Организация делопроизводства и персональный менеджмент

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

Всероссийский заочный финансово-экономический институт

Кафедра «Кафедра
Экономики предприятий и предпринимательства »

Контрольная работа

по дисциплине: Организация делопроизводства и персональный менеджмент

Вариант № 3

Выполнила:

Факультет: Менеджмент и маркетинг

Специальность: Менеджмент организаций

Личное дело №

Курс 4 группа №

Проверила: И.Н. Васильева.

Москва 2009

Оглавление

1. Работа менеджера с секретарем. Работа с телефоном и телефонограммами................................................................................. 3

2. Понятие «документ». Классификация документов........... 8

3. Приведите схему работы с документами. Укажите используемые реквизиты................................................................... 13

Список использованной литературы.......................................... 18

1. Работа менеджера с секретарем. Работа с телефоном и телефонограммами

Почти все организации наделяют своих руководителей ответственностью за более широкий круг задач, нежели тот, с которым они могли бы справится лично. Для того чтобы они могли нести эту ответственность, им необходимы помощники. Одним из таких помощников является секретарь. Руководитель не может обеспечить себе достаточной гибкости, если он не прибегает к перепоручению части своей работу секретарю. Перепоручить, т.е. делегировать работу, - значит дать задание тому, кто успешно справиться с ним.

Делегирование полномочий - это метод расширения управленческих возможностей руководителя путем передачи части прав и обязанностей подчиненным.

Одновременно с рабочей задачей должны также делегироваться необходимая компетенция и функциональная ответственность. Руководитель сохраняет за собой ответственность за руководство (управленческая ответственность), которая не может быть делегирована. (рис. 1)

Компетенция

Функциональная ответственность

Задачи

Управленческая ответственность

Подчиненный

Исполнение

Рис. 1 Процесс делегирования полномочий

Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало «доверенное лицо». В России должность секретаря появляется в XVIII в. сначала именно как должность личного секретаря императора.

Возрастание роли руководителя в современных условиях заставляет по-новому взглянуть на обязанности, права, организацию труда и место секретаря в системе управления организацией. От качества работы секретаря во многом зависит эффективность работы руководителя. Квалифицированный секретарь помогает шефу сберечь 2-3 часа рабочего времени ежедневно.

В обязанности секретаря входит выполнение работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документальной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и др.

Условно обязанности секретаря можно разделить на:

- работу с документами (информационно-документальное обслуживание) - составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела, стенографирование и т.д.

- организационную работу (бездокументное обслуживание) - подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание и т.д., на которую секретарь затрачивает 55-60 % рабочего времени.

Работа секретаря требует от него деликатности в работе с людьми: аккуратности, четкости, собранности в работе с документами, умения сработаться с руководителем и сотрудниками. Умение вести себя с людьми, способность создавать впечатление, повышающее авторитет руководителя, - важные факторы успеха в работе.

Началом совместной работы руководителя и секретаря должна быть вводная беседа-инструктаж. Во время этой беседы руководитель должен подробно рассказать секретарю о методах своей работы, привычном для него стиле, личных привычках, а также сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять секретарю.

Эффективная совместная работа руководителя и секретаря возможно только при условии полного взаимного доверия между ними. Это доверие базируется на единстве взглядов, общем понимании целей и задач работы, увлеченности делом, стремлении добиться высокой эффективности работы своей организации, достаточной профессиональной подготовке, исполнительности и надежности секретаря, усвоении индивидуального стиля работы руководителя, умении понимать и прогнозировать ход его мыслей и логику суждений, взаимном уважении.

Чтобы взаимоотношения «руководитель-секретарь» успешно развивались, важно научиться правильно координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. В к

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать