Анализ процессов обработки информации и использование информационных технологий и систем при обработке данных в коммерческом отделе

СОДЕРЖАНИЕ
_Toc275810214 ВВЕДЕНИЕ. 3
1 Организационная структура предприятия OOO ТПК «Краноярскэнергокомплект» 3
1.2 Организационно-управленческая структура и основные функции коммерческого отдела. 3
1.2.1 Основные задачи и функции коммерческого отдела компании ООО ТПК "Краноярскэнергокомплект". Структура. 3
2 Документооборот предприятия. 3
2.1 Общие понятия. 3
2.2 Документооборот в управлении предприятием. 3
2.3 Документооборот коммерческого отдела ООО ТПК «Красноярскэнергокомплект». 3
2.4 Современные системы электронного документооборота. 3
2.4.1 Системы электронного документооборота на предприятии ООО ТПК «Красноярскэнергокомплект». 3
3 Информационные системы и информационные технологии, применяемые при решении управленческих и экономических задач. 3
3.1 Общие понятия. 3
3.2 Техническое оснащение коммерческого отдела предприятия ООО ТПК «Красноярскэнергокомплект». 3
4 Общие рекомендации по внедрению эффективных информационных технологий и информационных систем на предприятии ООО ТПК «Красноярскэнергокомплект». 3
ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 3
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.. 3

ВВЕДЕНИЕ
Производственная практика – комплексное изучение хозяйственного объекта как системы, независимо от конкретных особенностей этого объекта. Практика направлена на закрепление, расширение, углубление и систематизацию знаний. Так же целью практики является выравнивание навыков работы на персональном компьютере, закрепление и расширение навыков использования возможностей решения управленческих задач и закрепления их использования.
Цель 6-недельной производственной практики – не только ознакомление с хозяйственным объектом, как таковым, но и приобретение навыка экономического обследования объекта, нахождение стратегии его развития.
Основной целью практики является ознакомление с деятельностью организации, работой ее отделов, а также изучение технологических особенностей деятельности, коммерческой и финансово – экономической деятельности, материальной базы информационной службы организации: компьютерного оборудования, методов сбора и обработки информации о поставщиках и покупателях и др.
Основным заданием является анализ необходимости создания и внедрения автоматизированной информационной системы в работу предприятия.
Комплексная автоматизированная система управления предприятием в сегодняшних условиях является одной из важнейших составляющих успешного развития бизнеса, поскольку она охватывает проблемы бизнеса в рамках единой задачи – оптимизация процесса управления.
Автоматизированные системы управления предприятием необходимы для оптимизации и повышения эффективности работы управленцев и некоторых других кадровых служб предприятия. Специалисты утверждают, что управление предприятием при помощи автоматизированных систем способствует росту конкурентоспособности любой компании. Особенно важны автоматизированные системы управления предприятием для менеджеров. Согласно статистическим данным, рядовой менеджер тратит около 60% своего драгоценного времени на выполнение отчетов и составления документарных задач для персонала. Эффективная база данных сотрудников, которая является частью управления предприятием, позволяет менеджеру получать быстрый доступ к необходимой информации и совершать действия по приему и перемещению персонала. В дополнение ко всему, управление предприятием при помощи современных систем позволяет производить автоматизированный расчет зарплаты, исходя из множества параметров. В частности, предусматривается должность, отдельные льготы, больничные, командировочные и другое. Доступно выложенная информация способствует оперативному начислению и учету данных по заработной плате в бухгалтерской отчетности.
В зависимости от функционального оснащения, выделяют следующие Автоматизированные системы управления предприятием:
1. Многофункциональные системы, которые позволяют выполнять весь спектр задач, связанных с управлением предприятия.
2. Системы экспертного анализа, которые направлены на обнаружение основных тенденций и направлений развития предприятия.
3. Системы расчета заработной платы.
4. Комплексные программы управления персоналом. Позволяют решать огромный список задач в области управления персоналом: контактная информация сотрудников, графики работы, зачисления и увольнения, зарплата и многое др.
Основная задача экспертных программ — хранение и сопоставления различных характеристик соискателя с аналогичными характеристиками лучших сотрудников компании. Подобный подход позволяет находить перспективных сотрудников для того или иного департамента. Ввиду дороговизны таких решений, их целесообразно использовать только в рамках крупных предприятий. Автоматизированные системы управления предприятием, которые призваны решать комплексные задачи, рекомендуется интегрировать с системами бухгалтерского учета. Такая особенность обуславливается тем, что руководитель сможет принять адекватное решение, только при наличии актуальных данных о состоянии предприятия. Внедрение систем управления предприятием способствует принятию эффективных решений в рамках целого комплекса задач.
1 Организационная структура предприятия OOO ТПК «Краноярскэнергокомплект»
Реквизиты предприятия:
Красноярскэнергокомплект ТПК, ООО
Город Красноярск, Красноярский край, Россия
Адрес: 660061, ул. Калинина, 53А
О предприятии
Предприятие было основано в 1992 году в г. Красноярске. Основу ассортимента составили электрокотлы экономического класса и простейшие устройства автоматики. Дальнейшее развитие производства повлекло за собой модернизацию оборудования и создание собственного конструкторского бюро для разработки перспективных моделей отопительного оборудования и автоматики.
Красноярский «Завод отопительной техники и автоматики» это производственное подразделение компании «Красноярскэнергокомплект». Основная продукция предприятия - электрические и твердотопливные отопительные котлы, предназначенные для отопления и горячего водоснабжения жилых и производственных помещений площадью от 30 до 4000 квадратных метров.
Ассортимент электрокотлов включает себя пять линеек под маркой ZOTA: “Lux”, “Econom”, ”Zoom”, МК и “Prom” . Твердотопливные и комбинированные котлы хорошо известны многим потребителям от Москвы до Дальнего востока под торговой маркой «Дымок».
Для автоматизации процесса теплоснабжения и снижения энергопотребления завод выпускает серийные устройства автоматики, собирает изделия по индивидуальным заказам (электрощиты, системы управления и автоматизации различными производственными процессами).
В течение последних пяти лет постоянно наращивается производство трубчатых электронагревателей (тэнов) различной конфигурации, диаметра и мощности. ZOTA является официально зарегистрированной торговой маркой. Вся продукция проходит обязательную сертификацию. Предприятие гарантирует всем своим партнерам и потребителям полную гарантийную и сервисную поддержку.
В отличие от производственной структуры предприятия, охватывающей совокупность процессов, определяющих движение создаваемого продукта, начиная от комплектования ресурсов и заканчивая получением готовой продукции, организационная структура предприятия обеспечивает установление отношений подчинения (субординации) и согласования (достижения единого мнения, координации) в деятельности органов, задачей которых является организация выпуска продукции предприятия. Роль этих органов, осуществляющих управление деятельностью предприятия, не требует доказательств. Множественность элементов предприятия, представляющего собой комплекс, сложную систему, вызывает необходимость организованного руководства для обеспечения слаженности их действий. В состав органов управления входят лица, выполняющие распорядительные действия, и группы специалистов, обеспечивающие принятие решений и их реализацию путем сбора исходной информации, ее обработки, подготовки проектов решений и контроль за исполнением решений.
В организационной структуре, представленной в приложении А, детально рассмотрены все отделы и подразделения всего предприятия. Но мы рассмотрим более подробно организационную и функциональную структуру коммерческого отдела.
1.2 Организационно-управленческая структура и основные функции коммерческого отдела
Формирование или реструктуризация коммерческого отдела начинается с ответа на вопрос о том, какие цели ставит перед отделом владелец бизнеса или руководитель компании. Цели коммерческого отдела логически вытекают из целей и задач, стоящих перед компанией в целом. И не только вытекают, но и определяться ими. На основании целей, стоящих перед отделом, формируются функции коммерческого отдела, определяется организационно-управленческая структура и численный состав подразделений, силами которых будут воплощаться в жизнь коммерческие цели компании, в соответствии с рисунком 1.

Коммерческий отдел компании ООО ТПК "Краноярскэнергокомплект" занимается продажей электрических и твердотопливных отопительных котлов, предназначенные для отопления и горячего водоснабжения жилых и производственных помещений, регуляторов влажности воздуха, реле времени, терморегуляторов, ТЭН водяных и трубчатых. Так же в функции этого отдела включается поиск покупателей (клиентов) и продавцов (поиск осуществляется по принципу "дешевле купить - дороже продать"), установление контактов с покупателями (клиентами) и продавцами, ведётся поиск постоянных клиентов и оформляются некоторые документы.
1.2.1 Основные задачи и функции коммерческого отдела компании ООО ТПК "Краноярскэнергокомплект". Структура организации
Организация и управление коммерческим отделом рассматривается как часть авторской системы организации и управления продажами, следующая за аудитом или диагностикой системы продаж в компании. Подбор руководителя, определение его должности, постановки цели, принятия ответственности и полномочий — начало формирования отдела.
Отдел продаж является основным подразделением коммерческой фирмы. Этот тезис не умаляет роль других подразделений, особенно в современных условиях, когда коммерческий успех все больше зависит от результатов «командной» работы коллектива. Однако подразделением, приносящим деньги, отделом-«забойщиком», является именно отдел продаж. Это нельзя забывать. Этим обусловлены разнообразные практические выводы в работе компании. В частности, внимание руководства, организация системы информационно-аналитической обратной связи, мотивация сотрудников.

Задачи и функции коммерческого отдела компании ООО ТПК «Красноярскэнергокомплект», а также общие положения, права и ответственность, представлены более подробно в приложении Б в документе «Положение о коммерческом отделе».
На рисунке 2 представлена структурная схема коммерческого отдела.
Из представленного рисунка 2, отображающего структуру коммерческого отдела, можно сказать следующее, во-первых, это то, что управленческая структура является иерархичной, как и организационная структура всего предприятия. Во-вторых, можно наглядно увидеть связь между организационными единицами внутри отдела.
Так коммерческому директору подчиняются следующие отделы: отдел продаж, клиентский отдел, складская служба, отдел логистики и транспортный отдел. В свою очередь коммерческий директор подчиняется генеральному директору предприятия. Рассмотрим более подробно каждый отдел.
Отдел продаж находится под руководством начальника отдела продаж. Непосредственно ему подчиняется администратор отдела продаж, а также 5 менеджеров по продажам и 2 кассира. Данный отдел осуществляет контроль за реализацией продукции, участие в ярмарках, торгах, на выставках, биржах по рекламированию и реализации выпускаемой продукции.
Клиентский отдел со своим начальником практически напрямую связан с администратором отдела продаж, то есть эти два отдела постоянно взаимодействуют друг с другом, выполняя каждый свою работу.
Складская служба, во главе которой стоит начальник складской службы, в распоряжении которого находится 5 складов, находящихся в разных районах города. Основной функцией является организация работы складского хозяйства, создание условий для надлежащего хранения и сохранности материальных ресурсов и готовой продукции, заготовка и хранение сырья.
Отдел логистики и таможенный отдел находятся под руководством самого коммерческого директора и занимаются определением долговременной стратегии коммерческой деятельности предприятия, составляют перспективные и текущие планы производства и реализации продукции, обеспечивают финансово-хозяйственную деятельность предприятия в области материально-технического снабжения, транспортного и административно-хозяйственного обслуживания.
2 Документооборот предприятия
Подготовка, обработка и согласование документов занимают существенную часть рабочего времени современного офисного сотрудника. Тем не менее, во многих российских организациях работа с документами до сих пор ведется по-старинке: как и 300 лет назад, они перемещаются, утверждаются и хранятся в бумажном виде. Естественно, что для минимизации издержек бумажного документооборота разрабатываются и применяются новые методы и средства работы с документами, в частности — ставшие стандартом пакеты офисных программ. Они позволяют значительно сократить время, необходимое для создания документа, а также дают возможность передавать его в электронном виде. Но при этом не решаются основные проблемы бумажного документооборота: многократное копирование, наличие нескольких версий, трудоемкость поиска и т. д.
2.1 Общие понятия
Документ – определенным образом упорядоченная информация. В свою очередь, система - это совокупность элементов, упорядоченно взаимодействующих друг с другом и с элементами подсистемы, предназначенная для выполнения определенных функций и обладающая определенными свойствами, сводящимся к свойствам элементов, точнее к их сумме. Этими элементами в системе электронного документооборота и являются документы.
С развитием информационных технологий для документооборота открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети Интернет и его важным атрибутом - электронной почтой, проблема расстояния перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы, появилась другая – защита информации, которую содержит электронный документ. Безопасность информации особенно важна в наше время, поэтому настоящая работа содержит некоторые возможности ее обеспечения.
Электронный документ, в отличие от обычного (бумажного), невозможно закрепить печатью или подписью. Поэтому в нем их функции выполняет электронная цифровая подпись (ЭЦП).
Так как основой для торговой фирмы служит движение товаров и денег, автоматизация торговой деятельности предусматривает многовариантность организации закупок и торговых схем, гибкую и прозрачную схему складского и секционного учета, многокассовый, многобанковский учет денежных средств и контроль взаиморасчетов с поставщиками и покупателями.
Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.
Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь ряд причин:
1. Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует привычки;
2. Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;
3. Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки (например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.).
Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.
2.2 Документооборот в управлении предприятием
Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ . Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток .
Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.
Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.
Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.
Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию “workflow” – стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать полную версию