по Делопроизводству 3

Содержание

1. Вопрос №29. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

1.1. Формирование дел. Оперативное хранение документов. . . . . . . . . .3

1.2. Подготовка дел к архивному хранению. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

2. Вопрос № 20. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

3. Вопрос № 34. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

4. Вопрос № 41. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12

1. Вопрос № 29. Обеспечение сохранности документов: оперативное хранение, формирование дел при подготовке к сдаче в ведомственный архив. Специфические особенности группировки в дела отдельных категорий документов.

1.1. Формирование дел. Оперативное хранение документов.

До передачи дел в архив организации, они могут находиться в структурных подразделениях на исполнении и в канцелярии на хранении. Документы, находящиеся в процессе исполнения, хранятся у исполнителя в паках с надписью "На подпись", "К докладу", "Срочно" и т. п. На папках указываются фамилия и инициалы исполнителя, и находятся на рабочем столе только в течении рабочего дня.

Хранение исполненных документов текущего года осуществляется в специальных папках-регистраторах. Пригодны для длительного хранения папки с мягкой системой крепления документов. Это позволяет группировать документы в прямой хронологической последовательности. Для размещения укомплектованных в дела документов применяются стеллажи и шкафы, механические картотеки элеваторного типа. Хранение законченных дел в столах сотрудников запрещено. Документы, законченные делопроизводством, в конце года сдаются в архив. Формирование дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов в дела; расположение документов внутри дел в определенной последовательности и оформление обложек дел. В дело помещают только исполненные документы, и соответствующие заголовку дела. Каждое дело должно содержать не более 250 листов.

С момента заведения до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. За сохранность документов и дел несут ответственность руководители подразделений и отвечающие за делопроизводство сотрудники.

Дела хранят в специальных запирающихся шкафах в вертикальном положении корешками наружу. Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел, которую помещают на внутренней стороне. Каждое дело на корешке имеет индекс по номенклатуре дел.

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карточка-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приёме дела. Дела выдаются на срок не более одного дня. После истечения срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам.

1.2. Подготовка дел к архивному хранению.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения находятся в течении 1-3 лет по месту их формирования, а затем подлежат передаче на хранение в архив организации. Перед передачей в архив дела должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточных описях) в соответствии с требованиями Федерального архивного агентства.

Дела временного срока хранения (до 10 лет), как правило, в архив организации принимаются только по разрешению руководителя организации. Но даже в этом случае с ними не проводится такая обработка, которую осуществляют с делами постоянного и временного срока хранения: они могут храниться в тех папках, в которых осуществлялось формирование; документы в деле не пересистематизируются; листы не нумеруются; лист-заверитель не составляется. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел, новые учетные формы не составляются.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также конфиденциальные и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие этапы.

-Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).

-Нумерация листов дела. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение. В случае о