Правила составления документов

Министерство образования Российской Федерации

Волжский университет им. В.Н. Татищева

Экономический факультет

Кафедра «Менеджмент организации»

Специальность «Менеджмент организации»

Контрольная работа

по дисциплине «Основы документационного обеспечения управления»

Тольятти 2006

Содержание

1. Юридически значимые реквизиты документа

2. Понятие контракта, требования к нему и правила составления

Список литературы

1. Юридически значимые реквизиты документа

Определим какие же реквизиты признаются юридически значимыми?

Очевидно, что необходимо указать наименование предприятия, издавшего документ. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах предприятия. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, в приказе оно пишется в скобках после полного.

Другие обязательные и юридически значимые реквизиты рассмотрим более подробно.

Дата и номер документа.

Дата необходима для определения момента, с которого возникают, изменяются или прекращаются права или обязанности сотрудников предприятия, указанных в документе.

Дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две для разграничительных точек. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится ноль, например 05.09.99. Словесно-цифровой способ оформления дат (10 ноября 1999 г.) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права предприятий и граждан. Отсутствие даты на некоторых видах документов бесспорное основание для признания их недействительными. Так, ничтожной является такая доверенность, в которой не указана дата ее выдачи (ст. 186 Гражданского кодекса РФ).

Юридически значимым является и реквизит «Регистрационный номер документа»; Такие номера должны присваиваться как исходящим, так и входящим документам. Порядок присвоения документам регистрационных номеров должен быть определен приказом руководителя предприятия. В этом приказе устанавливаются индексы структурных подразделений и должностных лиц, номера дел, в которые, например, подшиваются письма в зависимости от подразделения, где эти дела находятся, и т.п. Можно порекомендовать ввести на предприятии регистрационные журналы: один для регистрации входящих документов, другой для исходящих. В графах журнала, например для регистрации исходящих документов, должны быть указаны дата регистрации, номер документа, лицо, зарегистрировавшее этот документ, сроки его действия и прочие отметки. При наличии такого журнала достаточно легко доказать сотрудникам налоговой инспекции, что тот или иной документ не составлен «задним числом»; поскольку журнал ведется последовательно с начала года и подделать его так, чтобы это осталось незамеченным, весьма затруднительно.

Порядок подписания документов

На организационно-распорядительном документе обязательно должна быть подпись должностного лица (подписи если документ разрабатывался и издавался несколькими должностными лицами). Наличие необходимых подписей напрямую связано с тем вопросом, имеет или не имеет документ юридическую силу. Лицо, поставившее подпись на документе, несет ответственность за его содержание. Какие документы уполномочено подписывать то или иное должностное лицо, устанавливается внутренними актами предприятия (например, уставами, положениями, приказами и т.п.). Так, от имени предприятия документы подписывает его руководитель. Приказы и положения, регламентирующие деятельность структурных подразделений предприятия, могут быть подписаны руководителями этих подразделений. По ряду отдельных специфических вопросов право подписи могут иметь и другие сотрудники предприятия. Исчерпывающий круг таких вопросов необходимо отразить в инструкции по делопроизводству или в иных подобных документах. В зависимости от вида документов на них может стоять одна подпись или две и более. На документах, издаваемых, например, руководителем единолично, стоит только его подпись. Одним лицом подписываются приказы по основной деятельности или по личному составу, распоряжения, телефонограммы и т.п. Если руководитель отсутствует, документ может подписать должностное лицо, исполняющее обязанности руководителя предприятия, например его заместитель, если он наделен такими полномочиями. В таком случае необходимо указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Не допускается делать надписи от руки: "зав.", "зам." или ставить косую черту перед наименованием должности. Если за содержание документа ответственность несут несколько сотрудников предприятия, на нем ставится две подписи и более (в зависимости от количества ответственных). Так, например, гарантийные письма подписывают руководитель и главный бухгалтер. Много вопросов обычно возникает о порядке подписания документов, отражающих деятельность комиссий, протоколов и актов. Состав той или иной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. Протоколы заседаний комиссии подписываются председательствующим на заседании и секретарем. Этих двух подписей вполне достаточно для того, чтобы документ считался правомерно принятым.

Иные требования предъявляются к подписанию актов. Акт это документ, согласно которому по заключению специальной комиссии подтверждается или отрицается какое-либо событие,