Основные принципы делопроизводства

Введение

Специф ика работы секретаря заключается в том , что ему приходится не только выполнять операции с неодушевлёнными пре дметами труда (докум енты, техничес кие сре дства), но и ос ущ ествлять многочисле нные конта кты с люд ьми: руководителем, сотрудника ми, посетителями, теле фонн ыми абонент ами . Следует учитывать и то, что секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными раз личиями в ни х по степени трудности, необходимостью выполнять параллельно несколько работ. Н еред ко неполад ки в работе секретаря являются следствием его негативных деловых и личных к ачеств. Не возможно, к примеру, эффективно выполнять работу, если секретарь не имеет полного представлен ия о роли и зад ачах своего руководителя и их зн ачения в деятельности сво ей организации, не имеет достаточно проф ессиональной подготовленности.

Деловые и личные качес тва при выполнении определённой раб оты проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга . Знание правил приёма пос ети телей и эффективное прим енение на практи ке невозм ож но без наличия у секретаря, та ких ли чных качес тв, ка к интеллиген тность, тактичнос ть, доброжелательность.

В с лож ившейся практике оценки труда с екрета рей принято в ыделять следующие деловые качества: проф есс иональное мастерство, инициативнос ть, организованность, пунктуальность, осведомлённость, дипломатичность, умение хранить служебную тайну, хорошая память, преданность работе.

Для того чтобы выработать и развить названные деловые качества, секретарю нужно воспитывать в себе и ряд личных качеств. В зависимости от полученного воспитания степень развития личных качеств у людей различив, многое здесь определяется и индивидуальными склонностями, привычками, типом нервной системы.

Выделим наиболее существенные личные качества, необходимые секретарю: интеллигентность, трудолюбие, добросовестность, отзывчивость, умение адаптироваться, скромность, аккуратность, доброжелательность.

Среди других личных качеств, которые нужны современному секретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вника ть в суть событий или явлений; общительный характер и контактность, которые помогут секретарю наладить правильные взаимоотношения с посетителями, сотрудниками, руководителем и т.д.; разумная осторожность в принятии решений; артистизм – качество, которое поможет секретарю преодолеть личные эмоции ради дела, провести на хорошем уровне приём посетителей и т.п.; способность к самостоятельному обучению, расширению кругозора.

Многие руководители, рассматривая кандидатуры на должность секретаря, обращают внимание на такие стороны, как семейная устроенность, справедливо полагая, что от состояния этого вопроса в значительной степени зависит работоспособность секретаря, его настроение.

Все названные деловые и личные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, настойчивая и ответственная подготовка к работе в избранной профессии.

1. Машинописное оформление документов

С 1 июля 2003 г. введен новый стандарт ГОСТ Р 6.30–2003, устанавливающий требования к оформлению документов. Он интересен всем, кому приходится работать с такими документами, как постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы. Стандарт устанавливает состав реквизитов управленческих документов, правила их составления и расположения, а также требования к бланкам документов.

Обновление стандарта ГОСТ Р 6.30–97, по которому пять лет работали тысячи специалистов, в том числе и секретари, всегда большое событие. Новому стандарту будут посвящены занятия по повышению квалификации, тренинги, семинары. Стандарт станет составной частью курса делопроизводства и управления в различных учебных заведениях. Вводимый стандарт устанавливает единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

· государственное это или негосударственное предприятие;

· каким видом деятельности занимается предприятие;

· как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Что же нового предусмотрено в стандарте?

Пожалуй, самое главное содержится в его введении – требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми , а не обязательными.

Число реквизитов документов стало больше: 30 вместо 29. В стандарте введены два новых реквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный номер юридического лица) и ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет). Исключен реквизит «гриф ограничения доступа к документу», который регламентируется другими нормативными актами, обязательными для исполнения.

Как теперь должны располагаться наиболее используемые реквизиты на поле документа можно увидеть на приведенном образце (Рис. 1).

Отметка о контроле , ранее располагавшаяся на левом поле документа, теперь ставится на верхнем поле. Это удобнее, так как при подшивке документов в толстых папках этот реквизит был не виден. Кроме того, многие организации ставят его штампом «Контроль», простановка которого на левом поле была невозможна.

Размеры полей документов теперь легко запоминаются: правое