Порядок формирования и удостоверения номенклатуры дел

АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Факультет Автоматики и Электромеханики

Кафедра «Информатика»

Специальность 350800

«Документоведение и документационное обеспечение управления»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине:

«Документоведение и документационное обеспечение управления»

на тему:

«ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И УДОСТОВЕРЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ»

Выполнили:

студенты гр. ДАД-22

Золотарев А.С.

Основин И.С.

Проверила:

старший преподаватель

Сарсенова Ж. Ж.

Астрахань 2009

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Понятие номенклатуры дел

2. Порядок формирования и удостоверения номенклатур дел

2.1. Формирование номенклатуры дел

2.1.1. Общие требования

2.1.2. «Индекс дела»

2.1.3. «Заголовок дела (тома, части)»

2.1.4. «Количество дел (томов, частей)»

2.1.5. «Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню»

2.1.6. «Примечание»

2.2. Удостоверения номенклатуры дел

Заключение

Список литературы

Приложения

Введение

Под номенклатурой дел понимают оформленную соответствующим образом сводную ведомость (перечень) заглавий дел, ведущихся в организации на протяжении года. Подготовкой номенклатуры занимаются уполномоченные сотрудники службы ДОУ, при этом они руководствуются целесообразностью выделения документов организации в отдельные дела, исходя из опыта предыдущей работы с документами, объема документов по тому или иному направлению деятельности организации, важности этих направлений и т. д.

Номенклатура дела является специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела.

Номенклатура дел является важнейшим документом, применяемым в организации делопроизводства. Она представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел предназначена для:

классификации документов;

порядка формирования дел в делопроизводстве;

учета дел;

группировки исполненных документов в дела;

систематизации дел;

индексации дел;

фиксации результатов по экспертизе ценности документов на этапе текущего делопроизводства при установлении сроков хранения документов;

использования архивом организации в качестве учетного документа при работе с делами, относящимися к разряду дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно);

использования в качестве основы для составления описей дел с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроками хранения; использования, в качестве основы, для составления актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

1. Понятие номенклатуры дел

Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

- охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

- раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

- конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

- систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствие со степенью важности и сроком хранения документации.

Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру[1] .

При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются названия тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

2. Порядок формирования и удостоверения номенклатур дел

2.1. Формировани

Внимание, отключите Adblock

Вы посетили наш сайт со включенным блокировщиком рекламы!
Ссылка для скачивания станет доступной сразу после отключения Adblock!

Скачать