Документирование управленческой деятельности

Содержание.

Введение

1. Понятие информационно-справочной документации

1.1 Виды и значение информационно-справочной документации

2. Оформление реквизита 24 – визы согласования документа

3. Пример оформления конкретного вида документа "Должностная инструкция"

Список использованных источников

Введение

Информационно-справочные документысообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Правовое положение работника в организации регламентируется должностной инструкцией. Этот документ устанавливает функции, права, обязанности и ответственность работника организации.

Порядок разработки должностных инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого документа и структура текста унифицированы.

1. Понятие информационно-справочной документации

Информационно-справочные документысообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся письма и их разновидности, связанные со способом передачи информации по каналам связи (телефаксы, телеграммы, телефонограммы) акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, заявления и др. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

1.1 Виды и значение информационно-справочной документации

Письма - оформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, резолюцию, отметку о контроле, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе, отметку об исполнении, отметку о переносе данных на машинный носитель, отметку о поступлении. Письма могут быть посвящены одному или нескольким вопросам, т.е. быть простыми или сложными. Рекомендуется составлять простые письма, которые удобны для последующей обработки, исполнения, хранения и использования в справочных целях. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факсы, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:

· От первого лица единственного числа (ПРОШУ);

· От первого лица множественного числа (ПРОСИМ);

· От третьего лица единственного числа (ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОСИТ)

· От третьего лица множественного числа (РУКОВОДСТВО ОРГАНИЗАЦИИ И ТРУДОВОЙ КОЛЛЕКТИВ ПРОСЯТ)

Исходящие письма (отправляемые) визируются заинтересованными должностными лицами (например, письма по финансовым вопросам - главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации.

На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководящих работников организации.

Отметка о поступлении располагается в правом нижнем углу документа и включает: регистрационный номер письма и дату его получения. Для проставления отметки о поступлении может использоваться специальный регистрационный штамп, включающий; наименование организации, место даты получения и место для регистрационного номера. (рис.1)

Рис. 1

Указания по использованию полученного письма фиксируются в форме РЕЗОЛЮЦИИ, включающей фамилию и инициалы исполнителя, содержащие поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается. (рис.2)

Рис.2

Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без пометки "Ответственный").

Резолюция проставляется в правом верхнем углу между реквизитами "адресат" и "текст". При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на свободном месте лицевой стороны документа. Не рекомендуется писать резолюции на отдельных листах бумаги из-за возможности их потери в дальнейшем. При необходимости создания таких листков-резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом металлической скобкой или скрепкой).

Телеграммы - оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия, на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экзе

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать