Организация документооборота

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ РФ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Реферат

Организация документооборота

Краснодар 2010

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Характеристики и принципы организации документооборота

2. Движение входящих,исходящих и внутренних документов

2.1Входящие документы

2.2 Исходящие и внутренние документы

3. Регистрация документов

3.1 Регистрационные формы

4. Информационно-справочная работа

5. Контроль исполнения документов

6. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну

Список использованной литературы

ВВЕДЕНИЕ

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждении, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию, и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организацииважный организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

1. ХАРАКТЕРИСТИКИ И ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Термин «документооборот» появился в российском (советском) документоведении в 1920-х гг. В результате многолетних научных исследований в области управленческого труда и делопроизводства основные правила движения документов и рациональной организации документооборота к середине 1970-х гг.были сформулированы в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота предполагает разработку и соблюдение правил движения и обработки документов в организации, касающихся:

· последовательности перемещений документов;

· выполнения операций с документами (получения, рассмотрения и распределения, передачи на исполнение, организации исполнения, отправки);

· технологической обработки документов (регистрации ин формационно-справочной работы, контроля за сроками исполнения).

В соответствии с ЕГСД общие принципы организации документооборота:

· оперативность движения документов;

· обеспечение единообразия в порядке прохождения и при обработке основных групп документов;

· исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.

Сформулированные более 30 лет назад правила актуальны и сейчас. Документы в организации должны перемещаться с наименьшими затратами времени, по наиболее короткому пути и, желательно, без возвратных перемещений.

Для этого в каждой организации необходимо целенаправленно изучать документооборот с последующими унификацией, стандартизацией и регламентацией маршрутов движения и технологий обработки документов.

Документооборот — технологический процесс, который характеризуется качественными и количественными параметрами.

К качественным характеристикам документооборота, в частности, относят:

· разделение его на документопотоки, различающиеся по составу, направлению движения и порядку обработки документов;

· особенности маршрутов движения определенных групп документов.

По отношению к аппарату управления внутри организации выделяют входящий документопоток (документы, поступающие в организацию), исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации), внутренний документопоток (документы, при создании и использовании не выходящие за пределы подготовившей их организации).

Маршрут движения документа включает все этапы его перемещения в организации от получения или создания до отправки или подшивки в дело.

Оптимизируют маршруты движения документов на основе организационных документов: устава, положения об организационно-функциональной структуре, положений о структурных подразделениях, бизнес-процессах, функциональных областях, должностных инструкций, приказов о делегировании полномочий и распределении обязанностей.

В результате унификации маршрутов движения определенных категорий документов (входящих, исходящих, приказов по основной деятельности, личному составу и т.д.) создают маршрутные схемы (оперограммы). Этапы маршрутов движения с создаваемых в организации документов (внутренних и исходящих) должны соответствовать разделам Табеля

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать