тип даних") вказується тип для цього поля. Тип даних можна вибрати із списку, що розкривається.
Зверніть увагу, що кнопка списку, що розкривається, з типами даних є прихованим елементом управління. Вона з'являється як тільки після вибору відповідного поля бланка. Треба мати на увазі, що в Microsoft Access дуже багато таких прихованих елементів, які не відображаються, поки не почати ввід даних. При вивченні програми рекомендується спеціально "переглядати" порожні поля бланків у пошуках прихованих елементів.
У нижній частині вікна задаються індивідуальні властивості для кожного поля. Набори властивостей можуть розрізнятися, їх склад визначається вказаним типом даних поля. При необхідності ви можете змінювати значення властивостей (в рамках допустимого для вибраного типу даних).–
Задайте структуру основної таблиці проектованої нами бази даних. Вважатимемо, що всі дані в нашій базі - текстові. Задайте імена полів, їх описи і довжини, згідно приведеної нижче таблиці:
Ім'я поля | Опис | Довжина
Номер | Номер телефону | 12
Ім'я | Ім'я абонента | 25
Адреса | Адреса абонента | 40
Код_категории | Категорія абонента | 2–
Вкажіть наявність ключового поля (у нашому прикладі поле "Номер"). Це можна зробити через контекстне меню (натиснувши правою кнопкою миші на рядку відповідного поля і вибравши пункт "Ключове поле" меню), давши команду меню "Правка > Ключове поле" або натиснувши на кнопку панелі інструментів Microsoft Access.
Про те, що поле задане ключовим, свідчить значок ключа поряд з ім'ям поля у вікні проектування структури таблиці (див. рис. ).
Ключове поле (первинний ключ) – це одне або декілька полий, значення яких однозначно визначають кожен запис в таблиці. Значення в ключових полях не повинні повторюватися. Ключові поля використовуються для встановлення зв'язків між таблицями (про це далі).–
Збережіть в поточній базі даних створену таблицю. Зробити це можна за допомогою команди меню "Файл > Зберегти" або за допомогою кнопки панелі інструментів Microsoft Access. Вкажіть ім'я таблиці, що зберігається: "ТЕЛЕФОНИ".
Закрийте вікно проектування структури таблиці і зверніть увагу на те, що у вікні "База даних" з'явився новий елемент – тільки що створена таблиця "ТЕЛЕФОНИ". Зверніть також увагу, що створена таблиця була збережена не у вигляді окремого файлу на диску, а в структурі бази даних.–
Категорію абонента в створеній таблиці ми позначили кодом. Це було зроблено з розрахунком, що в структурі бази даних буде ще одна таблиця з розшифровками кодів (словник категорій). Такий підхід має ряд переваг, до яких можна віднести, наприклад, спрощення (автоматизацію) вводу даних про абонентів, гнучке управління списком категорій, виключення помилок в позначенні категорій, економію ресурсів пам'яті комп'ютера і ін.
Створіть за допомогою конструктора нову таблицю – словник категорій. Нехай всі поля в ній будуть текстовими. Їх імена, описи і довжини приведені в таблиці:
Ім'я поля | Опис | Довжина
Код | Код_категорії | 2
Найменування | Найменування категорії | 12
Обов'язково задайте ключове поле – "Код". Збережіть таблицю під ім'ям "КАТЕГОРІЇ"
1.3 Налаштування зв'язків між таблицями–
У структурі нашої бази даних вже є дві таблиці. Проте, вони поки існують незалежно і наша мета зробити так, щоб в таблиці "ТЕЛЕФОНИ" замість кодів категорій абонентів підставлялися їх повні найменування з таблиці "КАТЕГОРІЇ". Для цього необхідно набудувати підстановлювальні параметри поля "Код_категорії", а також задати параметри зв'язків між таблицями. –
Відкрийте таблицю "ТЕЛЕФОНИ" в режимі конструктора, перейдіть до типу даних поля "Код_категорії" і із списку, що розкривається, виберіть "Майстер підстановок". Перед вами відкриється діалогове вікно, де вам буде запропонований ряд питань про параметри підстановлювального поля, що настроюється (див. рис. ).
Рис. 5. Діалогове вікно майстра підстановок
Вкажіть наступні параметри (на кожному кроці натискайте кнопку "Далі"):
Об'єкт "стовпець підстановки" використовуватиме значення з таблиці або запиту
Значення вибиратимуться з таблиці "КАТЕГОРІЇ"
У стовпець підстановки включіть поле "Найменування" (треба виділити це поле і кнопкою перемістити його з вікна доступних полів у вікно вибраних полів)
Залишити запропоновані параметри ширини стовпців
Залишити підпис "Код_категорії" для підстановлювального стовпця
Після натиснення кнопки "Готово" вам буде видано попередження про необхідність зберегти таблицю.
Всі параметри, які були задані в процесі роботи з майстром підстановок, доступні на вкладці "Підстановка" вікна проектування структури таблиці. Відкрийте цю вкладку і подивіться, які параметри і відповідні ним значення були задані. Подивитеся на вміст цієї вкладки для інших полів. Якщо з яких-небудь причин вам треба з підстановлювального поля зробити "звичайне", то на вкладці "Підстановка" вкажіть "Тип елементу управління" – "Поле".
Закрийте вікно проектування таблиці "ТЕЛЕФОНИ".–
Налаштуємо параметри зв'язку між таблицями. Зв'язок вже був створений (в процесі настройки підстановлювального поля), але для забезпечення цілісності даних потрібно його додаткова налаштувати.
Відкрийте вікно "Схема даних" (див. рис. ). Для цього треба натиснути кнопку на панелі інструментів Microsoft Access або вибрати пункт меню "Сервіс > Схема даних".
Рис. 6. Вікно "Схема даних". Показано також вікно додавання таблиць.
При першому зверненні до вікна "Схема даних" вам відразу буде запропоновано і вікно додавання нових таблиць (показано на рис. ). Надалі це вікно можна буде викликати через контекстне меню вікна схеми даних, пункт меню "Зв'язок > Додати таблицю" або кнопку панелі інструментів.
Додайте в схему даних таблиці "ТЕЛЕФОНИ" і "КАТЕГОРІЇ". Закрийте вікно додавання таблиць.
У вікні "Схема даних" відображаються віконця із списками полів вибраних таблиць. Зв'язки між полями відображаються у вигляді ліній. При необхідності, тут же можна і створювати нові зв'язки між полями. Це робиться перетягуванням мишею імені одного поля на ім'я іншого поля. Між даними полями встановлюється зв'язок і відразу ж пропонується налаштувати його параметри. Видалити зв'язок можна виділивши його мишею і натиснувши клавішу DEL на клавіатурі (або давши команду меню "Правка > Видалити"). Таким же чином видаляються і зайві таблиці з вікна схеми даних.–
Відкрийте вікно "Зміна зв'язків" для зв'язку, що налаштовується (див. рис. ). Це можна зробити через контекстне меню лінії зв'язку або виділивши лінію зв'язку клацанням миші і давши команду меню "Зв'язок > Змінити зв'язок".
Рис. 7. Вікно "Зміна зв'язків"
Встановіть прапорець "Забезпечення цілісності даних". Можна також погодитися на каскадне оновлення і видалення зв'язаних полів, проте для нашої бази даних це не є необхідним. Дайте підтвердження на зміну зв'язків (натисніть кнопку "ОК").
Включення прапорця "Забезпечення цілісності даних" дозволяє захиститися від випадків видалення записів з однієї таблиці, при яких пов'язані з ними дані інших полів опиняться без зв'язку. Щоб умова цілісності могла існувати, поле основної таблиці повинне обов'язково бути ключовим, і обидва поля повинні мати однаковий тип. Прапорці "каскадне оновлення зв'язаних полів" і "каскадне видалення зв'язаних полів" забезпечують одночасне оновлення або видалення даних у всіх підлеглих таблицях при їх зміні в головній таблиці.
