Способы предоставления унифицированных текстов документов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ ФИЛИАЛ В Г. ТУЛЕ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Документационное обеспечение управления»

на тему: «Способы предоставления унифицированных текстов документов»

Выполнила студентка 5 курса

факультета менеджмента и маркетинга

специальности ГМУ

группы дневной

№ личного дела

Проверил

Тула 2011

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………….3

1. СПОСОБЫ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ТЕКСТОВ ДОКУМЕНТОВ…………………………………………………………………...4

2. ПОСТНОВЛЕНИЕ. ЕГО СТРУКТУРА, ОСНОВНЫЕ РАЗДЕЛЫ, РЕКВИЗИТЫ…………………………………………………………………….11

2.1. Акты, издаваемые Правительством Российской Федерации…………13

2.2. Акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти……………………………………………………......................................16

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.……………………………………………………………...17

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………………18

Приложение 1 ………………………………………………………………..19 Приложение 2 ………………………………………………………………..20 ВВЕДЕНИЕ

В условиях непрерывного роста объема информации крайне важно проводить ее структуризацию. В делопроизводстве это осуществляется при помощи унификации. Эта операция создаёт жесткую структуру документации и облегчают процесс делопроизводства.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

В данной работе будут описаны виды унифицированного текста, и их примеры. Также будет подробно рассмотрен распорядительный документ «Постановление», издаваемый Правительством РФ и руководителями федеральных органов исполнительной власти, его структура, основные разделы и реквизиты.

СПОСОБЫ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ТЕКСТОВ ДОКУМЕНТОВ

Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуациями, которые вызывают появление однотипных документов. Это явилось основанием для унификации текстов документов.

Унификация - это установление единого комплекса видов (разновидностей) документов для аналогичных (стандартных) управленческих ситуаций и разработка единых форм их оформления, включая единые правила их составления.

Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем документации являются министерства (ведомства), поскольку именно они возглавляют отрасль деятельности, документы которой подвергают унификации.

Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы, связанного текста. [1]

Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом.

Составление документов с применением трафаретных текстов основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машинке или на компьютере.

В компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления текстов (текстовых редакторах), типовые (трафаретные) формы документов называются словом «шаблон» (см. Пример 1).

Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение услуг, поздравление постоянных клиентов фирмы с праздником, напоминание об оплате и т.п. [4]

Пример 1

Уважаемый «Имя, отчество»

Так как оборот Ваших закупок превысил «объем» руб., мы рады сообщить Вам о введении дополнительной скидки в размере «%», действующей на закупки до-01.02.2011 г.

С наилучшими пожеланиями

Директор

Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных фирм. Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.

Схематически методика разработки трафаретных текстов такова:

- выявление типовых управленческих задач;

- сбор информации, необходимой и формируемой в процессе решения управленческих задач;

- составление проекта унифицированного текста документа, отражающего в

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать