Фізична структура даних. Бухгалтерські інформаційні системи

Фізична структура даних: символ, поле, агрегат даних, запис, файл, база даних

Оскільки процес управління неможливий без перетворення інформації, організація інформаційного забезпечення автоматизованої інформаційної системи (АІС) має важливе значення. Система інформаційного забезпечення АІС будується залежно від ряду чинників і передбачає створення єдиного інформаційного фонду, систематизацію та уніфікацію показників і документів, розроблення засобів формалізованого опису даних та ін. Все це свідчить про складність і багатоаспектність розроблення та структурної побудови інформаційного забезпечення залежно від задач, що розв'язуються, структури економічної системи загалом, складу функцій управління, засобів перетворення інформації, форм подання даних.

Інформаційне забезпечення є найважливішим елементом АІС, будучи забезпечувальною підсистемою при розв'язуванні задач управління, наповнюючи їх конкретним змістом. Для функціональних підсистем АІС воно є сукупністю інформаційних ресурсів.

Призначене воно для підвищення якості управління господарською діяльністю на основі здобуття вірогідних і своєчасних даних, необхідних для прийняття управлінських рішень.

Інформаційне забезпечення включає:

–єдину систему класифікації та кодування ТЕП і в діяльності об’єкта управління;

– уніфіковану систему первинної документації;

– масиви інформації, що використовуються для розв'язання задач управління.

У процесі розроблення інформаційного забезпечення слід визначити:

—склад інформації (перелік інформаційних одиниць або сукупностей, необхідних для розв'язання комплексу задач);

—структуру інформації та закономірності її перетворення, тобто правила формування показників і документів;

—характеристики руху інформації (обсяг та інтенсивність потоків, маршрути руху, часові характеристики);

—характеристики якості інформації (систему кількісних оцінок корисності, значущості, повноти, своєчасності, вірогідності інформації);

—способи перетворення інформації.

Основною функцією інформаційного забезпечення є надійне збереження на машинних носіях необхідних даних для розв'язання задач користувачів і зручний доступ до цих даних.

Інформаційне забезпечення АІС поділяються на позамашинне та внутрімашинне. Це зумовлено тим, що первинна інформація зароджується у позамашінній сфері та характеризує процеси, явища, об'єкти ПС. Як правило, первинна інформація фіксується в первинних документах, що містять як НДІ, так і оперативну, облікову інформацію.

Для реалізації завдань користувача на АРМі дані позамашинної сфери мають бути перенесені на машинний носій, де вони утворять машинну інформаційну базу (ІБ).

Ядром інформаційного забезпечення АІС є ІБ – сукупність впорядкованої інформації, що використовується при функціонуванні АІС. За складом, змістом вона має відповідати вимогам тих задач ПС, які розв'язуються на її основі. За сферою функціонування виділяють позамашинну і внутрімашинну ІБ.

Позамашинна ІБ. До неї належить частина ІБ – сукупність повідомлень, сигналів і документів, що використовуються при функціонуванні АІС, яка сприймається людиною без застосування засобів обчислювальної техніки. Це сукупність усіх документованих даних (відомостей). Основним носієм інформації у позамашинному середовищі є документи. За ознакою інформації, що міститься, і своїм призначенням (подальшим використанням) документи поділяють на первинні (вхідні) та похідні (вихідні).

Вхідні документи містять первинну необроблену інформацію. Вони поділяються на нормативно-довідкові й оперативні. Перші належать до категорії уловно-сталої інформації і містять різні регламентуючі норми та нормативи, характеристики різних об'єктів, ціни, тарифи, які тривалий час використовуються в розрахунках без зміни. Склад нормативно-довідкових документів визначається характером ПС й особливістю системи управління об'єктом. На основі цих документів здійснюється первинне завантаження файлів НДІ, які утворюють нормативно-довідковий інформаційний фонд АІС (фонд НДІ). До нормативно-довідкових документів належать конструкторські та технологічні документи, довідники, класифікатори, номенклатури-цінники, договори й ін.

Для внесення змін до ІБ, підтримки її в актуальному стані застосовується первинний документ «Повідомлення про зміну», який складається за схемою «Є – має бути». При доданні запису до ІБ заповнюється права сторона документа (має бути), при видаленні запису – ліва «є», а при коректуванні запису заповнюються обидві сторони.

Оперативні документи містять інформацію, що відображає Поточний стан об'єкта управління. Ця інформація змінюється за кожної її фіксації. Інформація первинних оперативних документів служить для введення оперативної інформації в ЕОМ. На їх основі формуються оперативні файли.

До оперативних документів належать облікові прибутково-витратні документи на товари і матеріали, накладні, платіжні документи та ін. Різновидом оперативних документів є «Запити» (документи, які містять умови пошуку даних в ІБ, а також ті, що ініціюють виконання розрахунків). Запити можуть вводитися в бездокументній формі формуванням їх на екрані монітора.

Похідні (вихідні) документи формуються в процесі автоматизованого оброблення і видаються як результат. Вони формуються на основі інформації оперативних файлів і файлів НДІ, містять інформацію, необхідну для прийняття управлінських рішень на різних рівня