Учет денежных средств в кассе и контроль за ведением кассовых операций

С О Д Е Р Ж А Н И Е
Введение……………………………………………………………………..
3
Глава 1. Учет денежных средств в кассе
1.1. Общие положения……………………………………………………...
5
1.2. Прием и выдача наличных денег и оформление кассовых документов…………………………………………………………………..
10
1.3. Расчеты с подотчетными лицами……………………………………..
18
1.4. Ведение кассовых операций в иностранной валюте………………...
23
1.5. Ведение кассовых операций при применении ККТ. Осуществление расчетов пластиковыми картами при применении ККТ………………….
27
1.6. Отчет о движении денежных средств ………………………………..
35
Глава 2. Контроль за ведением кассовых операций
2.1. Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины...
38
2.2. Ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций…………………….
41
Заключение…………………………………………………………………..
46
Литература……………………………………………………………………
47
ВВЕДЕНИЕ
Субъекты малого и среднего предпринимательства независимо от организационно - правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.
Расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, осуществляются в безналичном порядке через банки. Для осуществления расчетов наличными деньгами необходимо иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.
Регулирование денежного обращения является условием стабильности функционирования любого современного государства. И Россия в данном случае не является исключением.
Основные положения о деньгах и о видах расчетов в Российской Федерации сформулированы Гражданским кодексом РФ, поскольку деньги являются объектом гражданского оборота (как вид имущества).
В то же время защита и обеспечение устойчивости российской денежной единицы ст. 75 Конституции РФ возложены на Центральный банк РФ. Во исполнение названных функций последний устанавливает правила проведения денежных расчетов и порядок организации наличного денежного обращения на территории РФ.
Нормативными документами, регулирующими наличное денежное обращение в Российской Федерации и определяющими порядок ведения кассовых операций, в настоящее время являются:
- Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40 (далее – Порядок ведения кассовых операций);
- Положение Банка России от 05.01.1998 № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» (далее – Правила денежного обращения);
- Указание Банка России от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя».
Учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, организации расчетов и кредитования на производстве. Учет денежных средств имеет значение в укреплении платежной дисциплины и в эффективном использовании финансовых ресурсов предприятия. Поэтому очень важен контроль за соблюдением кассовой дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств, обеспечением сохранности денежных документов, находящихся в кассе предприятия.
Цель работы - изучить учет денежных средств в кассе и контроль за ведением кассовых операций.
Глава 1. Учет движения денежных средств в кассе
1.1. Общие положения
Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин либо бланков строгой отчетности.
Для получения денег со своего расчетного счета в банке организации (предпринимателю) выдается чековая книжка. Чековая книжка является бланком строгой отчетности и учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».
За выдачу чековой книжки организация (предприниматель) оплачивает банку комиссию.
Чтобы снять наличные деньги с расчетного счета, выписывается чек. При заполнении чека на обратной стороне указывается целевое назначение получаемых денежных средств (на оплату труда, хозяйственные расходы и т.п.). Отрывная часть чека остается в банке, а корешок чека (с указанием суммы) служит оправдательным документом для записи данной операции в учетных регистрах организации (предпринимателя). Факт получения денежных средств в кассу оформляется приходным кассовым ордером.
Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов (максимальная величина наличных, которая располагается вне расчетного счета) , установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.
Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.
Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.
Согласно Указанию ЦБР от 20.06.2007 № 1843-У юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные ими работы и оказанные ими услуги, а также страховые премии на заработную плату, иные выплаты работникам (в том числе социального характера), стипендии, командировочные расходы, на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг, выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги, выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц с учетом предельного размера расчетов наличными деньгами.
Выдача денег из выручки одних предприятий, имеющих постоянную денежную выручку, на нужды других допускается в отдаленных местностях, где нет банков, на основе договора между предприятиями по согласованию с банками, обслуживающими эти предприятия.
Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3-х рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – до 5 дней), включая день получения денег в банке.
Для организаций, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России, сроки сдачи наличных денежных средств переносятся на следующий день (п. 2.4 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 № 14-П, утвержденного Советом директоров Банка России 19.12.1997).
Если организация (предприниматель) не согласует с обслуживающим банком лимит остатка наличных денег в кассе, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная в учреждения банков денежная наличность – сверхлимитной.
В соответствии с Указанием Банка России от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и гражданином, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (далее – индивидуальный предприниматель), между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей .
Кроме того, необходимо помнить, что ограничение расчетов наличными деньгами касается расчетов организации (предпринимателя) с фирмами и другими ИП, на расчеты с физлицами оно не распространяется.
Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий.
При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.
Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
Бухгалтерский учет кассовых операций ведется с использованием счета 50 «Касса» (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкцию по его применению, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).
Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации. К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
50-1 «Касса организации»,
50-2 «Операционная касса»,
50-3 «Денежные документы» и др.
На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.
На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.
По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.
Каждое предприятие, которое осуществляет расчет наличными деньгами, должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.
Кассовая книга – это документ, в котором отражаются все операции с наличными деньгами, проходящими через кассу предприятия.
Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия. Использовать ее можно в течение одного календарного года, по окончании которого заводится новый документ.
Унифицированная форма кассовой книги № КО-4 установлена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Вести кассовую книгу можно вручную или автоматизированным способом (на компьютере).
Вне зависимости от того, каким образом ведется кассовая книга, контроль за её ведением и правильностью составления возлагается на главного бухгалтера предприятия.
1.2. Прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов
Деньги в кассу организации могут поступать из различных источников. Это могут быть средства, полученные из банка по чеку на выплату заработной платы и хозяйственные нужды, поступления от сотрудников организации в погашение задолженности перед организацией по выданным подотчетным средствам или предоставленным займам, выручка от реализации товаров (работ или услуг).
Расходоваться наличные деньги могут на выплату заработной платы, выдаваться сотрудникам под отчет на хозяйственно-операционные расходы, сдаваться в уполномоченный банк и т.д.
При приеме денежных билетов и монет в платежи кассиры предприятий обязаны руководствоваться установленными Центральным банком Российской Федерации признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России.
Оформление кассовых операций производится первичными документами, составленными по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:
- № КО - 1 «Приходный кассовый ордер»;
- № КО - 2 «Расходный кассовый ордер»;
- № КО - 3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
- № КО - 4 «Кассовая книга»;
- № КО - 5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».
Остановимся поподробнее на порядке заполнения каждого документа Приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.
В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:
- по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции;
- по строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)».
В приходном кассовом ордере по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. В графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.
Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.
В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.
Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. При заполнении расходных и приходных кассовых ордеров внесение в них исправлений не допускается (п. 3 ст. 7 и п. 5 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.
Отметим, что наряду с выдачей денег из кассы непосредственно лицу, указанному в РКО (документе, его заменяющем), допускается выдача денег по доверенности, оформленной в установленном порядке.
Согласно п. 4 ст. 185 ГК РФ доверенность на получение заработной платы, пособий, стипендий, а также иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей может быть удостоверена организацией, в которой доверитель работает, жилищно-эксплуатационной организацией по месту его жительства или администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.
При выдаче денег по доверенности в тексте РКО после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтер должен указать фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.
Если деньги выдаются по расчетной (расчетно - платежной) ведомости, то после того как кассир сделал в соответствующей графе запись «По доверенности», доверенное лицо расписывается в получении денег. При этом должны соблюдаться требования, предусмотренные п. 15 Порядка ведения кассовых операций. Доверенность остается в организации. Она прилагается к РКО или к ведомости.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.
На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.
Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При получении денег по платежной (расчетно - платежной) ведомости сумма прописью не указывается.
Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:
а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;
б) правильность оформления документов;
в) наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Выдача средств на оплату труда, пособий по социальному страхованию и стипендий может осуществляться по платежной или расчетно - платежной ведомости.
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждены унифицированные формы платежной и расчетно-платежной ведомостей (формы № Т-53 и № Т-49 соответственно) и Указания по применению и заполнению этих форм.
Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.
Лицам, не состоящим в штате предприятия, возможны следующие варианты выплаты денег:
- на каждое лицо в отдельности выписывается отдельный РКО;
- на всех лиц, выполняющих работы по конкретному договору, составляется отдельная ведомость.
Важный момент! Не допускается выплачивать по одной ведомости деньги штатным работникам и лицам, не состоящим в штате предприятия.
Если средства на оплату труда, пособия по социальному страхованию, стипендии не были получены работниками в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка, то по истечении этого срока кассир обязан:
а) в платежной (расчетно - платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
б) составить реестр депонированных сумм;
в) в конце платежной (расчетно - платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № ____________».
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных (расчетно - платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.
Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.
Следует отметить, что нормы п. 18 Порядка ведения кассовых операций не требуют обязательного составления РКО на сумму фактически выплаченной по ведомости суммы заработной платы (на ведомости достаточно поставить штамп «Расходный кассовый ордер № ____»), в то время как Указания по применению и заполнению форм № Т-49 и № Т-53, утвержденные Госкомстатом России, предписывают составить на выданную сумму заработной платы РКО, указав его дату и номер в ведомости.
Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.
По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.
Рассмотрим порядок отражения в бухгалтерском учете операций по выдаче заработной платы на следующем примере:
Сумма оплаты труда в торговой организации «Сир» за март 2009 г. составила 180 000 руб., НДФЛ с начисленной за март заработной платы – 21 580 руб., первая половина заработной платы была выдана 16.03.2009 в сумме 74 500 руб. Выплата заработной платы за вторую половину месяца (окончательный расчет) производится до 10-го числа следующего месяца. Наличные на выплату зарплаты получены кассиром организации 16.03.2009 и 06.04.2009. Заработная плата за вторую половину месяца (окончательный расчет) выплачивалась с 06 по 08 апреля. До 09 апреля фактически было выплачено 74 420 руб. Сумма не выданной зарплаты 09 апреля должна быть сдана в банк для зачисления на расчетный счет.
Бухгалтер организации «Сир» отразит следующие операции в учете:
16.03.2009
Дебет 50 Кредит 51 74 500 руб. – получены деньги в банке для выплаты заработной платы за первую половину марта
Дебет 70 Кредит 50 74 500 руб. – выдана заработная плата за первую половину марта
31.03.2009
Дебет 44 Кредит 70 180 000 руб. – начислена заработная плата за март
Дебет 70 Кредит 68 21 580 руб . – удержан НДФЛ с заработной платы за март
06.04.2009
Дебет 68 Кредит 51 21 580 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ с заработной платы за март
Дебет 50 Кредит 51 83 920 руб. – получены деньги в банке для выплаты заработной платы за вторую половину марта (180 000 - 21 580 - 74 500) руб.
С 06.04.2009 по 08.04.2009
Дебет 70 Кредит 50 74 420 руб. – выдана заработная плата за вторую половину марта
09.04.2009
Дебет 70 Кредит 76/4 9 500 руб. – депонированы денежные суммы (83 920 - 74 420) руб.
Дебет 51 Кредит 50 9 500 руб. – депонированные денежные суммы сданы в банк.
В последующем депонированная зарплата выдается сотрудникам по расходному кассовому ордеру. Дату и номер ордера следует указать в книге депонентов. Если получателей несколько, то возможно оформить отдельную платежную ведомость.
При выдаче депонированной заработной платы производятся следующие записи:
- Дебет 50 Кредит 51 – получены денежные средства в банке на выдачу депонированной заработной платы;
Дебет 76/4 Кредит 50 – депонированная заработная плата выплачена сотрудникам.
1.3. Расчеты с подотчетными лицами
Подотчетными суммами признаются денежные авансы, выдаваемые организацией работнику из кассы под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по поручению организации. Такие работники называются подотчетными лицами.
Расчеты с подотчетными лицами возникают практически в каждой организации и весьма разнообразны:
- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово - телеграфных расходов;
- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
- расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
- представительские расходы.
Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы организации.
Денежные средства под отчет выдаются не всем работникам организации, а только тем, которые поименованы в приказе руководителя. В нем прописывается, на какой срок и на какие цели выдаются денежные средства. Например, одни работники в соответствии с приказом руководителя вправе получать денежные средства только на приобретение ГСМ, тогда как другие – на оплату всех хозяйственных расходов.
Следует отметить, что в силу п. 11 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Подотчетное лицо обязано вернуть взятые денежные средства либо отчитаться за них не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, установленного приказом руководителя или со дня возврата из командировки.
Работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. Он оформляется по унифицированной форме № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденный Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, и составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).
Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Наличные денежные средства выдаются под отчет по расходному кассовому ордеру. В расходном кассовом ордере в строке «Основание» пишется «под отчет» и указывается цель расходования средств, например на хозяйственные нужды.
Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо должно сдать в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если подотчетное лицо израсходовало свои денежные средства, то перерасход по авансовому отчету выдается ему по расходному кассовому ордеру.
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждому подотчетному лицу.
Рассмотрим порядок отражения в бухгалтерском учете расчетов с подотчетным лицом на следующем примере:
ООО «Альянс» по согласованию с обслуживающим банком вправе выдавать в подотчет денежные средства, поступившие в кассу от покупателей товаров, на оплату товаров (работ, услуг). ООО «Альянс» 12.01.2009 выдало работнику в подотчет 50 000 руб. из денежных средств, поступивших в кассу от покупателей. В этом же месяце работник представил авансовый отчет, согласно которому он:
- приобрел канцтовары (конкретные наименования товаров расписаны в товарном чеке) на сумму 1 000 руб. для нужд организации;
- погасил задолженность перед поставщиком товаров в размере 45 000 руб.
Оставшаяся сумма полученного аванса возвращена работником в кассу предприятия 26.01.2009. Руководитель ООО «Альянс» утвердил авансовый отчет 26.01.2009.
В бухгалтерском учете ООО «Альянс» подлежат отражению следующие проводки :
12.01.2009
Дебет 71 Кредит 50 50 000 руб . – выданы в подотчет наличные деньги
26.01.2009
Дебет 50 Кредит 71 4 000 руб. – отражен возврат подотчетным лицом остатка денежных средств, полученных ранее в подотчет (50 000 - 1000 - 45 000) руб.
Дебет 10 Кредит 71 1 000 руб. – отражено приобретение канцтоваров
Дебет 60 Кредит 71 45 000 руб. – отражено погашение задолженности перед поставщиком через подотчетное лицо.
В случае, если в подотчет работник получил меньше, чем потратил, организация (предприниматель) возмещает перерасход. Рассмотрим следующий пример.
Работник получил в подотчет денежную сумму в размере 44 000 руб. Перерасход возвращен подотчетному лицу 28.01.2009.
В бухгалтерском учете ООО «Альянс» будут отражены следующие проводки:
12.01.2009
Дебет 71 Кредит 50 44 000 руб. – выданы в подотчет наличные деньги
26.01.2009
Дебет 10 Кредит 71 1 000 руб. – отражено приобретение канцтоваров
Дебет 60 Кредит 71 45 000 руб. – отражено погашение задолженности перед поставщиком через подотчетное лицо
28.01.2009
Дебет 71 Кредит 50 2 000 руб . – выдан из кассы перерасход
1.4. Ведение кассовых операций в
иностранной валюте
Для учета операций в иностранной валюте в организациях создается специальная касса, в которой устанавливаются лимиты в иностранной валюте. Кассы должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков и т.п.).
Кассиры обязаны строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы.
При приеме от клиентов платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов.
В кассу принимается наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Денежные знаки поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности, от клиентов не принимаются.
Фальшивые денежные знаки, а также вызывающие сомнение в их подлинности, клиенту не возвращаются. Они записываются в отдельный реестр и возвращаются в банк с пометкой «ФАЛЬШИВАЯ» или «ВЫЗЫВАЮЩАЯ СОМНЕНИЯ». Клиенту выдается квитанция о том, что принятая валюта является фальшивой или что она вызывает сомнение, с указанием в квитанции наименование валюты и ее достоинства.
Оплату товаров и услуг разрешается принимать в нескольких иностранных валютах. Пересчет других видов иностранных валют в доллары осуществляются по рыночному курсу, информация о котором присылается банком в кассу. Таблица пересчетов должна быть доступной для посетителей.
При расчетах за валюту сдача выдается обычно в валюте платежа. С согласия покупателя сдача может быть выдана в другой свободно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещается.
В основном выплата наличной иностранной валюты из кассы учреждения связана с выплатой командировочных расходов сотрудникам, откомандированным за пределы Российской Федерации.
В соответствии с п. 1 ст. 8 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» бухучет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте РФ – в рублях. В связи с этим для отражения операций в иностранной валюте осуществляется ее пересчет в рубли по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции. (Табл.1)
Таблица 1.
П Е Р Е Ч Е Н Ь
дат совершения отдельных операций
в иностранной валюте
Операция в иностранной валюте
Датой совершения операции в
иностранной валюте считается
Операции по банковским счетам (банковским вкладам) в иностранной валюте
Дата поступления денежных средств на банковский счет (банковский вклад) организации в иностранной валюте или их списания с банковского счета (банковского вклада) организации в иностранной валюте.
Кассовые операции с иностранной валютой
Дата поступления иностранной валюты, денежных документов в иностранной валюте в кассу организации или выдачи их из кассы организации.
Доходы организации в иностранной валюте
Дата признания доходов организации в иностранной валюте
Расходы организации в иностранной валюте в т.ч.:
- импорт материально – производственных запасов
- импорт услуги
- расходы, связанные со служебными командировками и служебными поездками за пределы территории РФ
Дата признания расходов организации в иностранной валюте.
Дата признания расходов по приобретению материально – производственных запасов.
Дата признания расходов по услуге.
Дата утверждения авансового отчета.
Кассовые операции в иностранной валюте также оформляются типовыми формами первичной учетной документации. При поступлении иностранной валюты в кассу составляется приходный кассовый ордер. Выдача производится по расходным кассовым ордерам.
Операции с иностранной валютой отражаются в той же кассовой книге, что и операции в рублях.
В данном случае в кассовой книге сумма указывается как в валюте, так и в рублях. Чтобы пересчитать валюту в рубли, нужно взять курс Банка России на день совершения операции. При подведении итогов за день суммы указывают отдельно по каждой валюте, а также общий итог в переводных рублях (то есть сумму всех валют, пересчитанных по курсу Банка России в рубли).
Если курс иностранной валюты меняется, в учете возникает курсовая разница по валютной кассе. Ее нужно показать отдельной строкой и записать в приход или расход. Кроме того, к кассовым документам подшивается справка по расчету курсовой разницы.
Чтобы дополнительных курсовых разниц не возникало, выдачу в подотчет иностранной валюты целесообразно осуществлять в день ее поступления в кассу с валютного счета
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, для учета операций с иностранной валютой к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты. Например, к субсчету 50-1 «Касса организации» могут быть открыты субсчета второго порядка 50-1-1 «Касса организации в рублях» и 50-1-2 «Касса организации в долларах США».
Рассмотрим порядок отражения в бухгалтерском учете операций по получению в кассу иностранной валюты на следующем примере:
ООО «Межсезонье» направило своего работника в зарубежную командировку. Для этих целей кассир ООО «Межсезонье» снял 16.02.2009 с валютного счета организации 500 долларов США. Этой же датой валюта была выдана в подотчет сотруднику. 19.02.2009 сотрудник предоставил в бухгалтерию авансовый отчет и возвратил неистраченную сумму аванса в сумме 50 долларов США в кассу предприятия. Руководитель ООО «Межсезонье» утвердил авансовый отчет 19.02.2009. Валюта сдана в уполномоченный банк 20.02.2009.

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать полную версию