Автоматизация формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия

Введение

Предприятие, для которого необходимо автоматизировать формирование отчета по использованию автотранспорта менеджерами высшего звена, является Кузбасским открытым обществом энергетики и электрификации ОАО “Кузбассэнерго”, находящимся в г. Кемерово. Ведомственная подчиненность ОАО “Кузбассэнерго” – Российское акционерное общество “Единая энергосистема” (РАО ЕЭС). Генеральный директор предприятия – Михайлов С. Н. Вид деятельности ОАО “Кузбассэнерго” – производство и распределение электроэнергии. Тип производства – непрерывный.

В соответствии с приказом № 242 от 12.05.2004 об упорядочении использования служебного автотранспорта необходимо ежеквартально предоставлять отчет начальнику хозяйственного обеспечения об использовании служебного автотранспорта менеджерами предприятия. Цель формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия – усиление контроля за порядком выделения и использования служебного автотранспорта в исполнительном аппарате ОАО “Кузбассэнерго”.

При использовании автотранспорта, который выделяется автотранспортным предприятием ЗАО “Кузбассэнерго”, менеджерами заполняется талон заказчика к путевому листу, в котором указывается время прибытия и убытия автотранспорта, фамилия менеджера, дата автоуслуги и код заказчика, который присваивается менеджеру АТП ЗАО “Кузбассэнерго”. Автоуслугами АТП ЗАО “Кузбассэнерго” могут пользоваться не только менеджеры, но и различные отделы предприятия.

В секторе по расчетам с дебиторами и кредиторами ОАО “Кузбассэнерго” поступает документ счет-фактура на определенную дату, в которой указывается общая сумма всех автоуслуг, предоставленных менеджерам и отделам предприятия за определенный период времени. К этому документу прилагается ведомость-реестр за выполненные автоуслуги, в которой указываются фамилия и код каждого менеджера или название отдела предприятия и его код; дата, сумма и количество часов каждой автоуслуги за определенный период времени и итоги суммы и количества часов автоуслуг по каждому менеджеру и каждому отделу предприятия. Также к счет-фактуре прилагаются талоны заказчиков к путевым листам для проверки достоверности информации.

Номер и дата счет-фактуры, а также итоговая сумма по каждому менеджеру и отделу предприятия, которые пользовались транспортом, заносятся бухгалтером в компьютер для выполнения проводок и отражения денежных средств на балансе предприятия.

Для формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия бухгалтер высчитывает вручную из всех принятых за данный период времени ведомостей-реестров суммы, количества фактических часов автоуслуг по каждому менеджеру и оформляет в электронном виде таблицу, в которой указываются фамилия каждого менеджера, количество фактических часов автоуслуг, лимит каждого менеджера по приказу, отклонения фактических часов от лимита и сумма автоуслуг. Также в электронный документ вводятся название отчета, номер и дата приказа, на основании которого сформирован отчет, фамилия начальника хозяйственного обеспечения, фамилии заместителя главного бухгалтера и исполнителя формирования данного отчета. Отчет распечатывается на бумажном носителе и подписывается заместителем главного бухгалтера.

Формирование отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия требует применения вычислительной техники для сокращения времени на его формирование и предоставления достоверной информации об использовании служебного автотранспорта, так как вычисления в ЭВМ происходят безошибочно в отличии от ручной работы бухгалтера. Автоматизация формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия позволит в короткие сроки составлять отчет, безошибочно вычисляя суммы, количества часов и отклонения фактических часов автоуслуг от лимита, избавляя от рутинной работы бухгалтера.

Это позволит эффективнее следить за тем, чтобы менеджеры не могли бесконтрольно использовать автотранспорт не только для служебных, но и личных целей, и, соответственно, чтобы не происходило перерасхода денежных средств предприятия.

Автоматизация формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия позволит составлять отчет не только за квартал, но и за любой период времени для более эффективного контроля за выделением служебного автотранспорта менеджерам.

Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия необходима, так как денежные средства за оплату автоуслуг предприятия представляют собой суммы в миллионы рублей в год и эти суммы должны быть минимальными для успешной работы предприятия.

1. Основная часть

1.1 Техническое задание на разработку программы

1.1.1 Основание для разработки. Основанием для автоматизации формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия является приказ № 242 от 12.05.2004 об упорядочении использования служебного автотранспорта. Данный приказ утвержден генеральным директором ОАО “Кузбассэнерго”. Цель приказа – усиление контроля за порядком выделения и использования служебного автотранспорта в исполнительном аппарате ОАО “Кузбассэнерго”. По приказу менеджерам устанавливается лимит на использование служебного автотраспорта в часах, который действует на квартал. В соответствии с данным приказом необходимо ежеквартально предоставлять отчет начальнику хозяйственного обеспечения об использовании служебного автотранспорта менеджерами предприя

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать