Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

СОДЕРЖАНИЕ:
Введение
1.Понятие «документационное обеспечение управленческой деятельности».
2. Основные требования к оформлению управленческих документов.
3. Основные методы унификации и стандартизации управленческих документов.
4.Понятие «документооборот» и его организация.
Заключение
Литература
Введение
Высший менеджмент начинает осознавать, какое важное воздействие оказывают информационно-технологические решения на сам хозяйственный процесс и культуру предприятия. Поэтому он чувствует себя все более ущемленным в том плане, что вынужден делегировать соответствующие вопросы внутрифирменным подразделениям или внешним организациям. К тому же первый опыт работы внефирменных информационно-технологических служб не дает особых поводов для оптимизма относительно эффективности решения указанных проблем. Также большое значение уделяется документообороту.
Документы используются в различных областях деятельно­сти, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источни­ком, кибернетика-документалиста — носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фик­сации и передачи управленческих решений.
1.Понятие «документационное обеспечение управленческой деятельности».
Терминологический стандарт определяет «делопроизводство» как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство», по ГОСТ Р 51141-98, синонимичен терми­ну «документационное обеспечение управления», который во­шел в научный оборот более 10 лет назад.
Документоведение — научная дисциплина, изучающая зако­номерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления (ДОУ).
Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой докумен­тов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» возник в России во 2-й половине XVIII в. Он образован от сочетания слов «производство дела». Его значение становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал первоначально вопрос (судебный или административный), решаемый органом управления. Следователь­но, под делопроизводством понималось, прежде всего, рассмотрение (производство) дел или, иначе говоря, — деятельность, связанная с принятием решений по какому-либо вопросу. Значение термина «дело» как собрания документов — более позднего происхождения. Документационное обеспечение управления предполагает, прежде всего, создание имеющих юридическую силу документов, или до­кументирование, т. е. запись информации на бумаге или ином но­сителе по правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанным традицией.
Документирование может осуществляться на естественном язы­ке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы — документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый письменный документ — это тра­диционный документ на бумажном носителе или видеограмма, т. е. его изображение на экране монитора.
При создании документов используются средства документи­рования. Ими могут быть:
· простые орудия (ручки, карандаши и др.);
· механические и электромеханические средства (пишущие ма­шины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.);
· компьютерная техника.
Результатом документирования является документ — зафик­сированная на материальном носителе информация с реквизита­ми, позволяющими ее идентифицировать. Носитель — это мате­риальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Документы являются основными носителями управленчес­кой, научной, технической, статистической и иной информа­ции. Документы являются носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свой­ство и позволяет отличать документы от других источников ин­формации — книг, газет, журналов и др., содержащих перера­ботанную, вторичную информацию.
Любой документ является элементом системы документации бо­лее высокого уровня. Под системой документации понимается сово­купность документов, взаимосвязанных по признакам происхожде­ния, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Как буквы составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует стройной клас­сификации систем документации, видов и разновидностей докумен­тов, а используется ее эмпирически сложившийся вариант.
Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, со­зданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей: личная переписка, воспоминания (мемуары), дневники.
Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленчес­кие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации, именно они обеспечивают управ­ляемость объектов, как в рамках государства, так и отдельной орга­низации. Управленческие документы представлены следующими основными видами (системами) документации:
• организационно-правовая документация;
• плановая документация;
• распорядительная документация;
• информационно-справочная и справочно-аналитическая до­кументация;
• отчетная документация;
• договорная документация;
• документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
• документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет и отчетность);
• документация по материально-техническому обеспечению;
• документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и др.;
• документация по основной деятельности учреждения, орга­низации или предприятия, например, на производственном пред­приятии — это производственная документация (технологическая и конструкторская документация и др.), в лечебном учреждении — медицинская документация (медицинские карты, страховые доку­менты и др.), в вузе — документация по высшему образованию (учебные планы, экзаменационные ведомости и др.).
Документы, составляющие одну систему документации, свя­заны единством целевого назначения и в комплексе обеспечива­ют документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.
Организация работы с документами — это организация доку­ментооборота учреждения, хранение документов и их использо­вание в текущей деятельности.
Документооборот — это совокупность взаимосвязанных проце­дур, обеспечивающих движение документов в учреждении с мо­мента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборо­та все документы распределяются на документопотоки, например: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, ис-14
ходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций и др. 11од документопотоком понимается совокупность документов, вы­полняющих определенное целевое назначение в процессе доку­ментооборота.
Одна из важнейших функций в организации работы с доку­ментами — учет документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией — записью учетных данных о документе по уста­новленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с учетом документов их регист­рация позволяет осуществлять контроль за исполнением докумен­тов, а также вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.
Система хранения документов — это совокупность способов учета и систематизации документов с целью их поиска и исполь­зования в текущей деятельности учреждения. Для системы хране­ния документов наиболее значимыми понятиями являются поня­тия «номенклатура дел» и «дело». Номенклатура дел — системати­зированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроиз­водстве учреждения, расположенных в определенной последова­тельности с указанием сроков их хранения, а дело — это сово­купность документов (или документ), относящихся к одному воп­росу, помещенных в отдельную обложку.

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать полную версию