Организация документооборота

«1. Организация документооборота.
2. Документы как источник финансовой информации.»
Организация документооборота
На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования на­чинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.п. Процесс движения этих докумен­тов, начиная от их составления, приемки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом. Он регулируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.
Каждая из процедур, включаемая в систему документообо­рота, должна содержать набор определенных операций, соблю­дение которых обеспечивает четкую организацию документообо­рота. Так, на стадии приемки документов в бухгалтерии, они под­лежат обязательной проверке как по форме (полноте и правиль­ности оформления документов, заполнения реквизитов), так и
содержанию (соответствие законности зафиксированных в доку­менте экономических событий, логическая увязка отдельных показателей). В целях исключения повторного использования все первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, форма которой зависит от способа обработки докумен­тов: при ручном способе — дату записи в учетный регистр, а в условиях автоматизированного учета — оттиск штампа лица, от­ветственного за их обработку.
Документы, послужившие основанием для начисления за­работной платы, равно как и документы, приложенные к при­ходным и расходным кассовым ордерам, должны быть погаше­ны штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием числа, месяца и года.
Документальный поток может быть входящим (документы поступают со стороны от других организаций), исходящим (со­ставленные документы предназначены для внешних пользовате­лей) и внутреннего назначения (подготовленные работниками дан­ной организации для собственных нужд).
Организацией документооборота занимается главный бух­галтер фирмы. В его функции входит разработка правил доку­ментооборота и технологии обработки учетной информации, пред­ставленных в виде графика документооборота. Назначение графика — осуществ­ление систематического контроля за составлением и сроками про­хождения первичных сводных документов между отдельными структурными подразделениями, передачей их в бухгалтерию. Здесь они подвергаются формальной проверке и счетному конт­ролю в виде арифметической проверки, устанавливаются закон­ность и целесообразность зафиксированных в них хозяйствен­ных операций, происходит соответствующая группировка их в процессе обработки в учетных регистрах и составляются необхо­димые формы отчетности.
Соблюдение этих условий способствует более четкой орга­низации производства и продаже продукции, а следовательно, и получению большей прибыли.
Если в процессе проведения указанных действий обнаружи­ваются неточности, отсутствие полноты заполнения отдельных реквизитов, преднамеренные и непреднамеренные ошибки, фак­ты злоупотребления и мошенничества, дальнейшие действия в работе с документами должны быть приостановлены. В зависи­мости от характера и степени допущенных нарушений они возвращаются на доработку исполнителям. Полностью соответству­ющие предъявляемым требованиям документы принимаются бух­галтерией. В зависимости от характера этих документов работ­ник бухгалтерии принимает их к исполнению с распиской в ко­пии реестра или указанием перечня сдаваемых документов. На­пример, при приеме от кассира за очередной рабочий день отчета по кассе в виде приложенных к нему приходных и расходных кассовых ордеров вместе с оправдательными документами бух­галтер расписывается в их приеме в кассовой книге.
Процесс обработки в бухгалтерии принятых от исполните­лей документов включает три этапа: таксировку, группировку и контировку.
Таксировка, или расценка, предусматривает перевод нату­ральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный из­меритель. Как правило, эта процедура осуществляется в самом первичном документе путем умножения соответствующего ко­личества в натуре (м, кг и пр.) на цену за единицу. Если в доку­менте указан трудовой измеритель, выраженный в единицах вре­мени — рабочих днях, часах, минутах, то его величина умножа­ется на стоимость единицы данного времени.
Группировка представляет собой следующий этап учетной обработки документов. Последние подбираются в пачки, однород­ные по экономическому содержанию зафиксированных в них хо­зяйственных операций. Характер группировки обусловлен переч­нем представленных протаксированных документов. Так, доку­менты по приходу материалов группируются в разрезе складов, наименований источников поступления и т. д.; по расходу — в разрезе наименований и направлений в использовании:
♦ на производственные нужды;
♦ на непроизводственные цели (непромышленным производ­ствам и хозяйствам и пр.);
♦ продажи на сторону и т. п.
Цель группировки — подготовить сводные данные по дви­жению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.
Контировка — указание в первичном документе бухгалтерс­кой записи, т. е. корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет более высокий уровень работы с документами. Поэтому данная процедура выполняется, как правило, бухгалте­ром, занятым на самостоятельном отдельном участке учетного про­цесса. Для представления бухгалтерской записи в документе преду­смотрено определенное место. Если имеет место сводный доку­мент, то указанная запись фиксируется в конце документа.
Автоматизация учетного процесса определила свои требова­ния к организации документооборота. Появились программные средства, обеспечивающие ввод, хранение, поиск и просмотр до­кументов в электронном виде. В 80-х гг. прошлого века была реализована идея перевода бумажных документов в электронный вид. Она воплотилась в системах управления электронными до­кументами (DocumentManagementSystems).
Составляющими современной корпоративной системы ав­томатизации документооборота являются:
— системы управления базами данных. Основное их досто­инство — обеспечение доступа к структурированной ин­формации. На российском рынке это системы Oracle, Informix, Sybase;
— системы класса DocumentManagement, обеспечивающие перевод бумажных документов в электронный вид и осу­ществляющие доступ к неструктурированной информа­ции.
Для реализации этой идеи и доступа к управлению доку­ментами, представленными большими массивами с целью обес­печения четкого поиска информации по всему содержанию, раз­работана и функционирует система ExcaliburEFS.
Для управления небольшими массивами информации фун­кционирует система PC ДОСв — системы класса Workflow, обес­печивающие в автоматическом режиме транспортные потоки пе­ремещения документов в электронном виде между исполнителя­ми, структурными подразделениями и руководством.
Таким образом, управление документооборотом в значитель­ной мере достигается путем внедрения компьютерных техноло­гий с помощью программных средств, а также локальных вы­числительных сетей. С помощью последних решается проблема
передачи информации. Это совершенно новый уровень органи­зации документооборота, который более правильным следовало бы называть системой электронного документооборота (СЭД).
В данном электронном архиве первичные документы раз­мещены не в файлах и директориях, а по аналогии с обычными документами в электронных папках, полках, шкафах и секциях. В целях быстрого нахождения таких документов СЭД обладает специальной системой их поиска. Контрольными точками поис­ка являются дата создания документа, адресат, наименование орга­низации, ключевые слова и другие параметры.
Система электронного документооборота позволяет упоря­дочить формирование массива учетной информации, создает ос­нову для исключения потери документов, повышает контроль за выполнением поручений, связанных с подготовкой и обработкой документов, их хранением. На каждом из этапов формирования документооборота обеспечивается предварительный, текущий и последующий контроль.
По истечении года все документы из бухгалтерии передают­ся в общий архив организации. Время нахождения их в архиве определено Перечнем типовых документов, образующихся в де­ятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других уч­реждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хране­ния (утвержденным Главным архивным управлением при Сове­те Министров СССР 15 августа 1988 г. в редакции Государствен­ной налоговой службы Российской Федерации и Федеральной архивной службы России от 27 июня 1996 г.), а также ст. 17 Зако­на Российской Федерации «О бухгалтерском учете». В соответ­ствии с этим организации должны обеспечить хранение первич­ных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бух­галтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых соглас­но правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать полную версию