Технология работы с документами

Часть I

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как "отрасль деятельности", обеспечивающая документирование и организацию работы с документами" (ГОСТ Р51141-9).

Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав и ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Нормативной базой для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21 августа 1998 г. № 37. Справочник содержит квалификационные характеристики должностей служащих, являющиеся нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников. В качестве нормативной базы квалификационные характеристики должностей служащих предназначены для применения в организациях и на предприятиях всех форм собственности независимо от их ведомственной подчиненности. На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников.

На схеме 1 рассматривается порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Организация работы с входящими документами (отмеч. Красными стрелками) начинается с приема документов, предварительным просмотром, затем регистрацией, рассмотрением документов руководителями, далее направлением документов пользователям для ознакомления и исполнения, далее организовывается контроль над исполнением поручений, а следом документы формируются в дела и распределяются в местах хранения, и в заключении документы либо передаются в архив, либо уничтожаются, либо ими пользуются дальше.

Несколько другой оборот происходит в работе с исходящими документами (отмечены зелеными стрелками). Здесь документы подготавливаются, обсуждаются и согласовываются, затем рассматриваются и утверждаются руководителями, после чего рассылаются пользователям для ознакомления и исполнения, здесь так же осуществляется контроль за исполнением документов и поручений, а порядок формирования документов в дела и распределение в местах хранения такой же, как с входящими документами.

Также, помимо входящих и исходящих документов, существуют внутренние документы (отмечены синими стрелками). Они пересекаются как с входящими документами, так и с исходящими. Здесь документы подготавливаются, обсуждаются и согласовываются, затем, как правило, регистрируются, а после направляются пользователям для ознакомления и исполнения, здесь так же осуществляется контроль за исполнением внутренних документов, а порядок формирования документов в дела и распределение в местах хранения абсолютно идентичен предыдущим документам.

Итак, технология работы с документами объединяет шестнадцать основных делопроизводственных процедур. Переход от одной процедуры к другой называют "технологическим шагом". К примеру: после регистрации, исходящий документ отправляется (по почте) адресату; или после того, как руководитель рассмотрел документ, его направляют сотрудникам для ознакомления или (с поручением) исполнения.

Схема 1 .

Часть II

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации (Москва, г. Орел или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел.