Створення і друк звітів

Мета заняття: Освоїти основні прийоми створення та редагування звітів
1 Основні теоретичні відомості
Одним з основних завдань створення і використання баз даних є надання користувачам необхідної інформації на основі існуючих даних. У Access 2000 для цих цілей призначені форми і звіти. Звіти дозволяють вибрати з бази даних потрібну користувачем інформацію і оформити її у вигляді документів, які можна переглянути і надрукувати. Джерелом даних для звіту може бути таблиця або запит. Окрім даних, отриманих з таблиць, в звіті можуть відображатися обчислені за початковими даними значення, наприклад, підсумкові суми.
Звіти і форми Access мають багато загального. Проте, на відміну від форм, звіти не призначені для введення і правки даних в таблицях. Вони дозволяють лише переглядати і друкувати дані. У звіті неможливо змінити початкові дані за допомогою елементів управління, як це можна зробити за допомогою форм. Хоча в звітах можна використовувати такі ж елементи управління для вказівки стану перемикачів, прапорців і списків.
Звіт, як і форма, може бути створений за допомогою Майстра. Розділи звіту подібні до розділів форми і включають заголовок і примітки звіту, область даних, а також верхній і нижній колонтитули. У примітках звіту часто поміщають поля з підсумковими значеннями. Елементи управління можуть бути додані в звіт за допомогою панелі інструментів Панель елементів (Toolbox), ідентичною тій, що використовується в режимі Конструктора форм. Форматування і угрупування елементів управління в звіті виконується аналогічно форматуванню і угрупуванню елементів управління у формі. Форми можуть містити підлеглі форми, а звіти — підлеглі звіти.
1.1 Автоматичне створення звіту на основі таблиці або запиту
В Access існує декілька способів створення звітів. Найбільш простим з них є використання засобів автоматичного створення звіту (авто звіт у стовпець або стрічковий).
Щоб створити автозвіт:
1. На панелі об'єктів вікна База даних (Database) клацніть по ярлику Звіти (Reports) і натисніть кнопку Створити (New). З'явиться діалогове вікно Новий звіт (New Report).
2. У списку діалогового вікна Новий звіт (New Report) слід вибрати формат автозвіту.
3 В полі із списком Новий звіт (New Report) слід вибрати джерело даних для звіту.
В результаті Access автоматично створить звіт на основі вибраного джерела даних, використовуючи вибраний. Автозвіт, створений з використанням будь-якого з цих форматів, включатиме всі поля і записи, наявні у вибраному джерелі даних.
Щоб зберегти звіт виберіть команду Файл, Зберегти (File, Save).
1.2 Створення звіту за допомогою Майстра звітів
Майстер дозволяє створювати звіти, що містять поля з однієї або більше за таблиць або запитів.
Щоб створити простій звіт:
1. На панелі об'єктів вікна бази даних клацніть по ярлику Звіти (Reports) і натисніть кнопку Створити (New). З'явиться діалогове вікно Новий звіт (New Report).
2. У списку діалогового вікна Новий звіт (New Report) виділите елемент Майстер звітів (Report Wizard).
3. У полі із списком Новий звіт (New Report) слід вибрати джерело даних та перейти за посиланням Далі.
4. За допомогою кнопки > по черзі перемістіть вибрані поля із списку Доступні поля (Available Fields) в список Вибрані поля (Selected Fields). Якщо звіт повинен включати дані з декількох таблиць, то необхідно повторити крок 3.
5. Вибираємо формат представлення даних. Натиснувши кнопку Вивести додаткові відомості (Show Me More Information) можна переглянути та вибрати різні способи групування даних, які Майстер звітів може автоматично застосувати до створюваного звіту.
6. Access дозволяє сортувати записи в межах групи по значенню довільного поля, при цьому сортування проводиться не більше ніж по чотирьох полях.
7. На завершення можна вибрати один з шести стилів макету звіту або створити свій власний для використання Майстром звітів.
1.3 Перетворення звітів
Звіти Access можна експортувати у формати документів інших додатків. Наприклад, звіт може бути перетворений в текстовий документ, документ Microsoft Excel, документ Microsoft Word формату RTF або в новий формат знімків звітів (snapshot). Після експорту із звітом можна працювати засобами відповідного додатку.
Перетворення звіту у формат документа Word
Access дозволяє перетворити створений звіт в документ Microsoft Word формату RTF. Щоб виконати таке перетворення:
1. Відкрийте звіт в будь-якому режимі.
2. Виберіть команду Сервіс, Зв'язки з Office, Публікація в MS Word (Tools, Links, Office Links, Publish It with MS Word).
В результаті в поточному каталозі буде створено файл формату RTF.
Перетворення звіту в Web-сторінки
Дляч перетворення звіту в Web-сторінку:
1. Клацніть правою кнопкою миші по потрібному звіту і в контекстному меню, що з'явилося, виберіть команду Експорт (Export).
2. У діалоговому вікні Експорт об'єкту розкрийте список Типи (Save as Type) і виберіть елемент Документи HTML (HTML Documents).
3. У полі Ім'я файлу (File Name) вкажіть назва документа HTML.
Access запропонує вибрати шаблон документа HTML, який потрібно використовувати при перетворенні звіту. Щоб вибрати потрібний шаблон, в діалоговому вікні, що з'явилося, натисніть кнопку Огляд (Browse).
Звіт у форматі HTML буде збережено в поточному каталозі.
1.4 Режими роботи із звітами
Робота із звітами може відбуватися в трьох режимах: у режимі перегляду зразка Зразок (Layout Preview), в режимі попереднього перегляду Попередній перегляд (Print Preview) і в режимі Конструктора Конструктор (Design View). Вибрати режим роботи можна або за допомогою кнопки Вигляд (View) панелі інструментів Конструктор звітів (Report Design), або за допомогою відповідної команди меню Вигляд (View)
Звіт, відкритий в режимі попереднього перегляду Попередній перегляд (Print Preview), можна переглянути в збільшеному або зменшеному масштабі, з використанням однієї або декількох сторінок, а також надрукувати, заздалегідь визначивши параметри сторінки. За умовчанням з вікна бази даних звіт відкривається саме в цьому режимі.
Режим перегляду зразка Зразок (Layout Preview) є зручним засобом перевірки макету створюваного звіту. У цьому режимі у вікно перегляду виводяться тільки ті дані, які необхідні для заповнення кожного з елементів макету звіту.
У режимі Конструктора можна розробляти звіти, модифікувати їх структуру, змінювати зовнішній вигляд, додавати і видаляти поля.
1.5 Зміна властивостей звіту і його елементів
Елементами звіту є розділи звіту і додані в них елементи управління. Звіт і кожен його елемент володіють цілим рядом властивостей, які визначають їх зовнішній вигляд, поведінку і дані, які вони відображають. Ці властивості доступні для зміни у вікні властивостей елементу. Щоб відобразити вікно властивостей звіту або його елементу:
1. Відкрийте звіт в режимі Конструктора. Для цього у вікні База даних (Database) клацніть по ярлику Звіти (Reports) і виділіть звіт в списку звітів бази даних, потім натисніть кнопку Конструктор (Design).
2. Виділіть звіт або його елемент і натисніть кнопку Властивості (Properties) на панелі інструментів Конструктор звітів (Report Design).
Вікно властивостей якого-небудь елементу звіту або самого звіту містить п'ять вкладок, кожна з яких об'єднує однотипні групи параметрів. На останній вкладці представлені всі властивості елементу або звіту.
На вкладці Макет (Format) вікна властивостей звіту або його елементу згруповані властивості, що керують зовнішнім виглядом звіту або його елементу.
Вкладка Дані (Source) дозволяє вказати джерело даних для звіту або виділеного елементу управління, а також налаштувати їх використання.
За допомогою вкладки Події (Event) вікна властивостей звіту або його розділу можна визначити дії, що виконуються, коли відбуваються певні події, наприклад, відкриття або закриття звіту, його активація або виникнення помилок.
На вкладці Інші (Other) зібрані властивості, які не можна віднести ні до однієї з перерахованих груп властивостей.
На вкладці Всі (Аll) зібрано всі властивості звіту або його елементу, розміщені на чотирьох основних вкладках вікна властивостей.
Значення властивостей встановлюються або за допомогою текстових полів, або за допомогою списків, що розкриваються.
Окрім ручної настройки властивостей звіту і його елементів, Access дозволяє використовувати автоформат для швидкої зміни параметрів оформлення всіх елементів звіту.
1.6 Структура звіту
Розглянемо тепер основні розділи звіту і їх призначення. Розділи (sections) звіту включають заголовок звіту, примітка звіту, область даних звіту, а також верхній і нижній колонтитули сторінок звіту. Заголовок і примітка звіту, верхній і нижній колонтитули сторінки не є обов'язковими елементами структури звіту. Ці розділи можна додати або видалити із звіту за допомогою відповідної команди меню Вигляд (View) в режимі Конструктора.
Розділ заголовка звіту визначає висоту області заголовка звіту, яка може містити текст, графіку і інші елементи управління, які виводитимуться у верхній частині звіту. У багатосторінковому звіті розділ заголовка відображається тільки на першій сторінці.
Розділ області даних призначений для відображення записів джерела даних звіту. Цей розділ може містити елементи управління для відображення даних з кожного запису в джерелі – таблиці і запиті.
Розділ приміток звіту визначає висоту області примітки звіту і додається разом з розділом заголовка звіту. При друці багатосторінкового звіту примітка буде відображена тільки внизу останньої сторінки.
При друці багатосторінкового звіту вміст розділів верхнього і нижнього колонтитулів сторінок звіту виводиться на кожній сторінці.
1.7 Зміна розмірів звіту і розділів
Щоб змінити горизонтальний розмір, тобто ширину звіту, за допомогою миші перетягніть праву межу звіту вліво або управо. При цьому горизонтальна лінійка, розташована у верхній частині вікна Конструктора звітів, допоможе встановити точну ширину звіту.
Щоб змінити розміри області якого-небудь розділу звіту, помістите покажчик миші на нижню межу області так, щоб він прийняв форму межі з двома вертикальними стрілками, і перетягніть його вгору або вниз. В цьому випадку вертикальна лінійка, розташована в лівій частині вікна Конструктора звітів, допоможе встановити точну висоту області розділу.
Вертикальний розмір звіту визначається вертикальними розмірами областей розділів звіту.
1.8 Робота із звітом в режимі Конструктора
1.8.1 Форматування звіту
Щоб створити свій автоформат або налаштувати стандартний, на панелі інструментів Конструктор звітів (Report Design) натисніть кнопку Автоформат (AutoFormat), а потім в діалоговому вікні Автоформат (AutoFormat) – кнопку Настройка (Customize).
Створення і видалення елементів управління звіту
Access надає два прості методи створення елементів управління: з допомогою панелі елементів Панель елементів (Toolbox) і за допомогою кнопки Список полів (Field List).
Створення елементів управління за допомогою панелі елементів
Для додавання списку в який-небудь розділ звіту елементу без допомоги Майстра елементів переконаєтеся в тому, що на панелі елементів не натиснута кнопка Майстра (Control Wizards). На панелі елементів виберіть необхідний інстумент та виділіть область для представлення даних у звіті.
Після додавання елементу управління для його переміщення і зміни розмірів використовуються кутовий маркер переміщення і маркери зміни розмірів. Положення кутового маркера переміщення визначає значення властивостей елементу управління Від лівого краю (Left) і Від верхнього краю (Тор). Маркери зміни розмірів встановлюють значення властивостей елементу управління Ширина (Width) і Висота (Height).
Якщо кнопка Майстра (Control Wizards) натиснута, то деякі кнопки панелі елементів, при створенні елементу управління викликають Майстер елементів.
Створення елементів управління за допомогою кнопки Список полів
Не менш простим і зручним способом створення елементів управління є використання списку полів. Щоб відкрити список полів, доступних для створюваного звіту, натисніть кнопку Список полів (Field List) на панелі інструментів Конструктор звітів (Report Design). З'явиться плаваюче вікно, що містить поля з вибраного для форми джерела даних.
Щоб створити елемент управління, пов'язаний з яким-небудь полем джерела даних для створюваного звіту (таблиці або запиту):
1. На панелі інструментів Конструктор звітів (Report Design). натисніть кнопку Список полів (Field List).
2. Виділіть потрібне поле і за допомогою миші перетягніть його в область одного з розділів звіту.
3. У звіті з'явиться вибране поле з міткою, що містить назву поля таблиці або запиту. Тепер його можна переміщати і форматувати стандартними методами, використовуваними для модифікації елементів управління.
1.8.2 Видалення елементів звіту
Щоб видалити із звіту який-небудь елемент управління:
1. Виділіть елемент управління, клацнувши по ньому лівою кнопкою миші.
2. Натисніть клавішу або виберіть команду Правка, Видалити (Edit, Delete).
Щоб відразу видалити декілька елементів управління, виділіть їх, використовуючи клавішу , і натисніть клавішу або виберіть команду Правка, Видалити.
1.8.3 Оформлення сторінок звіту
При створенні звіту важливо не тільки визначити дані, які повинні бути представлені в звіті, але і потрібним чином оформити звіт: правильно розбити його на сторінки, пронумерувати сторінки, виділити найбільш важливі дані.
Додавання розривів і нумерації сторінок
Якщо не всі потрібні дані знаходяться на одній сторінці, Access дозволяє вставити примусовий розрив сторінки, щоб не розривати групи даних і не порушувати структуру звіту. Для цього:
1. Відкрийте звіт в режимі Конструктора.
2. На панелі елементів натисніть кнопку Розрив сторінки (Page Break). У тих областях звіту, де можна вставити розрив сторінки, курсор миші прийматиме вид маленького хрестика, до якого прикріплена сторінка.
3. Помістіть покажчик миші в те місце, де необхідно розірвати сторінку, і клацніть лівою кнопкою миші. З'явиться символ розриву сторінки.
Тепер вся інформація, розташована після вставленого розриву сторінки, виводитиметься на новій сторінці. При необхідності використання примусових розривів сторінок і в інших місцях звіту повторіть описану вище процедуру.
Вставлений розрив сторінки можна переміщати в межах всього звіту. Для цього виділіть його і за допомогою миші перетягніть в нове положення.
Щоб видалити розрив сторінки, виділіть його, клацнувши по ньому лівою кнопкою миші, або вибравши його назву в списку Об'єкт (Object) панелі форматування, і натисніть клавішу , або виберіть команду Правка, Видалити (Edit, Delete).
Після того, як звіт потрібним чином розбитий на сторінки, їх потрібно пронумерувати. Access 2000 надає декілька можливостей нумерації багатосторінкових звітів. Номери сторінок можуть бути двох форматів, виводитися внизу або вверху кожної сторінки, використовувати різне вирівнювання. Для вставки номерів сторінок:
1. Відкрийте звіт в режимі Конструктора.
2. Виберіть команду Вставка, Номери сторінок (Insert, Page Numbers).
3. У діалоговому вікні Номера сторінок (Page Numbers) встановіть потрібні параметри і натисніть кнопку ОК.
У розділі нижнього або верхнього колонтитулів (залежно від вибраного у вікні Номера сторінок (Page Numbers) значення) з'явиться текстове поле, джерелом даних якого буде вираз, що задає номер сторінки у вибраному форматі. Як і будь-яке інше текстове поле, номер сторінки можна переміщати і форматувати, змінювати його властивості і розмір.
Використання в звіті ліній і прямокутників
Щоб зробити звіт ефектнішим і наочнішим, можна використовувати в ньому лінії і прямокутники. За допомогою цих елементів можна виділяти заголовки і групи даних.
Щоб додати до звіту лінію відкрийте звіт в режимі Конструктора та виберіть на панелі елементів інструмент Лінія (Line).
Намальовану лінію можна переміщати, змінювати її розміри і властивості за допомогою тих же прийомів, що і будь-який інший елемент управління. Через меню Властивості (Properties) можна змінити форматування лінії.
Охопивши в прямокутник декілька елементів управління, можна виділити відповідну групу даних.
1.8.5 Створення в звіті обчислюваних полів
Обчислювані поля призначені для відображення в звітах значень виразів на основі початкових даних. Обчислювані поля в звітах можна використовувати для отримання підсумкових значень або проведення спеціальних обчислень, наприклад, щоб відобразити добуток кількості на ціну виробу.
1.8.6 Сортування і групування даних
Звіти стають зрозумілішими і структурованими, якщо дані в них організовані в групи і підгрупи. Щоб відкрити діалогове вікно Сортування і групування (Sorting and Grouping), відкрийте звіт в режимі Конструктора і натисніть кнопку Сортування і групування (Sorting and Grouping) на панелі інструментів Конструктор звітів (Report Design).
У цьому діалоговому вікні можна визначити поля або вирази, по яких Access групуватиме записи. Крім того, згруповані дані можна сортувати за зростанням або спаданням. Символ Сортування і групування (Sorting and Grouping) на кнопці виділення в лівій частині вікна вказує на те, що поле або вираз в сусідній колонці використовується для групування записів.
Access 2000 дозволяє групувати дані двома способами – по категоріях (при цьому кожній категорії повинне відповідати унікальне значення) і по діапазону значень, який може бути як числовим, так і алфавітним. При цьому для групування даних можна використовувати не тільки значення полів, але і вирази.
1.9 Застосування шаблону звітів
Як правило, звіти, що готуються по одній базі даних, повинні бути виконані в одному стилі. Щоб створити звіт, який послужить шаблоном для всіх подальших звітів необхідно:
1. У вікні База даних клацніть по ярлику Звіти (Reports) і натисніть кнопку Створити (New).
2. У списку діалогового вікна Новий звіт (New Report) виберіть елемент Конструктор (Design View) і натисніть кнопку ОК. Відкриється вікно Конструктора звітів.
3. Якщо необхідно, додайте до звіту розділи верхнього і нижнього колонтитулів, розділ примітки і розділ заголовка звіту та встановіть необхідні розміри розділів.
4. Виділіть весь звіт та використовуючи меню Властивості (Properties) визначіть значення властивостей, які повинні мати всі створювані звіти. Збережіть звіт, вибравши команду Файл, Зберегти (File, Save).
8. Виберіть команду Сервіс, Параметри (Tools, Options). У діалоговому вікні Параметри (Options) розкрийте вкладку Форми і звіти (Forms/Reports).
9. У текстовому полі Шаблон звіту (Report Template) вкажіть назва створеного звіту і натисніть кнопку ОК.
Тепер при створенні звіту в режимі Конструктора як шаблон використовуватиметься вказаний звіт, тобто за замовчуванням властивості створюваного звіту матимуть значення, визначені в шаблоні.
1.10 Перегляд і друк звітів
Створений звіт можна відобразити на екрані і надрукувати. Access дозволяє проглянути звіт перед друком і встановити відповідні поля сторінки.
Проглянути звіт перед друком можна в режимі зразка або в режимі попереднього перегляду. Щоб надрукувати звіт, натисніть кнопку Друк (Print) на панелі інструментів Попередній перегляд (Print Preview).
2 Порядок виконання роботи
1. Створіть автозвіт на основі запиту чи таблиці.
2. Створіть за допомогою Майста звітів звіт, що містить дані з декількох таблиць.
3. Для створеного звіту розробіть власний стиль оформлення.
4. Створіть багатосторінковий звіт з використанням таких елементів оформлення, як лінія та прямокутник.
5. Для кожного із звітів в колонтитулах представте інформацію про розробника та назву бази даних.
6. Створіть звіт з використанням групування даних.
7. Створіть власний шаблон для звітів.

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать