Деловые совещания 2

Деловые совещания — одна из важнейших форм управленческой

деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между

подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят

должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе

технологию их организации и проведения.

Деловое совещание — способ привлечения коллективного разума к выработке

оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на

предприятии. Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным

стадиям:

· сбор и переработка информации;

· координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников;

· принятие решения.

Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание

решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся

работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, Достигать

компромиссов, приобретают культуру общения и т.п.

Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании — единственная

возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме

того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать

свой талант менеджера.

Таким образом, управленческие действия менеджера дополняются коллективными

заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные деловые вопросы

и проблемы.

Классификация деловых совещаний

Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей

в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания

классифицируют по следующим основным признакам. По назначению:

· вырабатывающие и принимающие решения;

· разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

· подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;

· оперативные (диспетчерские). По периодичности (частоте) проведения:

· разовые;

· регулярные;

· периодические. По количеству участников:

· узкий состав (до пяти человек);

· расширенные (до двадцати человек);

· представительные (свыше двадцати человек).

· По степени стабильности состава участников совещания:

· с фиксированным составом;

· с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;

· комбинированные. По принадлежности:

· партийные (и других общественных организаций);

· административные;

· научные и научно-технические;

· объединенные.

Организация проведения деловых совещаний

Чтобы достичь целей, необходимо должным образом подготовить совещание и

провести его. Есть несколько обязательных элементов, без которых цели

совещания не будут достигнуты

Подготовка совещания начинается с определения целесообразности его

проведения. Когда решается вопрос о необходимости совещания, менеджер должен

подумать о задачах, которые нужно решить на нем (такая форма работы, как

совещание, более продуктивна, чем другие). Совещание надо проводить, когда

есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и альтернатив,

анализе сложных (нестандартных) ситуаций, принятии решения по комплексным

вопросам.

Кроме того, на этом же этапе менеджер должен проанализировать все

альтернативы этой формы: решение вышестоящего руководства; возможность решения

вопроса по телефону; селекторное совещание; возможность объединения с другими

(плановыми) совещаниями. При этом менеджер должен определить, что нужно для

решения возникшей проблемы.

При решении вопроса о составе участников очень внимательно нужно подойти к

формированию списка как по количественному, так и по качественному составу.

Совсем необязательно, например, на каждое совещание приглашать

руководителей подразделений. К участию в совещании необходимо привлечь тех

должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими,

как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений. .

Что касается количества участников совещаний, то не следует приглашать

столько лиц, сколько стульев в зале заседаний (приглашение для массовости).

Оптимальный вариант —.совпадение количества участников совещания с

количеством активно участвующих в обсуждении вопроса. Основной критерий

отбора участников — компетентность именно в вопросах повестки дня. Определив

состав участников, надо назначить день и время его проведения.

Как правило, для совещания отводится один определенный день в неделю. Это

позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее время и

надлежащим образом подготовиться к нему. Наилучший день для совещания — среда

или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в

понедельник и пятницу. Однако пятница — хороший день для проведения текущих

совещаний (подвести краткий итог недели и наметить задачи на следующую

неделю).

Совещания лучше проводить во второй половине дня. Из теории биоритмов

известно, что у человека

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать