Краткий курс бумажной диетологии

Игорь Владимирович Липсиц, доктор экономических наук, ординарный профессор и заведующий кафедрой маркетинга Государственного университета — Высшая школа экономики.

Речь пойдет именно о диете, но очень специфической — о сокращении бумажной информации, которую руководителю приходится «поглощать» и «переваривать» день за днем.

Действительно, чрезмерный бумажный поток, обрушивающийся на руководителей всех уровней, приводит к весьма печальным последствиям: они бывают заняты, им некогда изучать перспективу, определять стратегию развития. Для многих руководителей стол, заваленный бумагами, — это источник постоянного беспокойства, ежевечерней работы, недовольства начальства, а в конце концов и постепенного расстройства здоровья.

Именно поэтому специалисты по проблемам управления уделяют большое внимание поиску возможностей обуздать бумажный «шквал» и высвободить время руководителей для более производительных занятий, чем бесконечное чтение деловой корреспонденции.

По оценкам некоторых экспертов, на долю бесполезных бумаг приходится почти 30% документооборота. Прежде чем давать советы по «бумажной диетологии», стоит вначале выяснить, почему на столе руководителя появляются бумаги, чье отсутствие не ухудшило бы работу возглавляемого им подразделения и всего предприятия в целом.

Причины вне и внутри нас

Документы про запас. Значительную часть документов вполне можно заменить телефонными переговорами или личными контактами с заинтересованными лицами, особенно если они работают в одной организации. Как бы умело ни был составлен документ, по своей информационной ценности он всегда уступает личному общению. Появление таких бумаг нередко связано со стремлением запастись документами «на всякий случай»: я, дескать, трудился, не покладая рук, и если все же ничего не получилось, то это не моя вина. Немало бумаг появляется на свет только потому, что руководители и подчиненные стремятся произвести друг на друга впечатление. Подчиненные стараются продемонстрировать собственную поглощенность выполнением поручений начальства и тем самым лишний раз напомнить о своем усердии. Начальники же, плодя ненужные документы, как бы показывают своим подчиненным, что они, во-первых, постоянно вникают во все детали деятельности сотрудников, во-вторых, отчеты их подчиненных недостаточно исчерпывающи и, наконец, чтобы вообще все чувствовали, кто здесь начальник.

Неудачная организационная структура. Нередко избыток документов связан с тем, что у вас слишком широкая сфера компетенции или перед вами легко отчитывается слишком много подчиненных. Психологи установили, что руководитель способен удовлетворительно справляться со своими обязанностями лишь в случае, если он непосредственно контролирует работу 7—8 подчиненных. В подобных случаях вас выручит назначение еще одного заместителя или перераспределение обязанностей между помощниками. В самом крайнем случае возможно коренное изменение организационной структуры подразделения, что требует, конечно, тщательного изучения предстоящих расходов и возможных последствий.

Вы медленно читаете. В появлении бумажных «сугробов» на столе, возможно, виноваты вы сами: вы недостаточно владеете современными методами канцелярской работы. Но достаточна ли достигнутая скорость чтения? Обучение на курсах скорочтения или самостоятельное овладение этой техникой совершенно необходимо.

Недоверие к подчиненным. Огромную помощь может оказать умелое делегирование обязанностей. Все руководители прибегают к нему, но не у всех повторяющаяся переписка полностью проходит через руки подчиненных, высвобождая руководству время для решения наиболее сложных и нестандартных проблем.

Непрофессионализм подчиненных.Для руководителей более высоких уровней очень важно, какие документы представляют им нижестоящие руководители. Если они просто препровождают вам отчеты и рекомендации своих подчиненных — значит, вы не научили их работать, и расплата — те самые груды бумаг на вашем столе. Вы должны иметь дело лишь с обобщающими документами, отражающими личную позицию нижестоящих руководителей по тому или иному вопросу, сформированную с учетом мнений их подчиненных. Если они не умеют обобщать, то вам (и никому другому) надо заняться их обучением, а если и это не даст результатов, — подумать о том, соответствуют ли ваши помощники своим должностям...

«Бумажная дискриминация». Она, как ни странно, действительно существует. Не секрет, что все мы любим заниматься только тем, что нам интересно и в чем мы можем блеснуть своими способностями. Это относится и к бумажной работе: многие руководители рассматривают документы по наиболее интересующим их проблемам в первую очередь. Во вторую обычно попадают проблемы, которым особое внимание уделяет непосредственный начальник данного руководителя. Остальные бумаги откладываются в дальний ящик до тех пор, пока не возникнет более интересных занятий либо рассмотрение этих бумаг станет неотложной необходимостью.В результате на дне ящика оседают все бумаги с особо сложными, неинтересными или кляузными делами независимо от их реальной важности и срочности. Поскольку таких бумаг обычно больше, чем интересных, в итоге это приводит к постоянному увеличению доли «незавершенного бумагопроизводства» со всеми вытекающими отсюда неприятными последствиями.

Справиться с подобным явлением можно, лишь приняв на вооружение следующие принципы:

сортируйте всю поступающую корреспонденцию;

выбрасывайт