Документоведение, его роль в системе управления

РОСЖЕЛДОР

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования.

«Ростовский Государственный университет путей сообщения»

(РГУПС)

Кафедра «Документоведение и информационное обеспечение управления»

Контрольная работа

По дисциплине: «Документоведение»

Выполнила: студент гр. ГЗД-001

Е.В. Горьковая

Руководитель: кандидат

эк. наук, доцент М.В. Ватолина

Ростов-на-Дону

2010

СОДЕРЖАНИЕ

1. Документоведение, его роль в системе управления

2. Указание директора ОАО «РОСТВЕРТОЛ» о составлении графика отпусков на 2002 год

Список литературы

ТЕМА 1. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ, ЕЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

1.1 РОЛЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ЕГО ВЛИЯНИЕ НА УПРАВЛЕНИЕ

Роль документной информации в управлении

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов документов. Они подразделяются по:

· содержанию информации (отражают основные функции управления)

· происхождению (служебные и личные)

· месту составления (внешние и внутренние)

· способу изготовления (рукописные, машинописные и типографские)

· форме изложения информации (типовые, созданные для всех или для отдельных учреждений, индивидуальные)

· количеству вопросов (простые – один вопрос; сложные – несколько вопросов)

Процесс управления включает следующие документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

Значение организационно-распорядительной документации. Ее состав

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом документации.

Организационно-распорядительные документы (ОРД) условно подразделяются на три группы:

· Организационные документы;

· Распорядительные документы;

· Справочно-информационные документы.

Другие формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально – техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и так далее.

Деятельность любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего – это организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие.

В целях решения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа – распорядительные документы.

Третья группа – справочно-информационные документы – включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.

1.2 ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТОВ

Состав реквизитов, придающих документам юридическую силу

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

· юридическую силу документов;

· оперативное и качественное составление и исполнение документов;

· организацию быстрого поиска документов;

· более активное использование компьютера при составлении документов;

Любой документ состоит из ряда составляющих его документов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит “1 - государственный герб”. Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым п

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать