Автоматизація обліку праці та її оплати Засоби автоматизації управлінської праці

1. Організація праці менеджера в умовах застосування сучасних інформаційних технологій управління персоналом

За сучасних умов характер організації праці менеджера визначається не тільки його статусом, рівнем кваліфікації, діловими якостями, але й мірою прогресивності техніки і технології, які він використовує. Раціоналізація робочого місця менеджера має на меті механізацію й автоматизацію праці, підвищення її культури. Прогресивна техніка та технологія надають менеджеру значну допомогу у зниженні витрат часу на виконання механічних операцій з обробки інформації, і завдяки цьому дають можливість збільшити час на творчу роботу. Питання про механізацію й автоматизацію праці менеджера постало у зв'язку з великим обсягом інформації, яку необхідно зібрати, обробити, прийняти рішення і передати далі. Відомо, що за допомогою навіть найпростіших засобів оргтехніки скорочується час обробки документів приблизно на 20 % , а їх системне використання збільшує продуктивність управлінської у три рази .

Виділяють два основних напрями механізації й автоматизації управлінської праці:

1) застосування організаційної техніки;

2) впровадження і використання сучасних електронно-обчислювальних систем. їх використання допомагає менеджеру механізувати окремі операції та процедури управління.

Організаційна техніка — це сукупність технічних засобів, які механізують і автоматизують допоміжна (технічні) операції і дії в управлінській праці. Вони підвищують оперативність і знижують трудомісткість виконання управлінських робіт. Як засвідчує сучасна практика, менеджеру доцільно мати таку техніку :

—диктофони — для диктування і відтворення доповідей, виступів, ділових листів, телефонних переговорів усних вказівок, розпоряджень та інших видів вербальної інформації з подальшою її обробкою. Ефективність використання диктофонної техніки прямо пропорційна вмінню менеджера швидко формулювати свої думки. Оптимальна швидкість диктування — 50 слів на хвили ну, але для цього потрібно попередньо готувати тези документів незалежно від їх обсягу;

—переговорні пристрої та засоби оперативного зв'язку (мобільні телефони, автоматичні номеронабирачі, автовідповідачі, селекторні пристрої, телефонні відповідачі різного призначення, телефонні підсилювачі, радіозв'язок тощо);

— електронні обчислювальні машини (обчислювальні машини, комплекси і процесори з оперативною пам’яттю різних типів). Вони забезпечують можливість прив'язання широкого кола задач різного типу з дуже швидкою швидкістю і дають можливість у 1,5—2 рази порівняно з ручною працею знизити трудомісткість лічильних та інших операцій;

— засоби копіювання і множення документів (ксерокси, апаратура для світлокопіювання, фотокопіювання,термокопіювання, електрографії, мікрофільмування. та ін.);

— засоби обробки інформації (різні пристрої для розпечатування і заклеювання конвертів, фальцювальні машиниі пристрої, адресувальні та штемпелювальні засоби, засоби скріплювання і склеювання документів).

Використовуючи оргтехніку, менеджер може досягти суттєвого підвищення ефективності власної праці за мінімальних витрат зусиль. Конкретний перелік оргтехніки кожний менеджер встановлює, виходячи зі специфіки своєї роботи й індивідуальних особливостей. Найбільша ефективність досягається комплексним використанням оргтехніки. Якщо окремі технічні засоби знижують витрати часу на виконання управлінських робіт на 10—15 %, то при комплексному використанні витрати часу скорочуються у 2—3 рази. Скажімо, завдяки «спільному зв'язку більш швидким, більш зручним і не прив'язаним до конкретного робочого місця стає, наприклад, бізнес. Менеджер може працювати із замовникамита партнерами дистанційно, перебуваючи навіть у відрядженні або на відпочинку. Або завдяки факсу можна швидко передати невербальну інформацію (графіку, підписи, рахунки тощо).

Автоматизація управлінської праці — це процес освоєння управлінцями, зокрема менеджерами, методів техніки автоматизованого опрацювання інформації та вироблення на цій основі оптимальних управлінських з автоматизацією на всіх рівнях менеджменту і зростуть вимоги до відповідальності і компетенції менеджера. У більшій мірі будуть потрібні його вміння і оптимальний вибір в умовах альтернативних ринків, економічні знання та кваліфікація, його здібність управляти працівниками і його здатність прийняття рішення .

Сучасний розвиток науки й техніки дає можливість створювати автоматизоване робоче місце менеджера (АРМ).

Це проблемне орієнтований програмно-технічний комплекс, який включає технічні і програмні засоби, інформаційне та методичне забезпечення для вирішення завдань менеджера в його предметній галузі і оперативного задоволення його інформаційних та обчислювальних запитів безпосередньо на робочому місці в режимі діалогу з ЕОМ. Автоматизоване робоче місце допомагає менеджеру автоматизувати підготовку, перетворення, редагування цифрової та текстової інформації, необхідні обчислювання, а також підвищувати ефективність та культуру його праці. Створення АРМ передбачає, що основні операції щодо накопичення, зберігання й переробки інформації будуть виконуватися засобами обчислювальної техніки. Принциповою особливістю обробки інформації із застосуванням АРМ є залучення менеджерів безпосередньо, без допомоги програмістів, до активного використання обчислювальної техніки. Менеджер використовує тільки певну частину ручних операцій, які потребують творчого підходу, і, використовую