Классификация программ офисного назначения

Содержание:

1. Классификация программ офисного назначения

2. История возникновения и назначения электронных таблиц

3. Связные листы. Построение диаграмм

Литература

Приложение 1

Приложение 2

1. Классификация программ офисного назначения

Программы офисного назначения – это те программы, которые применяются практически во всех деловых применениях компьютеров. Это редакторы текстов, табличные процессоры, программы подготовки презентаций и всякие полезные мелочи – записные книжки, организаторы рабочего времени и т.д. Именно такой набор программ (иногда с небольшими вариациями) обычно входит в комплекты офисных программ MicrosoftOffice, LotusSmartSuite, PerfectOffice фирмы Corel и т.д.

Редакторы документов – это наиболее широко используемый вид прикладных программ. Ведь практически каждый пользователь компьютера встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов – писем, статей, служебных записок, отчетов и т.д. Редакторы документов позволяют делать это гораздо удобнее и со значительно лучшими результатами, чем с помощью пишущей машинки.

Редакторы документов ориентированы на работу с документами, то есть с текстами, состоящими из разделов, страниц, абзацев, предложений, слов и т.д. Они позволяют использовать различные шрифты символов, абзацы произвольной формы, автоматически переносят слова на новую строку, позволяют делать сноски, включать рисунки, автоматически нумеруют страницы и сноски и т.д. Наиболее мощные редакторы документов позволяют проверять правописание, набирать тексты в несколько столбцов, создавать таблицы и диаграммы, строить оглавления, предметные указатели и т.д. Всего существует несколько сотен редакторов текстов, от самых простых до весьма мощных и сложных. При работе в DOS можно порекомендовать несложный, хотя и обладающий ограниченными возможностями, редактор ЛЕКСИКОН, а также более мощные редакторы MicrosoftWord или WordPerfect фирмы Corel. При этом WordPerfect 6.0 работает в режиме WYSIWYNG (WYSIWYN – сокращение английской фразы «что Вы видите, то и получите», то есть что на экране, то и на печати), то есть выводит на экран страницу точно в том виде, в котором она будет печататься.

При работе в Windows, Windows 95, WindowsNTи OS/2 можно использовать очень мощные и удобные редакторы MicrosoftWord и CorelWordPerfect. Они, естественно, работают в режиме WYSIWYNG, то есть могут выводить на экран страницу точно в том виде, в котором она будет печататься. По возможностям эти редакторы лишь немного уступают профессиональным издательским системам. Кроме того, эти редакторы содержат множество средств автоматизации делопроизводства – рассылку стандартных писем, заполнение бланков по шаблонам и т.д. Имеются и более простые редакторы документов – WordPro фирмы Lotus, JustWrite фирмы Symantec и др.

Табличные процессоры обеспечивают работу с большими таблицами. При работе с табличным процессором на экран выводится прямоугольная таблица, в клетках которой могут находиться числа, пояснительные тексты и формулы для расчета значения в клетке по имеющимся данным. Все распространенные табличные процессоры позволяют перевычислять значения элементов таблиц по заданным формулам, строить по данным таблицы в таблице различные графики и т.д. Современные табличные процессоры поддерживают трехмерные таблицы, позволяют создавать собственные входные и выходные формы, включать в таблицы рисунки, использовать средства автоматизации – макрокоманды, работать с базами данных и т.д. Множество возможностей современных табличных процессоров носит чисто декоративный характер – включение звуковых эффектов, создание слайд-шоу и т.д., здесь фантазия разработчиков неисчерпаема. Наибольшей популярностью пользуются табличные процессоры MicrosoftExcel (для Windows), Lotus 1 – 2 – 3 и QuattroPro (для DOS и Windows).

Программы подготовки презентаций у нас популярны гораздо меньше, чем на Западе, что отражает недостаточную развитость деловой культуры. На Западе же презентации применяются очень широко – на деловых совещаниях, в рекламе, при обучении и т.д. Программы подготовки презентаций могут оформлять слайды для презентаций, помещая туда красивые диаграммы, рисунки, надписи и т.д., после чего эти слайды можно напечатать на специальном слайд-принтере или же на обычном струйном или лазерном принтере, если Вы используете слайд-проектор большого формата. Но слайд-проектор применять не обязательно – программы подготовки презентаций позволяют, и показать презентацию с помощью компьютера (на мониторе большого размера или специальной демонстрационной панели). В этом случаи Вы можете управлять презентацией, выбирая те или иные варианты её продолжения, использовать заранее подготовленное звуковое сопровождение и т.д. Примером таких программ являются PowerPointфирмы Microsoft, FreelanceGraphics фирмы Lotus, Charisma фирмы Micrografx, HarvardGraphicsфирмы SoftwarePublishing.

Персональные информационные менеджеры. Программ, используемых для организации работы, очень много. Хорошим примером может служить LotusOrganizerфирмы Lotus. Программа выводит на экран блокнот с перекидными страницами, имеющий 6 стандартных разделов: календарь, список текущих дел, адресную книгу, планировщик и записную книжку. Можно добавлять собственные разделы, а также создавать несколько таких блокнотов, защищая их с помощью пароля. Программа позволяет назначать разовые и повторяющиеся