Звернете також увагу, що кінці лінії зв'язку у вікні схеми даних після включення прапорця забезпечення цілісності даних помічені знаками "1" і "нескінченність". Це означає, що як значення поля із зв'язаної таблиці можуть виступати тільки значення з відповідного поля основної таблиці і кожне значення з поля основної таблиці може багато раз зустрічатися в полі зв'язаної таблиці (зв'язок "один до багатьох").–
Збережіть макет схеми даних, давши команду меню "Файл > Зберегти" або натиснувши кнопку на панелі інструментів. Закрийте вікно "Схема даних".
1.4 Заповнення бази даних інформацією–
Вся дії, які ми до даного моменту проводили з базою даних, були направлені на створення її структури. Це етап проектування бази даних, при якому з базою даних працює її розробник. Після того, як структура бази даних задана і наступає момент заповнення бази даних інформацією, починається етап експлуатації бази даних. В рамках цього етапу з базою даних працює користувач.
Заповнення нашої бази даних почнемо з таблиці "КАТЕГОРІЇ", оскільки дані цієї таблиці надалі використовуватимуться при заповненні таблиці "ТЕЛЕФОНИ".–
Відкрийте таблицю "КАТЕГОРІЇ". Це можна зробити, двічі клацнувши мишею по значку таблиці у вікні "База даних" або виділивши цей значок і натиснувши на кнопку "Відкрити" вказаного вікна. Мишею задайте розміри вікна таблиці, а також розміри окремих полів. Заповните таблицю таким чином:
Рис. 8. Вікно таблиці "КАТЕГОРІЇ"
Після заповнення таблиці даними - закрийте її. Вам буде запропоновано питання про збереження макету таблиці. Зверніть увагу, що йдеться про збереження макету (тобто таких параметрів, як ширина стовпців і т.п.), а не введених даних. Дані, що вводяться, записуються відразу ж після завершення заповнення всіх полів запису (при переході до заповнення полів нового запису). Якщо макет таблиці в процесі роботи не змінювався, то ніяких додаткових питань не пропонується.–
Відкрийте таблицю "ТЕЛЕФОНИ", заповніть її приведеними нижче даними:
Номер | Ім'я | Адреса | Категорія
45-14-15 | Петро Іванович | Вулиця Велика, 1 | Родичі
31-98-16 | Дядько Коловши | Провулок Маленький, 15 | Родичі
18-42-51 | Марина | Центральний Проспект, 21 | Друзі
23-15-48 | Ремонт телевізорів | Провулок Майстрів, 5 | Майстерні
92-15-30 | Квітковий магазин | Вулиця Фіалкова, 28 | Магазини
77-12-53 | Андрій | Алея Зірок, 4 | Друзі
51-12-43 | Тітка Світлана | Вулиця Рідна, 8 | Родичі–
Як бачите, заповнення поля з категоріями проводиться шляхом вибору відповідних значень із списку. Причому треба мати на увазі, що в таблиці насправді зберігаються двосимвольні коди категорій, а не їх повні розшифровки. Ви можете "виправити" і заголовок поля з категоріями ("Код_категорії"), вказавши у властивостях відповідного поля більш відповідний Підпис.
Зверніть увагу, що дані в таблицях зберігаються в неврегульованому вигляді. Нові записи завжди додаються в кінець таблиці (порожній рядок, помічений зірочкою). Можливостей додавання записів між існуючими записами не передбачено.
Видалити запис можна, виділивши відповідний рядок таблиці і викликавши контекстне меню, або через пункт меню "Правка > Видалити запис" або кнопку панелі інструментів. Слід мати на увазі, що після видалення запису фізично не видаляються з файлів бази даних, а лише позначаються як видалені і в процесі роботи з базою не враховуються. Фізичне видалення відбувається лише після виконання команди меню "Сервіс > Службові програми > Стиснути і відновити базу даних".
2 Порядок виконання завдання–
По кроково виконайте побудову бази “Телефонний довідник” на основі наведеної інструкції;–
На основі отриманих навичок спроектуйте власну базу даних, згідно варіантів завдань наведених нижче. Номер варіанта завдання відповідає номеру студента в списку групи;–
Створіть необхідні таблиці БД на основі аналізу наочної області та заданого мінімального список характеристик;–
Представте БД у вигляді схеми даних та встановіть необхідні зв’язки між таблицями;–
Заповніть створені таблиці власними даними (мінімально 20 записів в головній таблиці);–
Сформуйте згідно вимог звіт по виконананому індивідуальному завданні.
3 Варіанти завдань
Варіант 1
Наочна область ІС: Бібліотека – облік видачі книг
Мінімальний список характеристик:–
про книгу: автор книги, назва, рік видання, ціна, коротка анотація; –
про читача: номер читацького квитка, ПІБ, адреса і телефон читача,
Варіант 2
Наочна область ІС: Університет – структура університету
Мінімальний список характеристик: –
про факультет: Назва факультету, шифр (абревіатура), декан–
про кафедру: назва, шифр, зав. кафедри –
про працівників: ПІБ, посада, вчене звання, вчена ступінь, адреса
Варіант 3
Наочна область: Кафедра – облік предметів
Мінімальний список характеристик:–
про викладача: ПІБ, посада, вчене звання, вчена ступінь, адреса–
про предмет: назва, семестр, загальна кількість годин, кількість аудиторних годин, тип контролю предмету, курсова робота (проект)–
про аудиторію: номер, тип аудиторії, кількість місць
Варіант 4
Наочна область ІС: Деканат – облік успішності
Мінімальний список характеристик: –
про студента: ПІБ, група, адреса, успішність–
про групи: шифр, спеціальність, староста–
про предмет: назва предмету, тип контролю
Варіант 5
Наочна область: Відділ кадрів – ведення табеля
Мінімальний список характеристик:–
про підрозділи: назва, керівник–
про працівника: табельний номер, ПІБ, дата прийняття на роботу, адреса
Варіант 6
Наочна область ІС: Оптова база – обік видачі товару
Мінімальний список характеристик:
– про товар: назва товару, вартість одиниці товару, опис товару; –
про клієнта: ПІБ, адреса, розрахунковий рахунок, № свідоцтва
Варіант 7
Наочна область ІС: Склад – облік товару
Мінімальний список характеристик: –
про комплектуючі: назва, фірма-виробник, призначення; –
про виробника: назва, адреса і телефон
Варіант 8
Наочна область ІС: Авторемонтна майстерня – облік ремонтів
Мінімальний список характеристик: –
про власника: номер прав водіїв, ПІБ, адреса і телефон; –
про автомобіль: номер, марка, колір автомобіля; тип і потужність двигуна–
про механіка: ПІБ, телефон, кваліфікація механіка;
Варіант 9
Наочна область ІС: Договірна діяльність організації – облік робіт виконаних за договорами.
Мінімальний список характеристик: –
про договір: шифр договору, найменування організації, терміни виконання, сума договору, вид договору; –
про виконавців: номер, ПІБ, адреса, телефон, посада;
Варіант 10
Наочна область ІС: Поліклініка – облік прийому хворих (діагнози)
Мінімальний список характеристик: –
про пацієнта: номер карточки, ПІБ, дата народження пацієнта, місце роботи, група; –
ПІБ, посада і спеціалізація лікуючого лікаря
Варіант 11
Наочна область ІС: ЖЕД – облік оплати квартплати
Мінімальний список характеристик: –
про житло: номер квартири, загальна площа, корисна площа, кількість кімнат, номер будинку –
про квартиронаймача: ПІБ, дата прописки, кількість членів сім'ї, кількість дітей в сім'ї, чи є заборгованість по квартплаті
Варіант 12
Наочна область ІС: Аеропорт – облік квитків
Мінімальний список характеристик: –
про літак: номер і марка літака, кількість місць, тип літака –
про пасажира: ПІБ, паспортні дані–
про рейс: номер, пункти відправлення, призначення, проміжні
4. Зміст звіту–
титульний аркуш, що включає назву роботи та відомості про виконавця
схема даних БД
список таблиць БД, з вказаними типами полів
приклади запитів для виводу інформації на екран
приклади форм для введення інформації в БД
звіт про БД
висновок про роботу

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать