Выдача денежных средств под отчет

Содержание
Введение
I Учет расчетов с подотчетными лицами. Особенности учета
1. Выдача денежных средств под отчет
2. Авансовый отчет
3. Возврат денежных средств выданных под отчет
4. Невозвращение денежных средств выданных под отчет
5. Основные проводки связанные с выдачей денежных средств под отчет
I Учет расчетов с подотчетными лицами. Особенности учета
Любая организация во время осуществелния своей деятельности часто сталкивается с выдачей денежных средств, согласно плану счетов, утвержденному приказом Министерства финансов от от 31.10.00 №94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» (в в последней редакции - приказ Минфина РФ от 18.09.06 № 115н), в бухгалтерском учете организации для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие нужды предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Также в своей работе бухгалтеру необходимо руководствоваться порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.93 №40 (далее — порядок ведения кассовых операций).
Согласно п. 11 порядка ведения кассовых операций предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.
Следовательно, список сотрудников, имеющих право получать денежные средства под отчет, размер денежных средств и сроки, на которые они будут выданы, определяются приказом руководителя организации.
Сотрудников организации, получающих наличные деньги с последующей сдачей отчета об их использовании, принято называть подотчетными лицами.
1. Выдача денежных средств под отчет
Наличные денежные средства выдаются под отчет, как правило, на:
- хозяйственные нужды (покупка канцелярских товаров, хозяйственных товаров, горюче-смазочных материалов);
- командировочные расходы (покупка билетов, оплата проживания); представительские расходы.
Согласно п. 10 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий, при временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.
Выдача денежных средств подотчетному лицу из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером (унифицированная форма № КО-2, утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.98 №88) или надлежаще оформленным другим документом (платежной (расчетно-платежной) ведомостью, заявлением на выдачу денег, счетом и др.), с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег под отчет должны быть подписаны руководителем организации, главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами. Образец заполнения расчетно-кассового ордера представлен в приложении 1.
Стоит отметить, что передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
В пункте 11 порядка проведения кассовых операций указано, что выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
При направлении сотрудника в командировку на него необходимо оформить следующие документы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1:
- приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку (унифицированная форма №Т-9(9а)).Он применяется для оформления и учета направления работника(ов) в командировку(и). Заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом;
- командировочное удостоверение (унифицированная форма №Т-10). Она является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него)и выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку;
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (унифицированная форма №Т- 10а), он применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.
Все вышеуказанные документы необходимо оформлять и заполнять в соответствии с требованиями действующего законодательства, в ином случае, налоговыми органами при проведении выездной налоговой проверки факт нахождения сотрудника в командировке может быть не подтвержден, и, соответственно, не подтверждена экономическая обоснованность произведенных командировочных расходов.
Командировкой в соответствии с действующим трудовым законодательством является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
Работнику возмещаются расходы, связанные с проездом, наймом жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ст. 168 ТК РФ).
1. Надо отметить, что выполнение поручения работодателя в том же населенном пункте не является командировкой , в подобных случаях уместнее говорить о выполнении служебного поручения в другой организации.Иногда на практике для этих ситуаций используется термин «местная командировка ». Работник, направленный в другую организацию, сохраняет за собой место работы и среднюю заработную плату, однако никакие расходы, предусмотренные ст. 168 ТК РФ, ему не возмещаются по причине отсутствия таковых.
2. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются, оформления командировочных документов не требуют.
Итак, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются (от. 167ТК РФ):
• сохранение места работы (должности) и среднего заработка;
• возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Расчет среднего заработка производится по правилам, установленным ст. 139 ТК РФ. Для работников, труд которых оплачивается по повременной или повременно-премиальной системе, на практике часто используют другой способ сохранения заработка: выплачивают должностной оклад (тарифную ставку) и премию в общем порядке, не рассчитывая среднего заработка.
Срок командировки
Согласно П.4 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 №749
Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Но, будет более логично, выписывать командировку, к примеру, по 30 (или 31) декабря текущего года. Ведь дешевле оплатить работнику преприятия дорогу в оба конца, чем выплачивать ему суточные за новогодние праздники, а также решать проблемы с исчислением среднего заработка за этот же период. В соответствии с п. 4 Положения днем выезда работника в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного - именно от места работы, а не от места жительства .
При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда работника в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда работника до пункта отправления. РАНЬШЕ :Срок командировки не должен превышать 40 дней, не считая времени в пути (за исключением командировки для выполнения строительных и пуско-наладочных работ, в этом случае командировки могут быть продолжительностью до 1 года). В случае необходимости, например при длительной командировке, заработная плата пересылается командированному работнику по его просьбе за счет организации, которой он командирован. Количество командировок не ограничено.
У работников-иностранцев расчет сроков пребывания в командировках иной.
Общая продолжительность трудовой деятельности иностранного гражданина вне пределов субъекта РФ, на территории которого ему выдано разрешение на работу (разрешено временное проживание), в случае его направления в служебную командировку, а также если его постоянная работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, зависит от правового положения иностранца. Так, для временно пребывающего в России иностранца период командировки не может превышать 10 календарных ней в течение периода действия разрешения на работу, а для временно проживающего - 40 календарных дней в течение 12 календарных месяцев.
Общая продолжительность трудовой деятельности иностранца вне пределов соответствующего субъекта РФ, если его постоянная работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, не может превышать:
Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст .168 ТК РФ):
Работникам организаций, финансируемых из регионального или местного бюджетов, возмещение расходов, связанных с командировкой, производится по правилам, устанавливаемым нормативными правовыми актами субъекта РФ или органа местного самоуправления. Для организаций, не получающих бюджетного финансирования, возмещение работникам расходов, связанных с командировкой, осуществляется по усмотрению работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов в этом случае устанавливаются в локальном нормативном акте или коллективном договоре. В частности, в соответствующем Положении должны быть определены порядок оформления командировки, нормы суточных, категории транспорта для следования в командировку, предельные суммы расходов на проживание, вопросы учета рабочего времени в командировке.
Ограничения на направление в служебные командировки
Запрещается направление в служебные командировки:
Допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями (ст. 259 ТКРФ). Эти же правила распространяются на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТКРФ). Указанные категории работников должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку. В приказе о направлении в командировку для этих категорий работников должна присутствовать специальная строка и место для дополнительной росписи. В комплект документов для оформления служебной командировки входят:
1) приказ (распоряжение) о направлении работника (группы работников) в командировку - унифицированная форма № Т-9 (Т - 9а) (см. примеры заполнения приказов (распоряжений) о направлении работника(ов) в командировку);
2) командировочное удостоверение работника - унифицированная форма № Т-10 (см. пример оформления );
3) служебное задание с отчетом о его выполнении - унифицированная форма № Т-10а (см. пример служебного задания для направления в командировку и отчет о его выполнении);
4) авансовый отчет - унифицированная форма № АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 (см. пример авансового отчета).
Основной документ - служебное задание, которое выдается руководителем структурного подразделения по разрешению руководителя организации на поданной служебной записке. Именно оно является основанием для приказа о направлении работника в командировку.
А уже на основании приказа сотруднику выдается командировочное удостоверение.
Как один из вариантов:



Производственный отдел
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о командировании сотрудника
«05» октября 2009 г.
№ 65
В связи с запуском нового оборудования для производства хлебобулочных изделий и расширением ассортимента выпускаемой продукции прошу направить Дубкову М. Н., главного технолога производственного отдела, в командировку г.Новосибирск, головной офис ООО «Радуга» для согласования и утверждения рецептур новых хлебобулочных изделий (хлеб «Монастырский», сдоба «Лимонная», печенье «Восторг») сроком с 15 октября по 18 октября 2009 года включительно.


Заведующий
производственным
отделом Кашин
А. А. Кашин
Работник знакомится с приказом под роспись.
Приказ (распоряжение) издается на основании служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении подписываются руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Задание утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.
Работнику, направляемому в командировку, выдается командировочное удостоверение установленной формы. Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Вместе с командировочным удостоверением работнику под отчет выдается предварительно рассчитанная согласно действующему Положению сумма денежных средств. Возможна ситуация, когда работник едет в командировку за счет собственных средств, которые после окончания командировки возмещаются работнику согласно установленных норм. После возвращения из командировки в организацию работником составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и в трехдневный срок предоставляется в бухгалтерию, вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом, с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия и дне выбытия. Если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются соответствующей организацией в каждом городе (поселке).
Дни, проведенные работником в пути, оплачиваются как рабочие, за исключением случаев нахождения в пути в выходные и нерабочие праздничные дни. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из населенного пункта, в котором расположено место постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в данный населенный пункт.
При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогичным образом определяется и день приезда работника. В зависимости от времени отъезда в командировку решается вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку.
Присутствие на работе в день отъезда в командировку и в день прибытия из нее устанавливается соглашением сторон трудового договора или договоренностью с непосредственным руководителем. В случаях, когда по распоряжению работодателя или в силу объективных обстоятельств работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха. Аналогично решается вопрос о явке работника в день приезда из командировки.
Задержка в пути при поездке как к месту командировки, так и обратно, произошедшая в результате неблагоприятных погодных условий и иных, не зависящих от работника причин, оплачивается как рабочее время.
Выполняя служебное поручение, командированный работник должен соблюдать режим рабочего времени и времени отдыха той организации, в которую он командирован. Выходные и нерабочие праздничные дни он использует для отдыха, поэтому никакой компенсации в виде отгулов или дополнительной оплаты по возвращении из командировки не предоставляется.
Исключение составляют случаи, когда работник командирован специально для выполнения работы в выходные или нерабочие праздничные дни. В таких ситуациях производится повышенная оплата труда или по желанию работника ему предоставляются другие дни отдыха (ст. 153 ТКРФ).
В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства. Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке документами (справка, листок временной нетрудоспособности), выданными медицинским учреждением. За период временной нетрудоспособности командированному работнику по общим правилам выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.
Для организации учета командированных работников руководитель организации или уполномоченное им лицо должен назначить работника организации, ответственного за ведение журналов выбытия и прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях.
Кроме того, работодатель обязан обеспечить хранение журналов выбытия и прибытия в течение пяти лет со дня их оформления в установленном порядке (пункты 5 и 6 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н). ЖУРНАЛ УЧЕТА РАБОТНИКОВ, ПРИБЫВАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ, В КОТОРУЮ ОНИ КОМАНДИРОВАНЫ(ЖУРНАЛ ПРИБЫТИЯ). Учет работников других организаций, прибывших в организацию в служебную командировку, ведется в журнале прибытия по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н, вступившим в силу 13 ноября 2009 г. Журнал прибытия ведет работник, ответственный за его ведение. Этот же работник проставляет отметки о прибытии и выбытии в командировочных удостоверениях работников, прибывших в служебные командировки в организацию. Журнал прибытия заполняется на основании командировочных удостоверений работников, прибывших в командировку в организацию, оформленных по унифицированной форме № Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Каждая запись в журнале производится на дату выбытия работника другой организации, находившегося в служебной командировке, на основании данных в его командировочном удостоверении.
ЖУРНАЛ УЧЕТА РАБОТНИКОВ, ВЫБЫВАЮЩИХ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ ИЗ КОМАНДИРУЮЩЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ(ЖУРНАЛ ВЫБЫТИЯ) Журнал выбытия лицом, ответственным за его ведение, заполняется на основании командировочных удостоверений, оформленных по унифицированной форме № Т-10, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Каждая запись в журнале производится не позднее даты выбытии работника в командировку. Все приведенные выше формы представлены в приложении.
2. Авансовый отчет
В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Федеральный закон № 129-ФЗ) все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ. По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.
При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) два документа – кассовый чек и товарный чек (накладную).
Кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:
- наименование организации, выдавшей чек;
- идентификационный номер организации-налогоплательщика (ИНН);
- заводской номер контрольно-кассовой машины (ККМ);
- порядковый номер чека;
- дату и время покупки (оказания услуги);
- стоимость покупки (услуги).
Вместо кассового чека допускается выдача номерного бланка строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК по ККМ), с указанием предусмотренных формой бланка реквизитов.
Товарный чек (накладная) должен содержать следующие реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- название и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении;
- должность и личную подпись ответственного лица (продавца);
- штамп (печать) продавца.
Счет-фактура должен отвечать требованиям положений пунктов 5 и 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ и выписывается по форме, установленной постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914«Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость»(с учетом изменений и дополнений), с обязательным заполнением всех указанных в нем реквизитов (при отсутствии информации соответствующие строки, графы прочеркиваются).
При покупках за наличный расчет у граждан-предпринимателей продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) кассовый и товарный чеки (или накладную) со всеми вышеперечисленными реквизитами.
Покупки за наличный расчет собственного имущества граждан, не являющихся предпринимателями, оформляются договорами купли-продажи личного имущества. В договорах должны быть указаны паспортные данные гражданина. Договор может быть заключен только лицом, которому директором выдана доверенность на право заключения таких договоров. Выплата денег по таким договорам производится непосредственно гражданам-продавцам только через бухгалтерию с разрешения главного бухгалтера после проверки документального оформления таких хозяйственных операций.
Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:
· подтверждающие документы подаются в оригинале;
· по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
· по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса.
3. Возврат денежных средств, выданных под отчет
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним, на это указывает п. 11 порядка ведения кассовых операций.
Для возврата подотчетным лицом остатка денежных средств в кассу организации оформляется приходный кассовый ордер (унифицированная форма № КО-1, утвержденый Постановлением Госкомстата от 18.08.98 №88).
В случае если подотчетное лицо потратило собственные денежные средства сверх выданных ему под отчет, то перерасход выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.
Отметим, что в соответствии со ст. 137 ТК РФ организация может удержать из заработной платы работника сумму ранее выданного аванса в случае, если подотчетное лицо не израсходовало и своевременно не возвратило денежные средства в кассу организации. В бухгалтерском учете возврат денежных средств подотчетным лицом отражается по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
4. Невозвращение денежных средств выданных под отчет
Бывают ситуации, когда подотчетные лица не возвращают подотчетные суммы в кассу организации, в таком случае опираясь на план счетов - подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Впоследствии, в случае если эти суммы могут быть удержаны из оплаты труда работника, то они списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Необходимо помнить, что в соответствии со ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы, причитающейся работнику.
Если данные суммы не могут быть удержаны из оплаты труда работника, то они списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Согласно п. 2 ст. 266 Налогового кодекса РФ безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации.
При признании долга сотрудника безнадежным (нереальным ко взысканию) в соответствии с подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в частности суммы безнадежных долгов, приравниваются к внереализационным расходам.
Налоговая база по налогу на прибыль организации уменьшается на сумму внереализационных расходов, следовательно, препятствий, связанных с действием п. 3 ст. 236 НК РФ, в данном случае не возникает, а значит, организации следует начислить единый социальный налог на сумму долга сотрудника, признанного безнадежным.
Вместе с тем существует позиция суда, согласно которой не возвращенные физическими лицами денежные средства, выданные под отчет, были правомерно квалифицированы налоговым органом при проведении выездной налоговой проверки в качестве выплат в пользу физических лиц и включены в налоговую базу по единому социальному налогу. В вышеуказанном случае руководству организации придется самостоятельно принимать решение о начислении единого социального налога, но необходимо учесть, что имеется риск отстаивания своей позиции в суде.
5. Основные проводки связанные с выдачей денежных средств под отчет
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Рассмотрим порядок отражения в бухгалтерском учете расчетов с подотчетным лицом на следующем примере:
ООО «Сибмонтаж» по согласованию с обслуживающим банком вправе выдавать в подотчет денежные средства, поступившие в кассу от покупателей товаров, на оплату товаров (работ, услуг). ООО «Сибмонтаж» 12.01.2009 выдало работнику в подотчет 50 000 руб. из денежных средств, поступивших в кассу от покупателей. В этом же месяце работник представил авансовый отчет, согласно которому он:
- приобрел канцтовары (конкретные наименования товаров расписаны в товарном чеке) на сумму 1 000 руб. для нужд организации;
- погасил задолженность перед поставщиком товаров в размере 45 000 руб.
Оставшаяся сумма полученного аванса возвращена работником в кассу предприятия 26.01.2009. Руководитель ООО «Сибмонтаж» утвердил авансовый отчет 26.01.2009.В бухгалтерском учете ООО «Зима» подлежат отражению следующие проводки:
12.01.2009
Дебет 71 Кредит 50 - 50 000 руб. – выданы в подотчет наличные деньги
26.01.2009
Дебет 50 Кредит 71 - 4 000 руб. – отражен возврат подотчетным лицом остатка денежных средств, полученных ранее в подотчет (50 000 - 1000 - 45 000) руб.
Дебет 10 Кредит 71 - 1 000 руб. – отражено приобретение канцтоваров
Дебет 60 Кредит 71- 45 000 руб. – отражено погашение задолженности перед поставщиком через подотчетное лицо.
В случае, если в подотчет работник получил меньше, чем потратил, организация (предприниматель) возмещает перерасход. Рассмотрим следующий пример. Работник получил в подотчет денежную сумму в размере 44 000 руб. Перерасход возвращен подотчетному лицу 28.01.2009.

В бухгалтерском учете ООО «Сибмонтаж» будут отражены следующие проводки:
12.01.2009
Дебет 71 Кредит 50 - 44 000 руб. – выданы в подотчет наличные деньги
26.01.2009
Дебет 10 Кредит 71 - 1 000 руб. – отражено приобретение канцтоваров
Дебет 60 Кредит 71 - 45 000 руб. – отражено погашение задолженности перед поставщиком через подотчетное лицо
28.01.2009
Дебет 71 Кредит 50 - 2 000 руб. – выдан из кассы перерасход.

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать полную версию