Организация и ведение совещаний

Министерство Образования Республики Молдова

Экономическая Академия Молдовы

Факультет Финансы

РЕФЕРАТ

Дисциплина: Менеджмент

«Организация и ведение совещаний

Работу выполнил: студент гр. FB29-I

Киров В.

Преподаватель: Оборочану И.С.

Кишинев 2010

Введение.

Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

Чаще всего деловые совещания проводятся: при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников.

Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые

по каждому поводу, наносят большой вред, так как «пожирают» дорогостоящее

время, отрывая людей от основной работы. В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы. Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо прежде всего подобрать диспутантов, т.е. достаточно спокойных, выдержанных людей, способных адекватно реагировать на противоположные точки зрения и их авторов. Присутствие последних следует рассматривать в качестве безусловно позитивного элемента дискуссии. Ведь групповое единомыслие губительно сказывается на эффективности принимаемых коллективом решений.

Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы. Чтобы не заставлять людей в течение дня без конца переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени (не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу) начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось пустых отрезков времени: если оно закончится за 15 минут до обеденного перерыва, то эти минуты можно считать потерянными.

Требуется заблаговременно оповещать участников совещания о его проведении и знакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее.

Начинать совещание нужно вовремя и сразу согласовывать с его участниками правила совместной работы, например ограничение времени выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола. Эти и другие вопросы общей организации деловых совещаний и заседаний рассмотрим подробнее.

Совещание – это часть корпоративной культуры организации и традиционная форма деловой коммуникации. Совещания занимают значительную часть рабочего времени руководителя. При этом, чем выше положение руководителя в организации, тем чаще ему приходится принимать участие в совещаниях. Между тем большинство руководителей спытывает острую неприязнь к этому виду профессиональной деятельности. Она вызвана крайне низкой эффективностью большинства совещаний, что объясняется незнанием принципов подготовки и проведения совещаний.

Зачастую такие процедурные проблемы совещаний, как отклонение от темы, отсутствие повестки дня, непродуманный регламент, слишком большая продолжительность, плохая организация, неэффективное ведение, задержка начала и другие сводят на нет интеллектуальный потенциал участников совещаний.

Чтобы проводить совещания с максимальным эффектом и принимать эффективные решения необходимо знать, когда целесообразно проводить совещание, какова схема подготовки к совещанию, что включает структура совещания, в чем заключается философия эффективного совещания; необходимо уметь создать настрой на сотрудничество, спланировать повестку дня и роли, организовать обсуждение, выступать публично, подвести итоги, оформить протокол. Знания, умения и навыки в области организации и проведения эффективного совещания позволят руководителям экономить рабочее время, использовать потенциал совместного группового действия, принимать и реализовывать адекватные решения.

Преимущества деловых совещаний (заседаний) перед другими видами управленческой деятельности:

1. в ходе обсуждения предлагаются и рассматриваются разнообразные подходы к решению проблемы;

2. проявляется и усиливается ответственность и взаимопонимание между участниками совещания;

3. участникам совещания, как правило, предоставляется возможность свободного обмена мнениями по проблеме;

4. в процессе выработки решения используется значительный объем информации и знаний участников совещания;

5. имеется возможность принятия обоснованных, конкретных решений.

6.

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать