Организация секретарской службы

Основной задачей секретарской службы являетсядокументационное и организационное обеспечение деятельности органи­зации (подразделения) и ее руководства вне зависимости отобъемов функций данной организации и специфики ее деятельности. В соответствии с объемами работ секретарская служба может исполняться одним лицом или группой лиц, например секретариатом. Если секретарские обязанности выполняет группа лиц, то составляется документ, в котором перечисляются выполняемые операции и лица, за которыми они закрепляются. Предусматривается также выполнение операций за отсутствующих по тем или иным причинам (отпуск, болезнь и т.п.) другими сотрудниками данного подразделения.

Все операции, выполняемые секретарской службой, разделяются на две группы: документационные и организацион­ные.

В состав документационных операций входят:

1. Прием и регистрация входящих документов. Передача документов на рассмотрение руководству и их получение от него с указаниями и резолюциями о порядке исполнения этих документов.

2. Прием и отправка исходящих документов.

3. Прием документов от работников организации:

для передачи на рассмотрение руководству;

для изготовления документов по установленной форме

(на бланках, машинописным способом и т.п.);

для копирования и размножения.

4. Передача работникам организации документов:

поступивших от руководства с резолюциями;

направляемых в соответствии с имеющимся в организа­ции указателем распределения поступающих документов;

поступивших после изготовления, копирования (раз­множения).

5. Контроль за исполнением документов и поручений руко­водства.

6. Оформление и хранение документов, а также печатей, штампов и бланков.

7. Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий.

8. Обеспечение сохранности документов.

В состав организационных операций входят:

1. Подготовка рабочего места руководителя.

2. Подготовка штатных средств оргтехники и рабочего ме­ста.

3. Организация приема посетителей, вызов сотрудников ор­ганизации.

4. Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону.

5. Подготовка служебных командировок руководства.

6. Подготовка совещаний, заседаний.

7. Подготовка материалов по указанию руководства. Входящие документы могут поступать к секретарю следу­ющими путями:

1. От специализированных делопроизводственных подраз­делений организации (например, от канцелярии, отдела пра­вительственной почты и т.п.).

2. От учреждений связи.

3. От отдельных должностных лиц (например, курьеров) родственных и сторонних организаций.

4. От отдельных граждан.

В ходе приема документов, поступивших от специализи­рованных подразделений, проверяется наличие регистрационно-контрольных карточек к этим документам, соответствие заполненных реквизитов содержанию документа, правиль­ность направления документов в данную организацию.

В ходе приема документов, поступивших от учреждений связи и т.д., проверяется наличие содержимого в конвертах, правильность адресования документа. В случае обнаружения недостачи вложений или неправильного адресования составля­ются соответствующие акты, направляемые адресатам в уста­новленном порядке.

Регистрация входящих документов осуществляется после их приема от специализированных делопроизводственных подразделений или от учреждений связи, от специальных курьеров из родственных и сторонних организаций.

Регистрация в зависимости от объемов поступления может вестись в журналах или на регистрационно-контрольных кар­точках. В формах журналов и карточек должны быть предус­мотрены следующие графы: входящий номер и дата поступ­ления документа; корреспондент (наименование организа­ции, фамилия и должность лица, подписавшего документ, а в телеграммах — место составления); дата и номер самого до­кумента; краткое содержание документа и его вид (для запи­си этого реквизита отводится не более пяти строк при одном межстрочном интервале; в тексте не следует употреблять латинские буквы, знаки переноса и номера; при необходимо­сти знак номера обозначается HP); количество листов основ­ного документа и приложений к нему.

Количество регистрационно-контрольных карточек к до­кументам определяется инструкцией по делопроизводству конкретной организации.

Для ускорения документационных операций в организаци­ях следует разрабатывать дополнительные справочно-информационные документы, в число которых входят: перечень документов, не подлежащих регистрации; указатель распре­деления документов, поступающих в Организацию.

В состав перечня документов, не подлежащих регистрации, следует включать (примерно) следующие виды документов:

повестки, извещения о проведении коллегий, заседаний и т.п.; письма подведомственных организаций, присланные в копии для сведения об исполнении поступивших в их адрес распорядительных документов; поздравительные письма, те­леграммы и открытки; статистические отчеты по формам Госкомстата СССР; прейскуранты и каталоги; нормативные документы Госстандарта и его органов; ведомственная техни­ческая литература; рекламные материалы и т.д. Указатель распределения содержит перечень направлений работы орга­низации с указанием должностных лиц, ответственных за вы­полнение работ по этим направлениям. Например, вопросы ст

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать